Artikelen bij COM(2024)458 - Verslag overeenkomstig Verordening 2019/880 betreffende het binnenbrengen en de invoer van cultuurgoederen (28 juni 2023 - 29 juni 2024) - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
dossier | COM(2024)458 - Verslag overeenkomstig Verordening 2019/880 betreffende het binnenbrengen en de invoer van cultuurgoederen (28 juni 2023 - ... |
---|---|
document | COM(2024)458 ![]() ![]() |
datum | 16 oktober 2024 |
Brussel, 16.10.2024
COM(2024) 458 final
VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD
overeenkomstig artikel 14, lid 3, van Verordening (EU) 2019/880 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het binnenbrengen en de invoer van cultuurgoederen (28 juni 2023 - 29 juni 2024)
Inhoudsopgave
1. INLEIDING
2. TE BEREIKEN DOELSTELLINGEN
3. PROJECTARCHITECTUUR EN PLAN VAN AANPAK
Fase 1 – Conceptualisering
Fase 2 – Systeemontwikkeling
Fase 3 – Uitrol en gebruik
4. OVERZICHT VAN GEBOEKTE VOORUITGANG
Projectontwikkeling
Methodologie: gebruikte aanpak voor de uitvoering van het ICG-systeem
Algemene planning
Verzoeken tot wijziging
Externe synergieën
Interne samenwerking
Activiteiten met de projectgroep betreffende “Digitalisering van cultuurgoederen”
5. RISICO’S VAN VERTRAGING
Risico 1 — Toewijzing personele middelen
Risicobeperkende acties
6. CONCLUSIES
Bijlage I: Strategische meerjarenplanning
Bijlage II: Tijdschema voor de hoofdfasen van het project en de kritieke mijlpalen
VERKLARENDE BEGRIPPENLIJST
Businesscase | Het document waarin het IT-project wordt gemotiveerd en de vereiste budgettaire middelen ervan worden vastgesteld. |
Visiedocument | In het visiedocument worden de aannames uit de businesscase uitgewerkt. Hierin worden het partnerschap tussen de systeemeigenaar en de systeemaanbieder en de opzet van het systeem op het moment van schrijven beschreven. |
Projecthandvest | Het projecthandvest komt in de plaats van het visiedocument voor afstemming op de PM2/Agile-methodologie van de Commissie. Hierin worden het partnerschap tussen de systeemeigenaar en de systeemaanbieder en de opzet van het systeem op het moment van schrijven beschreven. |
ICG-systeem | Systeem voor de invoer van cultuurgoederen: het gecentraliseerde elektronische systeem voor de invoer van cultuurgoederen. |
Traces | Trade Control and Expert System: het meertalige onlineplatform van de Europese Commissie voor sanitaire en fytosanitaire certificering. Hier zal ook het ICG-systeem worden gehost. |
EU-CSW-CERTEX | EU-douane-éénloketsysteem voor de uitwisseling van certificaten. |
MFK | Meerjarig financieel kader: de langetermijnbegroting van de EU, van 2021 tot 2027. |
BPM | Bedrijfsprocesmodel: de bedrijfsprocesmodellering beschrijft het geheel van bedrijfsprocessen en informatiestromen op toepassingsniveau, en vult het tijdens de “systeemspecificatie”-fase opgestelde bedrijfsprocesmodel op systeemniveau aan om rekening te houden met de specifieke behoeften van de toepassing. |
BAC-document | Document met de bedrijfsaanvaardingscriteria. |
PQTM | In nabijheid geleverde diensten op basis van opgegeven tijd en middelen (Proximity Quoted Times and Means). |
1.INLEIDING
Verordening (EU) 2019/880 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 1 betreffende het binnenbrengen en de invoer van cultuurgoederen (hierna “de verordening”) is gericht op het voorkomen van de illegale handel in cultuurgoederen, in het bijzonder wanneer deze bijdraagt aan de financiering van terrorisme, en verbiedt de invoer in het douanegebied van de Unie van cultuurgoederen die illegaal uit derde landen zijn uitgevoerd.
De verordening onderwerpt de invoer van bepaalde cultuurgoederen waarvan wordt aangenomen dat die het meeste gevaar lopen (namelijk archeologische voorwerpen en delen van monumenten die niet in hun geheel bewaard zijn gebleven), aan een vergunningplicht, en de invoer van andere, waarvan wordt aangenomen dat die minder gevaar lopen, aan het vereiste van een importeursverklaring. Ze zorgt er ook voor dat die cultuurgoederen bij invoer in de Unie aan uniforme controles worden onderworpen. Voor de invoer van bepaalde cultuurgoederen die voor specifieke (onderwijskundige, wetenschappelijke of onderzoeksgerelateerde) toepassingen zijn bedoeld, geldt een vrijstelling van deze documentatievereisten.
Importeurs zullen pas een invoervergunning moeten verkrijgen dan wel een importeursverklaring moeten opstellen en bij de douane moeten indienen nadat een gecentraliseerd elektronisch systeem (het ICG-systeem) operationeel is geworden.
Dit ICG-systeem zal niet alleen dienen als middel voor de afhandeling van formaliteiten door marktdeelnemers, maar ook voor de opslag en uitwisseling van gegevens tussen de douanediensten van de lidstaten die met de uitvoering van de verordening zijn belast (douane- en culturele autoriteiten).
De werking van het ICG-systeem is afhankelijk van de EU-éénloketomgeving voor de douane die is ingesteld bij Verordening (EU) 2022/2399 2 , waarin wordt voorzien in een rechtsgrondslag voor de werking van het EU-CSW-CERTEX.
Het EU-CSW-CERTEX is de centrale component van het EU-éénloketsysteem en is door de Commissie ontwikkeld om de nationale éénloketomgevingen voor de douane te koppelen aan systemen of databanken van de Unie voor het beheer van niet-douanegerelateerde vereisten, zodat alle betrokken autoriteiten toegang hebben tot de relevante gegevens en gemakkelijker kunnen samenwerken bij grenscontroles.
Elke twaalf maanden na de inwerkingtreding van de verordening moet de Commissie, totdat het elektronische systeem operationeel wordt, het Europees Parlement en de Raad een verslag voorleggen over de vooruitgang die is geboekt bij het opzetten van dit elektronische systeem.
In het eerste jaarlijkse voortgangsverslag van de Commissie 3 worden de activiteiten gepresenteerd die de diensten van de Commissie in het eerste jaar na de inwerkingtreding van de verordening hebben ondernomen, namelijk: a) de voorbereidende werkzaamheden voor de vaststelling van de noodzakelijke uitvoeringsbepalingen; en b) overleg met de lidstaten via de deskundigengroep voor douanezaken in verband met cultuurgoederen en de projectgroep betreffende de invoer van cultuurgoederen.
In het tweede jaarlijkse voortgangsverslag 4 wordt de geboekte vooruitgang gepresenteerd wat betreft de vaststelling van Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1079 van de Commissie 5 , alsook de uitrol van fase 1 (“Conceptualisering”) van het ICG-project, de werkzaamheden van de daartoe opgerichte projectgroep en de voortgang van de businesscase en het visiedocument voor het ICG-project.
Het derde jaarlijkse voortgangsverslag van de Commissie 6 had betrekking op de afwerking van de eerste versie van het pakket bedrijfsprocesmodellen voor het ICG-systeem; de afwerking van het document met de bedrijfsaanvaardingscriteria (BAC-document); en de creatie van gebruikersverhalen en de afstemming ervan op het BAC-document, waarbij de informatie werd gecontroleerd die de ontwikkelaars nodig hadden voor het inschatten en uitvoeren van de benodigde functies om aan de eisen te voldoen.
Het vierde jaarlijkse voortgangsverslag van de Commissie 7 had betrekking op:
a) het begin van de ontwikkeling van het ICG-systeem, met de eerste interne releases die betrekking hadden op de algemene functionele infrastructuur alsook op kernwerkstromen;
b) de uitbreiding van de kernfuncties tot de volledige beheermogelijkheden en het definiëren van nieuwe functionele ontwerpen zoals de vereenvoudigde procedure voor het aanvragen van vergunningen voor latere invoer; de aanvraag van een invoervergunning voor meerdere voorwerpen, de opsplitsing van een vergunningsaanvraag; of het ICG-compendium met informatie over de wetgeving van derde landen (de bibliotheek);
c) de start van de zakelijke activiteiten voor de integratie van het EU-CSW-CERTEX, zodat de douane via EU-CSW-CERTEX toegang heeft tot invoervergunningen of importeursverklaringen.
Dit vijfde jaarlijkse voortgangsverslag bestrijkt de periode van juli 2023 tot juni 2024. Dit is het laatste verslag voordat het ICG-systeem in het tweede kwartaal van 2025 in bedrijf wordt gesteld. De te bereiken doelstellingen, de projectarchitectuur en het plan van aanpak die in de vorige jaarlijkse voortgangsverslagen zijn beschreven, worden hier omwille van de volledigheid ook nog eens kort vermeld. Het eindoordeel over de geboekte vooruitgang en de geconstateerde risico’s op vertraging worden onder “Conclusies” samengevat.
2.TE BEREIKEN DOELSTELLINGEN
Het ICG-systeem moet uiterlijk op 28 juni 2025 operationeel worden; vanaf die datum moeten alle marktdeelnemers die legaal specifieke categorieën van cultuurgoederen in de Unie willen invoeren 8 , voor het verkrijgen van een invoervergunning of het bij de douane indienen van een importeursverklaring, immers verplicht gebruikmaken van dit systeem.
Het project bevindt zich momenteel in de derde fase. Het grootste deel van de ontwikkeling is voltooid en de koppeling tussen het ICG-systeem en het EU-CSW CERTEX vordert gestaag. Tegelijkertijd worden opleidingssessies georganiseerd om de overheden van de lidstaten vertrouwd te maken met de operationele functionaliteit van het ICG-systeem.
Het project betreffende de invoer van cultuurgoederen is ook in detail gepland in het kader van de revisie van het strategisch meerjarenplan voor de douane van 2023 9 (“MASP-C rev. 2023 versie 1.0”). Voor een schematische samenvatting van de planning van het project betreffende de invoer van cultuurgoederen, afkomstig uit “MASP-C rev. 2023”, wordt verwezen naar bijlage I van dit verslag (tabel 1 – geconsolideerde fiche 1.18 “Digitalisering van cultuurgoederen) en voor een schematische samenvatting van de planning van het EU CSW-CERTEX, afkomstig uit “MASP-C rev. 2023” naar de geconsolideerde fiche 1.13 (tabel 2).
3.PROJECTARCHITECTUUR EN PLAN VAN AANPAK
Zoals in het eerste jaarlijkse voortgangsverslag analytisch is uiteengezet, is de projectarchitectuur gebaseerd op de methodologie zoals beschreven in “MASP-C rev. 2023” en de bijlagen daarbij, waaronder de governanceregeling, het EU-beleid inzake het modelleren van bedrijfsprocessen voor de douane en de IT-strategie. Zie bijlage II voor een uitgebreide routekaart, met de hoofdfasen van het project en de kritieke mijlpalen.
Hoewel het project tegelijkertijd op verschillende niveaus wordt uitgevoerd, kan het schematisch in drie hoofdfasen worden ingedeeld:
Fase 1 – Conceptualisering Eerst wordt een businesscase opgesteld, waarin het project wordt gemotiveerd en de vereiste budgettaire middelen worden vastgesteld. Voorts worden niveau 3 (Gebruikerseisen BPM’s) en niveau 4 (Functionele eisen BPM’s) opgeleverd, gevolgd door een visiedocument, dat nadere informatie verstrekt over de contouren van het project wat architectuur, kosten, tijdpad en risico’s betreft, en ook informatie zoals mijlpalen, op te leveren resultaten en projectorganisatie.
Fase 2 – Systeemontwikkeling Op basis van de bepalingen van de uitvoeringshandeling, de gebruikerseisen en de functionele specificaties voor het systeem worden er technische specificaties opgesteld over de wijze waarop het systeem wordt ingericht en ontwikkeld.
Zodra het ontwerp van het systeem vanuit conceptueel oogpunt gereed is en de in tabel 1 vermelde resultaten (mijlpalen 1 en 3, zie bijlage I) zijn opgeleverd, begint het meer diepgaande werk en wordt er ook rekening gehouden met de meer technische aspecten in de specificaties van de toepassing en de dienst (“Application & Service”) en de technische systeemspecificaties (concretisering van de businesscase en het visiedocument). Het ICG-systeem moet worden geïntegreerd in het bestaande Traces-platform en zal daarom in zekere mate de bestaande specificaties, architectuur, berichten en interfaces hergebruiken.
Fase 3 – Uitrol en gebruik Met deze fase gaat de daadwerkelijke ontwikkeling van het IT-systeem (constructiefase) van start, die wordt gevolgd door een overgangsfase waarin de vroege versies van het ICG-systeem geleidelijk zullen worden uitgerold naar de verschillende gebruikersgroepen en op fouten zullen worden getest, zodat de marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten uiterlijk op 28 juni 2025 goed in het gebruik van het systeem zijn opgeleid. Daarop volgt een periode van zes maanden van nazorg, waarin het systeem nauwkeurig wordt afgestemd om te voldoen aan eventuele operationele behoeften die doorgaans pas aan het licht komen nadat het gebruik van een IT-systeem verplicht is geworden, en om ervoor te zorgen dat het systeem probleemloos werkt.
Aangezien het ICG-systeem via het EU-CSW-CERTEX aan de douanediensten van de lidstaten zal worden gekoppeld, moeten voor deze activiteit conformiteitstesten worden uitgevoerd. In eerste instantie werd voor deze koppeling een datum van 3 maart 2025 voorzien, maar de Commissie heeft een wijziging in de EU-SWE-C-verordening opgesteld om de toepassingsdatum gelijk te trekken met die van Verordening (EU) 2019/880, ofwel uiterlijk 28 juni 2025.
4.OVERZICHT VAN GEBOEKTE VOORUITGANG
Projectontwikkeling
Tijdens de verslagperiode zijn aanzienlijke vorderingen gemaakt met de ontwikkeling van het ICG-systeem en met de integratie van het systeem met het EU CSW-CERTEX. Tijdens de verslagperiode werd veel belang gehecht aan samenwerking met de lidstaten. Om te waarborgen dat hun input en feedback zouden bijdragen aan de permanente verbetering en geslaagde invoering van het systeem, werden diverse werkbijeenkomsten georganiseerd. Deze vonden zowel bilateraal als binnen de projectgroep betreffende de digitalisering van cultuurgoederen plaats.
Deze vroegtijdige feedback van de lidstaten was van onschatbare waarde voor de verfijning van het systeem en stelde de Commissie in staat punten van zorg aan te pakken en suggesties doeltreffend mee te nemen. Tijdens deze verslagperiode vonden vier livedemonstraties van het ICG-systeem plaats, waarbij de lidstaten een cruciale rol speelden door feedback en inzichten te verschaffen. De interactie met de lidstaten in een vroegtijdig stadium maakte het eenvoudiger om waardevolle feedback te verzamelen over prototypen en functionaliteiten, zodat constante verbeteringen konden worden doorgevoerd op basis van gebruiksscenario’s uit de praktijk. Deze op samenwerking gebaseerde aanpak heeft niet alleen positief bijgedragen aan de bruikbaarheid van het systeem, maar ook een gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel bevorderd.
Er werden op zowel zakelijk als technisch gebied verdere vorderingen gemaakt met het ICG-systeem en de specificaties werden afgestemd op de veranderende behoeften. Door deze specificaties actueel te houden, werd gewaarborgd dat het project flexibel kan reageren op veranderingen in de eisen. Er ging bijzondere aandacht uit naar het testen van het systeem om potentiële problemen vast te stellen en hierop vooruit te lopen, en tegelijkertijd de gebruikerservaring te optimaliseren en de kans op kritieke problemen na de uitrol te beperken. Inspanningen om het systeem te integreren met het EU CSW-CERTEX teneinde te waarborgen dat de wettelijke termijn van 28 juni 2025 voor de invoering van douanecontroles kan worden gehaald, bleven een prioriteit.
Tijdens de verslagperiode ontwikkelde de Commissie ook opleidingsmodules over de nieuwe invoervoorschriften en het ICG-systeem, evenals een gebruikershandleiding voor het ICG-systeem. De vormgeving van de opleidingsmaterialen en de ontwikkeling van de gebruikershandleiding in het kader van het project, geven blijk van een duidelijke toewijding om eindgebruikers de kennis en hulpbronnen aan te reiken die zij nodig hebben om het systeem doeltreffend te kunnen benutten. Er werden materialen voor twee opleidingsmodules ontwikkeld: een voor bevoegde autoriteiten en importeurs en een voor douanediensten.
Er werd ook aanzienlijke vooruitgang geboekt met de ontwikkeling van het ICG-compendium met beknopte profielen van de wetgeving en vereisten inzake uitvoer van derde landen. Met deze zogeheten bibliotheekfunctie van het ICG-systeem wordt beoogd bevoegde autoriteiten, importeurs en douanediensten toegang te bieden tot informatie over de exacte vereisten voor de legale uitvoer van cultuurgoederen uit derde landen. Met dit doel voor ogen werden aanzienlijke inspanningen geleverd om het sjabloon te verfijnen en bij te stellen om te waarborgen dat alle relevante wettelijke bepalingen en andere belangrijke informatie van de desbetreffende derde landen nauwkeurig worden geregistreerd. De eerste twaalf profielen zijn inmiddels opgesteld, en er worden momenteel, in nauwe samenwerking met de Internationale Museumraad (ICOM), meer landenprofielen opgesteld, met name voor landen waarvoor deze organisatie een rode lijst heeft gepubliceerd.
Tegelijkertijd worden opkomende technologieën benut en mogelijkheden geanalyseerd om een AI-functionaliteit voor identificatie van culturele objecten te integreren, zodat het project voorop kan lopen op het gebied van innovatie.
Methodologie: gebruikte aanpak voor de uitvoering van het ICG-systeem
De methodologische aanpak voor de uitvoering van het ICG-systeem is een combinatie van verschillende methodologieën en praktijken van de diensten van de Commissie voor conceptualisering, kwaliteitsborging, ontwikkeling en uitrol. In deze context kunnen dankzij de regelmatige interne vergaderingen en demonstratiesessies reële functionaliteiten worden besproken en ingevoerd, waarbij al te uitgebreide mock-ups worden vermeden. Dankzij de adaptieve planning kan sneller en flexibeler op verwachtingen en wijzigingen worden gereageerd.
Om doeltreffende feedback van toekomstige gebruikers en een geslaagde invoering van het systeem te waarborgen, zullen de lidstaten, zodra een testversie beschikbaar is, worden uitgenodigd daar vrijwillig gebruik van te maken. Met deze op samenwerking gebaseerde aanpak wordt gestreefd naar:
betrokkenheid van belanghebbenden in een vroeg stadium: het verzamelen van diverse perspectieven en inzichten die waardevol zijn voor de verfijning van het systeem. Tegelijkertijd werd een uitgebreide, specifiek op deze markt afgestemde demonstratie voor de kunstmarkt georganiseerd, waarin de kernwerkstromen werden toegelicht en relevante feedback werd verzameld;
bevordering van samenwerking: bijdragen aan een meer solide en gebruiksvriendelijk systeem;
gebruikers vroegtijdig vertrouwd maken: de lidstaten krijgen de gelegenheid om in een vroeg stadium van het ontwikkelingsproces vertrouwd te raken met het systeem, zodat zij voorafgaand aan de datum van volledige uitrol al inzicht hebben in de functionaliteiten en voordelen ervan.
Algemene planning
De ICG-functies worden ingedeeld in verschillende categorieën, die hieronder zijn opgesomd:
a) “ICG-kernfuncties met bestaande basis in Traces”: essentiële functies waarbij bestaande functionaliteit wordt hergebruikt;
b) “ICG-kernfuncties zonder bestaande basis in Traces”: essentiële functies die vanaf nul moeten worden opgebouwd;
c) “ICG-functies die geen kernfuncties zijn”: belangrijke, maar niet-essentiële functies;
d) “externe verbindingen”: functies die afhankelijk zijn van externe inputs;
e) “buiten het toepassingsgebied”: functies die niet voor de eerste ICG-systeemversie zijn (bv. artificiële intelligentie).
Tabel 1: Algemeen overzicht van beschikbaarheidsdoelstellingen
Verzoeken tot wijziging
Overeenkomstig het wijzigingsbeheerproces wordt elke vastgestelde wijziging in een lijst met verzoeken tot wijziging opgenomen. Terwijl de ontwikkelingsactiviteiten vorderen en de interne besprekingen lopen, zijn er verschillende wijzigingen vastgesteld die in de BPM’s van het ICG-systeem op niveau 2 en niveau 4 moeten worden doorgevoerd. Daarom worden de BPM’s en het BAC-document bijgewerkt zodat zij de meest recente status weergeven, rekening houdend met de amendementen. De lidstaten worden van de wijzigingen op de hoogte gebracht, evenwel voor zover de wijzigingen geen invloed op hen hebben. In het kader van het externe evaluatieproces werden de lidstaten in het tweede kwartaal van 2024 verzocht een formele evaluatie uit te voeren van alle wijzigingen die tot op dat moment waren doorgevoerd, en zo nodig feedback of commentaar te leveren. De lidstaten stonden positief tegenover de wijzigingen en waren er dankzij de nauwe samenwerking in het kader van diverse forums tijdig van op de hoogte gesteld.
Externe synergieën
Tijdens de verslagperiode heeft de Commissie nauw samengewerkt met internationale organisaties als Unesco en ICOM om profielen met informatie over de wetgeving van derde landen toe te voegen aan de ICG-bibliotheek, met name voor landen waarvoor een rode lijst is gepubliceerd 10 .
Interne samenwerking
Er bestaat een uitgebreide samenwerking tussen de douane- en de gezondheidsdiensten van de Commissie. die verantwoordelijk zijn voor een aantal beleidsterreinen die nauw met elkaar verweven zijn. Er is een operationeel samenwerkingskader tussen diensten overeengekomen dat tijdens de verslagperiode verder is versterkt via continue monitoring.
Activiteiten met de projectgroep betreffende “Digitalisering van cultuurgoederen”
De Commissie heeft in het kader van het Douane-programma een projectgroep betreffende de digitalisering van cultuurgoederen 11 opgericht. Deze groep fungeert als een discussieforum voor deskundigen van de nationale douanediensten van de lidstaten en bevoegde (culturele) autoriteiten die ervaring hebben met vergunningsformaliteiten in erfgoedzaken, in het bijzonder digitale vergunningverlening. De groep heeft ondersteuning geboden bij het opstellen van de uitvoeringshandeling en helpt de diensten van de Commissie met het definiëren van de parameters en het uitwerken van de criteria voor de functionele specificaties van het ICG-systeem.
De projectgroep 12 telt momenteel afgevaardigden van vijftien lidstaten (BE, BG, DK, DE, EE, EL, ES, FR, IT, LV, HU, NL, AT, PT, RO) en is tot dusver vier keer bijeengekomen (tijdens de verslagperiode van 29 juni 2023 tot en met 28 juni 2024).
Tijdens deze verslagperiode heeft de projectgroep vooral de volgende zaken onderzocht en hierover zijn deskundigheid en inzicht verstrekt:
·Vier demonstraties van het ICG-systeem. Tijdens de laatste (juni 2024) werden de lidstaten in de gelegenheid gesteld het ICG-systeem te testen in een opleidingsomgeving en ontvingen zij informatie over de preregistratie van marktdeelnemers (teneinde te voorkomen dat vlak voor de verwachte inbedrijfstellingsdatum van het systeem een groot aantal registratieverzoeken binnenkomt);
·totstandbrenging van een functionaliteit binnen het ICG-systeem die de tijdelijke invoer van cultuurgoederen met vrijstelling van de vergunningsvereisten in het kader van commerciële kunstbeurzen ondersteunt, met inbegrip van een mechanisme voor vervolgcontroles op de vrijgestelde invoer door de bevoegde autoriteiten en een waarschuwingsmechanisme voor situaties waarin de voorwaarden van de vrijstelling niet zijn nageleefd;
·vaststelling van het sjabloon voor het compendium met informatie over de wetgeving van derde landen, zodat ICG-gebruikers de wetgeving inzake invoer van derde landen kunnen raadplegen;
·voltooiing van de module voor administratieve samenwerking zodat de bevoegde autoriteiten van de lidstaten informatie kunnen uitwisselen over documenten die worden beheerd in het ICG;
·samenwerking met de lidstaten met betrekking tot de diensten of afdelingen die zij hebben aangewezen als bevoegde autoriteiten voor hun grondgebied (voor opname in het ICG);
·vorderingen met de opleidingsmaterialen voor het ICG-systeem, met inbegrip van de ICG-gebruikershandleiding, teneinde ervoor te zorgen dat gebruikers beschikken over alle kennis en vaardigheden die zij nodig hebben om het systeem efficiënt te gebruiken;
·integratie van de feedback van lidstaten met betrekking tot concrete werkstromen, zoals de gesplitste werkstroom, de werkstroom voor gedeeltelijke weigering, het elektronische zegel, de afgifte van een importeursverklaring in het kader van een commerciële kunstbeurs en de verwante termijn voor een tijdelijke toelating enz.;
·samenwerking inzake toekomstige vertaalactiviteiten voor het ICG-systeem, zodat het beschikbaar is in alle EU-talen, inclusief is en toegankelijk is voor alle gebruikers;
·raadpleging van de lidstaten inzake de toekomstige uitbreiding van het ICG om er ook het uitvoerdomein in op te nemen 13 , zodat gelijke bescherming kan worden gewaarborgd voor Europees cultureel erfgoed en cultureel erfgoed uit andere delen van de wereld. Op het gebied van uitvoer werden de lidstaten onder meer over de volgende onderwerpen geraadpleegd: de verstrekking van open vergunningen, bestaande digitale oplossingen die kunnen worden gebruikt voor uitvoercertificaten voor cultuurgoederen, werkstromen op nationaal niveau enz.
Daarnaast heeft het ICG-ontwikkelaarsteam tijdens de verslagperiode en naarmate nieuwe functies werden gecreëerd en aan het systeem werden toegevoegd, een demonstratie gegeven aan de deskundigengroep voor douanezaken in verband met cultuurgoederen 14 en aan de deskundigengroep voor dialoog met de kunstmarkt 15 om feedback te krijgen over de invoering van de nieuwe functies. Er vonden drie demonstraties plaats in het kader van de projectgroep betreffende de digitalisering van cultuurgoederen en een vierde binnen de Customs Business Group (CBG), aangezien het erg belangrijk is dat alle lidstaten, en niet alleen de leden van de projectgroep, vertrouwd raken met de ICG-testomgeving.
5.RISICO’S VAN VERTRAGING
Risico 1 — Toewijzing personele middelen
Het oorspronkelijke voorstel van de Commissie voorzag niet in het opzetten van een IT-systeem. Bijgevolg waren hiervoor geen middelen toegewezen. In de loop van de onderhandelingen en op verzoek van de medewetgevers werd het opzetten van het ICG-systeem echter in de verordening opgenomen. Daarvoor waren aanvullende middelen nodig, die op dat moment niet waren voorzien. Toen in december 2018 de definitieve politieke trialogen werden gevoerd, werd de behoefte aan personeel voor IT-ontwikkeling voor dit zesjarige project geschat op twee voltijdfuncties op het niveau van administrateur. Om dit risico deels te beheersen, werd vanaf het vierde kwartaal van 2023 een interne PQTM-adviseur benoemd om de verantwoordelijke administrateur te ondersteunen. Deze beslissing werd genomen om voor aanvullende ondersteuning te zorgen, aangezien zowel de AD als de PQTM-adviseur slechts een deel van hun tijd aan het ICG-project besteden.
Ondanks de beperkingen spant de Commissie zich in om het project binnen de vereiste termijn op te leveren en te waarborgen dat de reglementaire vereisten worden nageleefd. Op grond van het juridisch kader moet het systeem na invoering constant worden onderhouden en beheerd. Derhalve moeten voor een passende nazorg constante middelen worden toegewezen. Als de ondersteuning wordt stopgezet, zou dat negatieve gevolgen hebben voor de naleving van de wettelijke eisen.
Een toegewijd team garandeert essentiële continuïteit en de benutting van deskundigheid, zowel voor onmiddellijke ondersteuning als voor toekomstige verbeteringen. Op deze manier kan op de lange termijn betrouwbaarheid en aanpasbaarheid worden gewaarborgd voor het hele domein van cultuurgoederen, met inbegrip van invoer en, in de toekomst, uitvoer.
Risicobeperkende acties
De risico’s zijn intern gedocumenteerd.
6.CONCLUSIES
Dit voortgangsverslag is het laatste van de reeks, aangezien het ICG-systeem op 28 juni 2025 in bedrijf wordt gesteld en Verordening (EU) 2019/880 op die datum volledig van toepassing wordt.
De belangrijkste acties voor de ontwikkeling van het ICG-systeem die tijdens de periode van dit vijfde voortgangsverslag zijn uitgevoerd, kunnen als volgt worden samengevat:
·Tijdens de verslagperiode werden aanzienlijke vorderingen gemaakt met de ontwikkeling van het ICG-systeem en de integratie ervan met het EU CSW-CERTEX. Samenwerking met de lidstaten bleef een prioriteit, waarbij vroegtijdige betrokkenheid met het ICG-systeem om er vertrouwd mee te raken en feedback een cruciale rol speelden bij het verfijnen van de functionaliteiten ervan. Er vonden vier livedemonstraties plaats waarbij de lidstaten actief bij het proces werden betrokken en waardevolle inzichten en feedback konden aandragen, met constante verbeteringen en een hoger niveau van bruikbaarheid als resultaat.
·Er werd overeenstemming bereikt over diverse functionele ICG-concepten en deze werden, in nauwe samenwerking met de lidstaten, voltooid teneinde te waarborgen dat het systeem binnen de wettelijke termijn gebruiksklaar is.
·Er ging bijzondere aandacht uit naar het uitvoeren van testen om potentiële problemen te detecteren en de gebruikerservaring te verbeteren, zodat de kans op kritieke problemen na de uitrol kleiner is.
·Daarnaast zijn vorderingen gemaakt met de ontwikkeling van profielen van derde landen voor het ICG-wetgevingscompendium (de bibliotheek) en is hard gewerkt om het sjabloon te verfijnen zodat wettelijke bepalingen inzake uitvoer en andere belangrijke informatie voor de landen in kwestie nauwkeurig kunnen worden vastgelegd.
·Tijdens de periode ging ook bijzondere aandacht uit naar de ontwikkeling van uitgebreide opleidingsmaterialen, met inbegrip van een gebruikershandleiding, om ervoor te zorgen dat gebruikers over de nodige informatie beschikken. Er werden twee opleidingsmodules gepland: een voor bevoegde autoriteiten en importeurs en een voor douanediensten.
·In nauwe samenwerking met de lidstaten werden de vertalingen voor het ICG-systeem gepland, teneinde de relevante taalkundige vaardigheden en culturele kennis te waarborgen die noodzakelijk zijn om technische termen nauwkeurig te vertalen.
·Integratie met het EU-CSW-CERTEX-systeem bleef een kernprioriteit, zodat kan worden gegarandeerd dat douanediensten vóór de wettelijke uiterste termijn toegang hebben tot alle noodzakelijke informatie voor controledoeleinden. Er wordt door middel van rigoureuze testen continu gewerkt aan de optimalisering van de betrouwbaarheid van het systeem en de tevredenheid van gebruikers, waarbij er met name naar wordt gestreefd potentiële problemen voorafgaand aan de uitrol aan te pakken.
·Er werd gewerkt aan de voltooiing van het mechanisme voor administratieve samenwerking, zodat de bevoegde autoriteiten van de lidstaten informatie kunnen uitwisselen over documenten die worden beheerd in het ICG-systeem.
Bijlage I: Strategische meerjarenplanning
Het strategisch meerjarenplan voor de douane (MASP-C) waarborgt een doeltreffend en samenhangend beheer van IT-projecten doordat het voorziet in een strategisch kader en mijlpalen stelt binnen de wettelijke termijnen. Het plan is uiteindelijk in de Groep douanebeleid door de lidstaten goedgekeurd, op basis van advies van de Coördinatiegroep elektronische douane en overleg met de Contactgroep handel.
De planning voor het elektronisch systeem, die uitvoerig wordt beschreven in fiche 1.18 van “MASP-C rev. 2023”, is met de lidstaten besproken en door de lidstaten goedgekeurd.
Tabel 1 toont een schematische samenvatting van de planning van het project betreffende de invoer van cultuurgoederen, afkomstig uit “MASP-C rev. 2023” (fiche 1.18).
Tabel 1 — Uittreksel uit “MASP-C rev. 2023” (fiche 1.18) | ||
Mijlpalen | Geschatte datum van voltooiing | |
1 | Bedrijfsanalyse en bedrijfsmodellen | |
- Businesscase | 4e kwartaal 2020 | |
- Niveau 3 (gebruikerseisen BPM) | 3e kwartaal 2021 | |
- Niveau 4 (functionele eisen BPM) | 3e kwartaal 2021 | |
2 | Wettelijke bepalingen | |
- Huidige bepalingen* | 2e kwartaal 2019 | |
- Toekomstige bepalingen** | 2e kwartaal 2021 | |
3 | Fase van projectinitiëring | |
- Visiedocument | 2e kwartaal 2021 | |
- GO-besluit | 2e kwartaal 2021 | |
4 | IT-project | |
- Toepassings- en dienstspecificaties | 2e kwartaal 2023 | |
- Technische systeemspecificaties | 2e kwartaal 2023 | |
Constructiefase | ||
- Uitvoering centrale diensten | 3e kwartaal 2024 | |
- Integratie van dienst in nationale systemen | n.v.t. | |
- Nationale uitvoering | n.v.t. | |
Overgangsfase | ||
- Uitvoering en uitrol | 4e kwartaal 2024 | |
- Conformiteitstesten | 2e kwartaal 2025 | |
5 | Inbedrijfstelling | |
- Commissie, douanediensten van lidstaten en handelaren | 2e kwartaal 2025 | |
- Derde landen en handelaren uit derde landen (voor zover vereist) | n.v.t. | |
6 | Ondersteuning bij implementatie (opleiding en communicatie) | |
- Centraal ontwikkelde opleidingen en communicatie | 4e kwartaal 2024 | |
- Nationale opleiding en communicatie | 4e kwartaal 2024 |
* “Huidige bepalingen” verwijst naar Verordening (EU) 2019/880.
** “Toekomstige bepalingen” verwijst naar de uitvoeringsbepalingen die overeenkomstig Verordening (EU) 2019/880 moeten worden vastgesteld.
Tabel 2 toont een uittreksel uit het EU-CSW-CERTEX-project met een schematische samenvatting van component 2 van dat project, dat aan het ICG-systeem wordt gekoppeld.
Tabel 2 — Uittreksel uit “MASP-C rev. 2023” (fiche 1.13) – component 2 “EU-CSW-CERTEX” | ||
Mijlpalen | Geschatte datum van voltooiing | |
1 | Bedrijfsanalyse en bedrijfsmodellen | |
- Businesscase | 1e kwartaal 2017 | |
- Bijlage bij businesscase | 4e kwartaal 2023 | |
- Niveau 3 (gebruikerseisen BPM) | 1e kwartaal 2024 | |
- Niveau 4 (functionele eisen BPM) | 1e kwartaal 2024 | |
2 | Wettelijke bepalingen | |
- Huidige bepalingen* | Van kracht | |
- Toekomstige bepalingen** | 2022 | |
3 | Fase van projectinitiëring | |
- Visiedocument | 3e kwartaal 2017 | |
- Projecthandvest 16 | 4e kwartaal 2023 | |
- GO-besluit | 4e kwartaal 2023 | |
4 | IT-project | |
- Toepassings- en dienstspecificaties | 2e kwartaal 2024 | |
- Technische systeemspecificaties | 2e kwartaal 2024 | |
Constructiefase | ||
- Uitvoering centrale diensten | 3e kwartaal 2024 | |
- Integratie van dienst in nationale systemen | Vanaf 4e kwartaal 2024 | |
- Nationale uitvoering | Vanaf 4e kwartaal 2024 | |
Overgangsfase | ||
- Uitvoering en uitrol | 4e kwartaal 2024 | |
- Conformiteitstesten | Vanaf 4e kwartaal 2024 | |
5 | Inbedrijfstelling | |
- Commissie, douanediensten van lidstaten en handelaren (NB: dit is de datum van inbedrijfstelling voor de Commissie. De lidstaten voeren vanaf het tweede kwartaal van 2020 conformiteitstesten uit.) | 1e kwartaal 2025 | |
- Derde landen en handelaren uit derde landen (voor zover vereist) | n.v.t. | |
6 | Ondersteuning bij implementatie (opleiding en communicatie) | |
- Centraal ontwikkelde opleidingen en communicatie | n.v.t. | |
- Nationale opleiding en communicatie | n.v.t. |
* “Huidige bepalingen” verwijst naar Verordening (EU) 2019/880.
** “Toekomstige bepalingen” verwijst naar de uitvoeringsbepalingen die overeenkomstig Verordening (EU) 2019/880 moeten worden vastgesteld.
Bijlage II: Tijdschema voor de hoofdfasen van het project en de kritieke mijlpalen
(1)
PB L 151 van 7.6.2019, blz. 1.
(2)
Verordening (EU) 2022/2399 van het Europees Parlement en de Raad van 23 november 2022 tot instelling van de éénloketomgeving van de Europese Unie voor de douane en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 952/2013 (PB L 317 van 9.12.2022, blz. 1).
(3)
COM(2020) 342 final .
(4)
COM(2021) 358 final .
(5)
Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1079 van de Commissie van 24 juni 2021 houdende nadere uitvoeringsvoorschriften voor enkele bepalingen van Verordening (EU) 2019/880 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het binnenbrengen en de invoer van cultuurgoederen, (PB L 234 van 2.7.2021, blz. 67).
(6)
COM(2022) 580 final .
(7)
COM(2023) 758 final .
(8)
In de verordening wordt “invoer” gedefinieerd als het plaatsen van goederen onder een van de volgende douaneregelingen: in het vrije verkeer brengen; opslag in douane-entrepots of vrije zones; tijdelijke invoer; en bijzondere bestemming, waaronder begrepen actieve veredeling.
(9)
https://taxation-customs.ec.europa.eu/customs-4/electronic-customs_en en bijlage 2 van MASP-C.
(10)
https://icom.museum/en/resources/red-lists/ .
(11)
De projectgroep betreffende de digitalisering van cultuurgoederen fungeert als een discussieplatform waarop deskundigen van nationale douanediensten en bevoegde (culturele) autoriteiten die ervaring hebben met vergunningsformaliteiten in erfgoedzaken, in het bijzonder digitale vergunningverlening, bijeenkomen om ondersteuning te bieden bij de activiteiten in verband met de ontwikkeling van het ICG-systeem.
(12)
Zie het eerste voortgangsverslag van de Commissie COM(2020) 342 final voor meer details over het mandaat en de werkzaamheden van de projectgroep.
(13)
Verordening (EG) nr. 116/2009 van de Raad betreffende de uitvoer van cultuurgoederen.
(14)
Een groep van de Commissie die bestaat uit vertegenwoordigers van de douanediensten en culturele autoriteiten van de lidstaten.
(15)
Een groep van de Commissie die bestaat uit vertegenwoordigers van verenigingen van kunstmarkten, academici, internationale organisaties en andere belanghebbenden.
(16)
Komt in de plaats van het visiedocument voor afstemming op de PM2/Agile-methode van de Commissie.