Artikelen bij COM(2010)93 - Agentschap voor het operationele beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (door de Commissie ingediend overeenkomstig artikel 293, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de EU)

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier COM(2010)93 - Agentschap voor het operationele beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (door ...
document COM(2010)93 NLEN
datum 19 maart 2010

Inhoudsopgave

HOOFDSTUK I - ONDERWERP

Artikel 1 - Oprichting van het agentschap

Er wordt een agentschap opgericht voor het operationele beheer van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac en voor de ontwikkeling en het beheer van andere grootschalige informatietechnologiesystemen (IT-systemen) in het kader van de uitvoering van titel V van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna “het agentschap” genoemd).

HOOFDSTUK II - TAKEN

Artikel 2 - Taken in verband met SIS II

Het agentschap verricht de taken waarmee bij Verordening (EG) nr. 1987/2006 en Besluit 2007/533/JBZ van de Raad de beheersautoriteit wordt belast, organiseert gemeenschappelijke opleidingen voor personeel dat zich bezighoudt met de uitwisseling van aanvullende informatie, overeenkomstig het Sirene-handboek, en verricht taken in verband met de opleiding van deskundigen inzake SIS II, zoals bepaald in Verordening nr. XXX van de Raad betreffende de instelling van een evaluatiemechanisme om de toepassing van het Schengenacquis te controleren.

Artikel 3 - Taken in verband met het VIS

Het agentschap verricht de taken waarmee bij Verordening (EG) nr. 767/2008 en Besluit 2008/633/JBZ van de Raad de beheersautoriteit wordt belast, alsmede taken in verband met de opleiding voor het gebruik van het VIS.

Artikel 4 - Taken in verband met het EURODAC

Het agentschap verricht de taken waarmee de beheersautoriteit wordt belast bij Verordening (EG) nr. XX/2009 betreffende de instelling van “Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van Verordening (EG) nr. […/…].

Artikel 5 - Volgen van ontwikkelingen op onderzoeksgebied

1. Het agentschap volgt de onderzoeksontwikkelingen die van belang zijn voor het operationele beheer van SIS II, VIS, Eurodac en andere grootschalige IT-systemen die nodig zijn voor de toepassing van titel V van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

2. Het agentschap houdt de Commissie op de hoogte van de in lid 1 bedoelde ontwikkelingen.

Artikel 6 - Proefprojecten

1. Op specifiek en exact verzoek van de Commissie voert het agentschap proefprojecten uit ten behoeve van de ontwikkeling en/of het operationele beheer van grootschalige IT-systemen in het kader van de uitvoering van titel V van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

2. Kredieten voor proefprojecten op verzoek van de Commissie mogen slechts voor twee achtereenvolgende begrotingsjaren in de begroting worden opgenomen.

HOOFDSTUK III - STRUCTUUR EN ORGANISATIE

Artikel 7 - Juridische status

1. Het agentschap is een orgaan van de Unie en heeft rechtspersoonlijkheid.

2. In elke lidstaat geniet het agentschap de meest uitgebreide handelingsbevoegdheid die aan rechtspersonen op grond van de nationale wetgeving in de betreffende lidstaat wordt verleend. Het agentschap kan in het bijzonder roerende en onroerende zaken verkrijgen of vervreemden en in rechte optreden. Het is ook bevoegd om met de lidstaat waar het wordt gevestigd een zetelovereenkomst te sluiten.

3. Het agentschap wordt vertegenwoordigd door zijn uitvoerend directeur.

4. De vestigingsplaats van het agentschap is […]

Artikel 8 - Structuur

De administratieve en bestuurlijke structuur van het agentschap omvat:

1. een raad van bestuur;

2. een uitvoerend directeur;

3. adviesgroepen.

Artikel 9 - Bevoegdheden van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur ziet erop toe dat het agentschap de werkzaamheden uitvoert waarmee het is belast en heeft daartoe de volgende taken:

4. hij benoemt en ontslaat, in voorkomend geval, de uitvoerend directeur overeenkomstig artikel 15;

5. hij treedt als tuchtinstantie op ten aanzien van de uitvoerend directeur;

6. hij stelt, na overleg met de Commissie, de organisatiestructuur van het agentschap vast;

7. hij stelt, na overleg met de Commissie, het reglement van orde van het agentschap vast;

8. hij stelt overeenkomstig artikel 22 van deze verordening de regeling voor het taalgebruik van het agentschap vast;

9. hij keurt de door de uitvoerend directeur te ondertekenen zetelovereenkomst met de lidstaat van vestiging goed, op voorstel van de uitvoerend directeur;

10. hij stelt, in overleg met de Commissie, de noodzakelijke uitvoeringsbepalingen vast als bedoeld in artikel 110 van het statuut;

11. hij stelt het meerjarig personeelsbeleidsplan vast en dient dit ieder jaar uiterlijk op 31 maart in bij de Commissie en de begrotingsautoriteit;

12. hij stelt ieder jaar vóór 30 september, na advies van de Commissie, met een meerderheid van twee derde van zijn stemgerechtigde leden het werkprogramma van het agentschap voor het komende jaar vast, in overeenstemming met de jaarlijkse begrotingsprocedure van de Unie en het wetgevingsprogramma van de Unie voor de gebieden die onder titel V van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie vallen; hij ziet er daarbij op toe dat het goedgekeurde werkprogramma bij het Europees Parlement, de Raad en de Commissie wordt ingediend en wordt gepubliceerd;

13. hij stelt ieder jaar vóór 31 maart een verslag van de activiteiten van het agentschap in het voorgaande jaar op en doet dit uiterlijk op 15 juni toekomen aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Europees Economisch en Sociaal Comité en de Rekenkamer; hij ziet erop toe dat dit jaarlijkse activiteitenverslag wordt gepubliceerd;

14. hij verricht zijn taken met betrekking tot de begroting van het agentschap, overeenkomstig artikel 28, artikel 29, lid 6, en artikel 30 van deze verordening;

15. hij stelt overeenkomstig artikel 30 van deze verordening de financiële regeling die van toepassing is op het agentschap vast;

16. hij benoemt een werknemer van het agentschap tot rekenplichtige die bij het uitoefenen van zijn taken functioneel onafhankelijk is;

17. hij stelt de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen vast, waaronder een beveiligingsplan;

18. hij benoemt een werknemer van het agentschap tot functionaris voor gegevensbescherming overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001;

19. hij stelt binnen zes maanden na de datum waarop deze verordening van toepassing wordt een praktische regeling vast voor de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001;

20. hij keurt de verslagen goed over de technische werking van SIS II overeenkomstig artikel 50, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en artikel 66, lid 4, van Besluit 2007/533/JBZ, de technische werking van het VIS overeenkomstig artikel 50, lid 3, van Verordening (EG) nr. 767/2008 en artikel 17, lid 3, van Besluit 2008/633/JBZ, en de technische werking van Eurodac overeenkomstig Verordening (EG) nr. XX/2009 betreffende de instelling van “Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van Verordening (EG) nr. […/…];

21. hij geeft commentaar op het auditrapport dat de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming opstelt overeenkomstig artikel 45 van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en artikel 42, lid 2, van Verordening (EG) nr. 767/2008, en beslist over het vervolg dat aan de audit wordt gegeven;

22. hij maakt statistieken over SIS II bekend overeenkomstig artikel 50, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en artikel 66, lid 3, van Besluit 2007/533/JBZ;

23. hij ziet toe op de jaarlijkse publicatie van de lijst van bevoegde autoriteiten die gemachtigd zijn tot directe bevraging van de in SIS II opgenomen gegevens, overeenkomstig artikel 31, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en artikel 46, lid 8, van Besluit 2007/533/JBZ, en de lijst van N.SIS II-instanties en Sirene-bureaus bedoeld in artikel 7, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en artikel 7, lid 3, van Besluit 2007/533/JBZ;

24. hij verricht alle andere taken waarmee hij bij of krachtens deze verordening wordt belast.

2. De raad van bestuur kan de uitvoerend directeur adviseren over aangelegenheden die strikt betrekking hebben op de ontwikkeling of het operationele beheer van de IT-systemen.

Artikel 10 - Samenstelling van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur bestaat uit één vertegenwoordiger van elke lidstaat en twee vertegenwoordigers van de Commissie.

2. Iedere lidstaat benoemt een lid van de raad van bestuur en een plaatsvervanger. De Commissie benoemt twee leden en hun plaatsvervangers. De plaatsvervangers vertegenwoordigen het lid bij afwezigheid. Zij zijn leden met stemrecht.

3. De leden van de raad van bestuur worden benoemd op grond van het hoge niveau van hun ervaring met en kennis van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht.

4. De leden van de raad van bestuur worden voor vier jaar benoemd. Hun ambtstermijn kan eenmaal worden verlengd. Na afloop van hun ambtstermijn of bij aftreden blijven de leden in functie totdat in verlenging van hun ambtstermijn of in hun vervanging is voorzien.

5. De landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-activiteiten participeren in het agentschap. Zij benoemen ieder een vertegenwoordiger en een plaatsvervanger in de raad van bestuur; deze leden hebben geen stemrecht.

Artikel 11 - Voorzitter van de raad van bestuur

1. De raad van beheer kiest een van zijn leden als voorzitter.

2. De ambtstermijn van de voorzitter bedraagt vier jaar en kan eenmaal worden verlengd. De ambtstermijn van de voorzitter verstrijkt eerder, indien zijn lidmaatschap van de raad van bestuur wordt beëindigd.

3. De voorzitter kan uitsluitend worden gekozen uit de leden die benoemd zijn door lidstaten die volledig deelnemen aan de aanneming van de rechtsinstrumenten waarbij alle door het agentschap beheerde systemen zijn ingesteld.

Artikel 12 - Vergaderingen van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur vergadert op initiatief van de voorzitter of op verzoek van ten minste een derde van de leden, dan wel op verzoek van de Commissie. De raad van bestuur houdt ten minste twee gewone vergaderingen per jaar.

2. De uitvoerend directeur van het agentschap neemt aan de vergaderingen deel.

3. De leden van de raad van bestuur kunnen zich laten bijstaan door deskundigen die lid zijn van een van de adviesgroepen.

4. Europol en Eurojust krijgen de status van waarnemer op de vergaderingen van de raad van bestuur van het agentschap, wanneer een vraagstuk inzake SIS II met betrekking tot de toepassing van Besluit 2007/533/JBZ van de Raad op de agenda staat. Europol krijgt tevens de status van waarnemer op de vergaderingen van de raad van bestuur van het agentschap, wanneer een vraagstuk inzake het VIS met betrekking tot de toepassing van Besluit 2008/633/JBZ van de Raad op de agenda staat.

5. De raad van bestuur kan andere personen wier mening van belang kan zijn, uitnodigen de vergaderingen als waarnemer bij te wonen.

6. Het secretariaat van de raad van bestuur wordt verzorgd door het agentschap.

Artikel 13 - Stemming

1. De raad van bestuur neemt zijn besluiten bij gewone meerderheid van zijn stemgerechtigde leden, onverminderd het bepaalde in lid 4 van dit artikel en in artikel 9, lid 1, onder i).

2. Ieder lid van de raad van bestuur heeft één stem, onverminderd het bepaalde in lid 3.

3. Ieder lid dat benoemd is door een lidstaat die deelneemt aan de aanneming van een rechtsinstrument inzake een door het agentschap beheerd IT-systeem, heeft stemrecht bij de behandeling van een vraagstuk dat betrekking heeft op dat IT-systeem.

4. Indien de leden het oneens zijn over de vraag of een stemming al dan niet betrekking heeft op een bepaald IT-systeem, kunnen de leden met tweederde meerderheid beslissen dat dit niet het geval is.

5. De uitvoerend directeur van het agentschap neemt niet aan de stemming deel.

6. In het reglement van orde van het agentschap worden nadere bijzonderheden van de stemprocedure bepaald en in het bijzonder onder welke voorwaarden een lid namens een ander lid kan handelen, alsmede de quorumvoorschriften, indien van toepassing.

Artikel 14 - Taken en bevoegdheden van de uitvoerend directeur

1. Het agentschap wordt geleid en vertegenwoordigd door zijn uitvoerend directeur.

2. De uitvoerend directeur is onafhankelijk in de uitoefening van zijn taken. De uitvoerend directeur verlangt of aanvaardt geen instructies van een regering of van enige andere instantie, onverminderd de respectieve bevoegdheden van de Commissie en de raad van bestuur.

3. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 draagt de uitvoerend directeur de volledige verantwoordelijkheid voor de taken waarmee het agentschap is belast en is hij onderworpen aan de jaarlijkse kwijtingsprocedure van het Europees Parlement voor de uitvoering van de begroting.

4. Het Europees Parlement of de Raad kan de uitvoerend directeur verzoeken verslag uit te brengen over de wijze waarop hij zijn taken heeft uitgevoerd.

5. De uitvoerend directeur heeft met name de volgende taken:

25. hij is belast met het dagelijks beheer van het agentschap;

26. hij neemt alle maatregelen om de werking van het agentschap overeenkomstig deze verordening te waarborgen;

27. hij is belast met de voorbereiding en uitvoering van door de raad van bestuur goedgekeurde procedures, besluiten, strategieën, programma’s en activiteiten, binnen de grenzen die in deze verordening, de uitvoeringsbepalingen ervan en andere toepasselijke wetgeving zijn vastgesteld;

28. hij zorgt voor het opzetten en uitvoeren van een effectief systeem voor regelmatige monitoring en evaluatie van de IT-systemen (met inbegrip van statistieken) en van het agentschap;

29. hij neemt zonder stemrecht deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur;

30. hij oefent met betrekking tot het personeel van het agentschap de in artikel 17, lid 2, genoemde bevoegdheden uit en is verantwoordelijk voor personeelszaken;

31. hij stelt geheimhoudingsvoorschriften vast teneinde te voldoen aan artikel 17 van Verordening (EG) nr. 1987/2006, artikel 17 van Besluit 2007/533/JBZ, artikel 26, lid 9, van Verordening (EG) nr. 767/2008 en artikel [4, lid 6,] van Verordening (EG) nr. XX/2009 betreffende de instelling van “Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van Verordening (EG) nr. […/…], zulks onverminderd het bepaalde in artikel 17 van het statuut;

32. hij onderhandelt over een zetelovereenkomst met de regering van de lidstaat van vestiging en ondertekent deze overeenkomst na goedkeuring ervan door de raad van bestuur.

6. De uitvoerend directeur legt aan de raad van bestuur ter goedkeuring ontwerpen voor van:

33. het jaarlijkse werkprogramma en het jaarlijkse activiteitenprogramma van het agentschap, na raadpleging van de adviesgroepen;

34. de financiële regeling die van toepassing is op het agentschap;

35. de begroting voor het volgende jaar;

36. het meerjarig personeelsbeleidsplan;

37. de opdracht voor de in artikel 27 bedoelde evaluatie;

38. de praktische regeling voor de uitvoering van Verordening (EG) nr. 1049/2001;

39. de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen, waaronder een beveiligingsplan;

40. verslagen over de technische werking van elk van de in artikel 9, lid 1, onder q), bedoelde IT-systemen op basis van de resultaten van monitoring en evaluatie;

41. de jaarlijks te publiceren lijsten van bevoegde autoriteiten die gemachtigd zijn tot directe bevraging van de in SIS II opgenomen gegevens, met inbegrip van de lijst van N.SIS II-instanties en Sirene-bureaus, als bedoeld in artikel 9, lid 1, onder t).

7. De uitvoerend directeur verricht alle andere taken waarmee hij bij of krachtens deze verordening wordt belast.

Artikel 15 - Benoeming van de uitvoerend directeur

1. De uitvoerend directeur van het agentschap wordt door de raad van bestuur voor een termijn van vijf jaar benoemd aan de hand van een lijst van door de Commissie voorgedragen kandidaten.

2. Vóór de benoeming kan de door de raad van bestuur gekozen kandidaat worden verzocht een verklaring voor de bevoegde commissie(s) van het Europees Parlement af te leggen en vragen van de commissieleden te beantwoorden.

3. Tijdens de negen maanden die voorafgaan aan het verstrijken van de termijn van vijf jaar verricht de Commissie een evaluatie. Daarbij kijkt de Commissie onder meer naar:

42. de in de eerste ambtstermijn behaalde resultaten en de wijze waarop die zijn bereikt;

43. de taken en verplichtingen van het agentschap in de volgende jaren.

4. De raad van bestuur kan, op voorstel van de Commissie en rekening houdende met het evaluatieverslag, de ambtstermijn van de directeur eenmaal met ten hoogste drie jaar verlengen, maar alleen indien zulks op grond van de taken en verplichtingen van het agentschap kan worden verantwoord.

5. De raad van bestuur stelt het Europees Parlement in kennis van zijn voornemen om de ambtstermijn van de directeur te verlengen. In de maand die voorafgaat aan de verlenging van zijn ambtstermijn kan de uitvoerend directeur worden verzocht een verklaring voor de bevoegde commissie(s) van het Europees Parlement af te leggen en vragen van de commissieleden te beantwoorden.

6. De uitvoerend directeur is voor zijn activiteiten verantwoording schuldig aan de raad van bestuur.

7. De uitvoerend directeur kan door de raad van bestuur van zijn functie worden ontheven.

Artikel 16 - Adviesgroepen

1. De onderstaande adviesgroepen verstrekken de raad van bestuur expertise inzake de verschillende IT-systemen, en met name bij de voorbereiding van het jaarlijks werkprogramma en het jaarlijkse activiteitenverslag:

44. een SIS II-adviesgroep;

45. een VIS-adviesgroep;

46. een Eurodac-adviesgroep;

47. andere adviesgroepen voor door het agentschap te ontwikkelen of te beheren grootschalige IT-systemen.

2. Door iedere lidstaat, door ieder land dat bij de uitvoering, toepassing en ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen betrokken wordt en door de Commissie wordt voor elke adviesgroep één lid benoemd voor een termijn van drie jaar, die kan worden verlengd.

3. Europol en Eurojust mogen beide een vertegenwoordiger benoemen in de SIS II-adviesgroep. Europol mag een vertegenwoordiger benoemen in de VIS-adviesgroep.

4. De leden van de raad van bestuur mogen geen lid zijn van een adviesgroep. De uitvoerend directeur van het agentschap of zijn vertegenwoordiger kan alle vergaderingen van de adviesgroepen als waarnemer bijwonen.

5. De procedures voor de werking van en de samenwerking tussen de adviesgroepen worden vastgelegd in het reglement van orde van het agentschap.

6. Bij het opstellen van een advies streeft elke adviesgroep zo veel mogelijk naar consensus. Indien geen consensus wordt bereikt, bestaat het advies uit het standpunt van de meerderheid van de leden, met een motivering. Minderheidsstandpunten, met inbegrip van motiveringen, worden eveneens gepubliceerd. Artikel 13, lid 3, is van overeenkomstige toepassing. De leden die landen vertegenwoordigen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-activiteiten, mogen hun standpunt uiten, dat echter niet in aanmerking wordt genomen bij de berekening van de vereiste meerderheid.

7. Iedere lidstaat en ieder land dat betrokken wordt bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-activiteiten faciliteert de werkzaamheden van de adviesgroepen.

8. Ten aanzien van het voorzitterschap van de adviesgroepen is artikel 11 van overeenkomstige toepassing.

HOOFDSTUK IV - WERKING

Artikel 17 - Personeel

1. Het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, alsmede de regels die de instellingen van de Europese Unie gezamenlijk hebben goedgekeurd met het oog op de toepassing van dat statuut en die regeling, zijn van toepassing op het personeel van het agentschap, met inbegrip van de uitvoerend directeur.

2. Het agentschap oefent met betrekking tot zijn personeel de bevoegdheden uit die het statuut toekent aan het tot aanstelling bevoegde gezag en die de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden toekent aan het gezagsorgaan dat bevoegd is overeenkomsten te sluiten.

3. Onverminderd artikel 17 van het statuut past het agentschap passende voorschriften inzake het beroepsgeheim of een gelijkwaardige geheimhoudingsplicht toe.

4. De raad van bestuur stelt, in overleg met de Commissie, de noodzakelijke uitvoeringsbepalingen vast als bedoeld in artikel 110 van het statuut.

Artikel 18 - Algemeen belang

De leden van de raad van bestuur, de uitvoerend directeur en de leden van de adviesgroepen verbinden zich ertoe in het openbaar belang te handelen. Daartoe leggen zij jaarlijks een schriftelijke verklaring af.

Artikel 19 - Zetelovereenkomst

De regelingen betreffende de huisvesting van het agentschap in de lidstaat van vestiging en de voorzieningen die deze lidstaat moet treffen, alsmede de bijzondere regels die in de lidstaat van vestiging van toepassing zijn op de uitvoerend directeur, de leden van de raad van bestuur, de werknemers van het agentschap en hun gezinsleden, worden vastgelegd in een zetelovereenkomst tussen het agentschap en de lidstaat van vestiging, die gesloten wordt nadat de raad van bestuur deze heeft goedgekeurd. De lidstaat van vestiging dient de gunstigst mogelijke voorwaarden voor de goede werking van het agentschap te bieden, waaronder meertalig, Europees gericht onderwijs en passende vervoersverbindingen.

Artikel 20 - Voorrechten en immuniteiten

Het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie is op het agentschap van toepassing.

Artikel 21 - Aansprakelijkheid

1. De contractuele aansprakelijkheid van het agentschap wordt beheerst door het recht dat op de betrokken overeenkomst van toepassing is.

2. Het Hof van Justitie van de Europese Unie is bevoegd uitspraak te doen krachtens arbitrageclausules in door het agentschap gesloten overeenkomsten.

3. In geval van niet-contractuele aansprakelijkheid vergoedt het agentschap in overeenstemming met de algemene beginselen die de rechtsstelsels van de lidstaten gemeen hebben, alle door zijn afdelingen of door zijn personeelsleden bij de uitoefening van hun werkzaamheden veroorzaakte schade.

4. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft rechtsmacht voor geschillen over de vergoeding van de in lid 3 bedoelde schade.

5. De persoonlijke aansprakelijkheid van de personeelsleden van het agentschap ten opzichte van het agentschap wordt geregeld bij de bepalingen van het statuut.

Artikel 22 - Taalregeling

1. Op het agentschap is Verordening nr. 1 van 15 april 1958 tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap van toepassing.

2. Onverminderd de besluiten die op grond van artikel 342 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie worden genomen, worden het jaarlijkse werkprogramma en het jaarlijkse activiteitenverslag, zoals bedoeld in artikel 9, lid 1, onder i) en j), in alle officiële talen van de Unie opgesteld.

3. De voor de activiteiten van het agentschap noodzakelijke vertalingen worden gemaakt door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie.

4. De raad van beheer stelt de praktische maatregelen voor de toepassing van de taalregeling vast.

Artikel 23 - Toegang tot documenten

1. Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie is van toepassing op documenten die bij het agentschap berusten.

2. De raad van bestuur stelt binnen zes maanden na de datum waarop deze verordening van toepassing wordt een praktische regeling vast voor de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

3. Tegen de beslissingen van het agentschap uit hoofde van artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 kan een klacht worden ingediend bij de Europese Ombudsman of beroep worden ingesteld bij het Hof van Justitie van de Europese Unie, volgens de voorwaarden van respectievelijk artikel 228 en artikel 263 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Artikel 24 - informatie en communicatie

1. Het agentschap kan op eigen initiatief communiceren op de gebieden die tot zijn taken behoren. Het draagt er met name zorg voor dat het publiek en alle belanghebbenden, in aanvulling op de in artikel 9, lid 1, onder i), j), s) en t), in artikel 27, lid 3, en in artikel 29, lid 8, genoemde publicaties, snel objectieve, betrouwbare en begrijpelijke informatie omtrent zijn werkzaamheden ontvangen.

2. De raad van beheer stelt de praktische regelingen voor de toepassing van lid 1 vast.

Artikel 25 - Gegevensbescherming

1. Op de gegevens die het agentschap overeenkomstig deze verordening verwerkt, is Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens van toepassing.

2. De raad van bestuur stelt maatregelen vast voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 45/2001 door het agentschap, onder meer betreffende de functionaris voor gegevensbescherming van het agentschap.

Artikel 26 - Veiligheidsvoorschriften betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens en niet-gerubriceerde gevoelige gegevens

1. Het agentschap past de veiligheidsbeginselen toe van Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 29 november 2001 tot wijziging van haar reglement van orde. Dit geldt onder meer voor de bepalingen betreffende de uitwisseling, de verwerking en de opslag van gerubriceerde gegevens.

2. Het bureau past ook de veiligheidsbeginselen betreffende de behandeling van niet-gerubriceerde gevoelige gegevens toe, zoals deze door de Europese Commissie zijn vastgesteld en uitgevoerd.

Artikel 27 - Evaluatie

1. Binnen drie jaar na de datum waarop het agentschap zijn taken op zich neemt, en vervolgens eenmaal per vijf jaar, geeft de raad van beheer opdracht tot een onafhankelijke externe evaluatie van de uitvoering van deze verordening op basis van de door de raad van bestuur na overleg met de Commissie vastgestelde opdracht.

2. Bij de evaluatie worden het nut, de relevantie en de effectiviteit van het agentschap en zijn werkmethoden geëvalueerd. Bij de evaluatie wordt rekening gehouden met de standpunten van alle betrokkenen, zowel op Europees als op nationaal niveau.

3. De raad van bestuur neemt de conclusies van de evaluatie in ontvangst en doet aanbevelingen voor wijziging van deze verordening en veranderingen in het agentschap en zijn werkmethoden aan de Commissie, die deze, vergezeld van haar advies en passende voorstellen, aan de Raad en het Europees Parlement doorgeeft. Zo nodig wordt een actieplan met een tijdschema bijgevoegd. De evaluatie en de aanbevelingen worden openbaar gemaakt.

HOOFDSTUK V - FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 28 - Begroting

1. De ontvangsten van het agentschap bestaan, andere inkomsten buiten beschouwing gelaten, uit:

48. een subsidie van de Unie uit de algemene begroting van de Europese Unie (afdeling Commissie);

49. een bijdrage van de landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen;

50. eventuele financiële bijdragen van de lidstaten.

2. De uitgaven van het agentschap omvatten onder meer de bezoldiging van het personeel, de uitgaven voor administratie en infrastructuur, de huishoudelijke kosten en de uitgaven uit hoofde van de door het agentschap gesloten contracten. De uitvoerend directeur stelt jaarlijks een ontwerpraming op van de ontvangsten en uitgaven van het agentschap voor het volgende begrotingsjaar en zendt deze tezamen met een ontwerp voor de personeelsformatie naar de raad van bestuur.

3. De ontvangsten en uitgaven van het agentschap moeten in evenwicht zijn.

4. De raad van bestuur stelt jaarlijks, op basis van een ontwerp van de uitvoerend directeur, een ontwerpraming van de inkomsten en uitgaven van het agentschap voor het volgende begrotingsjaar vast.

5. De raad van bestuur verstrekt de Commissie en de landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-activiteiten jaarlijks uiterlijk op 10 februari de ontwerpraming van de inkomsten en uitgaven van het agentschap en de algemene motivering hiervan, en uiterlijk op 31 maart de definitieve raming.

6. De raad van bestuur verstrekt de Commissie en de begrotingsautoriteit jaarlijks uiterlijk op 31 maart:

51. het ontwerpwerkprogramma;

52. een bijgewerkte meerjarige personeelsplanning, die volgens de richtsnoeren van de Commissie opgesteld moet zijn;

53. informatie omtrent het aantal ambtenaren, tijdelijke medewerkers, arbeidscontractanten voor de jaren n − 1 en n, alsook een raming voor het jaar n + 1;

54. informatie omtrent de bijdragen in natura die de lidstaat van vestiging aan het agentschap verstrekt;

55. een raming van het saldo van de resultatenrekening voor het jaar n − 1.

7. De raming wordt samen met het voorontwerp van algemene begroting van de Europese Unie door de Commissie ingediend bij het Europees Parlement en de Raad (de begrotingsautoriteit).

8. Op basis van de raming neemt de Commissie de geraamde bedragen die zij nodig acht met betrekking tot de personeelsformatie en het bedrag van de subsidie ten laste van de algemene begroting, op in het voorontwerp van algemene begroting van de Europese Unie, dat zij overeenkomstig artikel 314 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie voorlegt aan de begrotingsautoriteit.

9. De begrotingsautoriteit keurt de kredieten voor de subsidie aan het agentschap goed. De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van het agentschap vast.

10. De begroting van het agentschap wordt vastgesteld door de raad van bestuur. De begroting wordt definitief na de definitieve vaststelling van de algemene begroting van de Europese Unie. Indien nodig wordt de begroting dienovereenkomstig aangepast.

11. Voor elke wijziging van de begroting, met inbegrip van de personeelsformatie, wordt dezelfde procedure gevolgd.

12. De raad van bestuur stelt de begrotingsautoriteit zo spoedig mogelijk in kennis van de projecten die hij voornemens is te realiseren en die aanzienlijke financiële gevolgen voor de financiering van de begroting kunnen hebben, met name projecten betreffende onroerend goed, zoals de huur of aankoop van gebouwen. De raad van bestuur brengt de Commissie en de landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen daarvan op de hoogte. Als een tak van de begrotingsautoriteit advies wil uitbrengen, stelt deze het agentschap binnen twee weken na ontvangst van de informatie over het project in kennis van zijn voornemen om een dergelijk advies uit te brengen. Indien het agentschap geen antwoord ontvangt, kan het doorgaan met zijn plannen.

Artikel 29 - Uitvoering van de begroting

1. De begroting van het agentschap wordt uitgevoerd door de uitvoerend directeur.

2. Het agentschap verstrekt de begrotingsautoriteit jaarlijks alle relevante informatie over de resultaten van de evaluatieprocedures.

3. Uiterlijk op 1 maart van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar zendt de rekenplichtige van het agentschap de voorlopige rekeningen met een verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar toe aan de rekenplichtige van de Commissie en de Rekenkamer. De rekenplichtige van de Commissie consolideert de voorlopige rekeningen van de instellingen en de gedecentraliseerde organen overeenkomstig artikel 128 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002.

4. De rekenplichtige van het agentschap zendt het verslag over het begrotings- en financieel beheer uiterlijk op 1 maart van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar ook toe aan het Europees Parlement en de Raad.

5. Na ontvangst van de opmerkingen van de Rekenkamer over de voorlopige rekeningen van het agentschap overeenkomstig artikel 129 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 stelt de uitvoerend directeur onder zijn eigen verantwoordelijkheid de definitieve rekeningen van het agentschap op en legt hij deze voor advies aan de raad van bestuur voor.

6. De raad van bestuur brengt advies uit over de definitieve rekeningen van het agentschap.

7. Uiterlijk op 1 juli van het jaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar zendt de uitvoerend directeur de definitieve rekeningen, met het advies van de raad van bestuur, toe aan de rekenplichtige van de Commissie, de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad alsmede de landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen.

8. De definitieve rekeningen worden bekendgemaakt.

9. De uitvoerend directeur zendt de Rekenkamer uiterlijk op 30 september een antwoord op haar opmerkingen. Hij doet dit antwoord ook toekomen aan de raad van bestuur.

10. Overeenkomstig artikel 146, lid 3, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 verstrekt de uitvoerend directeur het Europees Parlement op verzoek alle inlichtingen die nodig zijn voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure voor het betrokken begrotingsjaar.

11. Vóór 15 mei van het jaar n + 2 verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, die met gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluit, de uitvoerend directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting van het begrotingsjaar n.

Artikel 30 - Financiële regeling

De financiële regeling die van toepassing is op het agentschap wordt vastgesteld door de raad van bestuur, na raadpleging van de Commissie. Deze financiële regeling mag slechts afwijken van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 indien de specifieke vereisten van de taakverrichting van het agentschap dit noodzakelijk maken, en met voorafgaande instemming van de Commissie.

Artikel 31 - Fraudebestrijding

1. Met het oog op de bestrijding van fraude, corruptie en andere onwettige activiteiten is Verordening (EG) nr. 1073/1999 van toepassing.

2. Het agentschap treedt toe tot het Interinstitutioneel akkoord betreffende de interne onderzoeken verricht door het Europees bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en stelt onverwijld de dienovereenkomstige voorschriften vast, die op alle medewerkers van het agentschap van toepassing zijn.

3. In de financieringsbesluiten en de uitvoeringsovereenkomsten en -instrumenten die uit die besluiten voortvloeien, wordt uitdrukkelijk bepaald dat de Rekenkamer en OLAF, indien nodig, bij de begunstigden van de middelen van het agentschap en bij de tussenpersonen die deze middelen verdelen, tot controle ter plaatse kunnen overgaan.

HOOFDSTUK VI - SLOTBEPALINGEN

Artikel 32 - Voorbereidende maatregelen

1. De Commissie is verantwoordelijk voor het opzetten en de initiële werkzaamheden van het agentschap totdat dit voldoende operationele capaciteit heeft om zijn eigen begroting uit te voeren.

2. Voor dat doel mag de Commissie, totdat de uitvoerend directeur zijn taken opvat na overeenkomstig artikel 15 van deze verordening door de raad van bestuur te zijn benoemd, ad interim een beperkt aantal ambtenaren aanwijzen, onder wie één die de functie van uitvoerend directeur zal vervullen.

3. De uitvoerend directeur ad interim mag alle betalingen goedkeuren die worden gedekt door de kredieten van de begroting van het agentschap, na goedkeuring door de raad van bestuur, en mag contracten sluiten, met inbegrip van personeelscontracten, na goedkeuring van de personeelsformatie van het agentschap.

Artikel 33 - Deelname van landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen

Regelingen waarbij onder meer de aard en de omvang van en de nadere regels voor de deelname van de landen die betrokken worden bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen aan de werkzaamheden van het agentschap, met inbegrip van bepalingen ten aanzien van de financiële bijdragen en het personeel, worden getroffen krachtens de desbetreffende bepalingen van de overeenkomsten waarbij deze landen bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen worden betrokken.

Artikel 34 - Inwerkingtreding en toepassing

1. Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

2. Het agentschap vangt zijn werkzaamheden, zoals omschreven in de artikelen 2 tot en met 6, aan op 1 januari 2012.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in de lidstaten overeenkomstig de Verdragen.