Toelichting bij COM(2006)269 - Wijziging van de gemeenschappelijke visuminstructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten in verband met de invoering van biometrische identificatiemiddelen, met inbegrip van bepalingen over de organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2006)269 - Wijziging van de gemeenschappelijke visuminstructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten in verband met de ... |
|---|---|
| bron | COM(2006)269   |
| datum | 31-05-2006 |
Motivering en doel van het voorstel
Dit voorstel moet de lidstaten de rechtsgrond verschaffen voor de verplichte afname van biometrische kenmerken (gezichtsafdruk en tien platte vingerafdrukken) van visumaanvragers en een rechtskader bieden voor de manier waarop de lidstaten hun consulaire posten organiseren met het oog op de toepassing van het visuminformatiesysteem (VIS). In het Haags programma werd de Commissie verzocht "een voorstel betreffende de oprichting van gemeenschappelijke aanvraagcentra in te dienen — en zich daarbij onder meer te richten op mogelijke synergieën die verband houden met de ontwikkeling van het VIS". Deze maatregel is terug te vinden in het Actieplan van de Raad en de Commissie ter uitvoering van het Haags programma voor de versterking van de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht in de Europese Unie. Het idee om gemeenschappelijke aanvraagcentra op te richten, is ontstaan omdat men wilde voorkomen dat alle lidstaten in alle consulaire posten apparatuur moeten installeren om biometrische kenmerken af te nemen. Deze gemeenschappelijke aanvraagcentra hebben een dubbel voordeel: zij leiden niet alleen tot meer consulaire samenwerking, maar ook tot rationalisering en kostenbesparing voor de lidstaten, omdat de beschikbare middelen worden gebundeld en gedeeld. De lidstaten hebben ook andere mogelijkheden besproken om de aanvraagprocedure zo te organiseren dat de kosten van het gebruik van biometrie worden beperkt, bijvoorbeeld door bij consulaire posten waar zeer veel aanvragen worden ingediend, de werkzaamheden uit te besteden. Er zijn verschillende mogelijkheden, zoals vertegenwoordiging en uitbesteding, waaruit de lidstaten kunnen kiezen om hun juridische verplichtingen in verband met de afgifte van visa zo goed mogelijk na te komen. Deze mogelijkheden zijn in dit voorstel verwerkt en daarmee zou een eerste stap kunnen worden gezet naar verdere harmonisatie van de toepassing van de gemeenschappelijke visuminstructies en naar toekomstige gemeenschappelijke visumkantoren, zonder vooruit te lopen op de toekomstige Europese dienst voor extern optreden.
Algemene context
Zoals voorgesteld in het voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende het VIS en de uitwisseling tussen de lidstaten van informatie op het gebied van visa voor kort verblijf (COM(2004)835 def.), dat de Commissie op 28 december 2004 heeft ingediend, worden naast de alfanumerieke gegevens betreffende de aanvrager, de aanvraag en de beslissingen daarover, biometrische kenmerken ingevoerd om een correcte verificatie en identificatie van visumaanvragers te waarborgen. Het VIS moet de toepassing van het gemeenschappelijke visumbeleid verbeteren, doordat het tot een vereenvoudigde procedure voor de afgifte van een visum leidt, visumshopping tegengaat, controles aan de buitengrenzen gemakkelijker maakt en tot intensievere fraudebestrijding leidt en doordat het, op het grondgebied van de lidstaten, een hulpmiddel is bij de identificatie en de terugkeer van illegale immigranten en bij de toepassing van Verordening (EG) nr. 343/2003, en bedreigingen van de interne veiligheid van de lidstaten helpt voorkomen. Omdat het afnemen van biometrische kenmerken voortaan deel uitmaakt van de visumaanvraagprocedure, moeten de gemeenschappelijke visuminstructies worden gewijzigd om een rechtsgrond te creëren voor deze maatregel. Het afnemen van biometrische kenmerken moet gebeuren volgens de normen in de ICAO-aanbevelingen (Doc. 9303, deel 1, zesde editie, nog niet gepubliceerd). Deze normen bepalen tot in detail hoe de foto moet worden genomen en schrijven voor hoe vingerafdrukken moeten worden gescand. Er zijn geen verdere technische specificaties nodig voor een geharmoniseerde afname van biometrische kenmerken. Dit voorstel is afzonderlijk van de algemene herziening van de gemeenschappelijke visuminstructies opgesteld, omdat het een rechtskader biedt voor het afnemen van biometrische kenmerken en dus een voorwaarde vormt voor de toepassing van het VIS. Daarom is gepland dit voorstel eerder aan te nemen dan de algemene herziening.
Bestaande bepalingen op het door het voorstel bestreken gebied
Gemeenschappelijke visuminstructies; Beschikking 2004/512/EG van de Raad van 8 juni 2004 betreffende het opzetten van het Visuminformatiesysteem (VIS).
Samenhang met andere beleidsgebieden van de EU
In het voorstel wordt beklemtoond dat de lidstaten de grondrechten van visumaanvragers moeten eerbiedigen, met name als het gaat om gegevensbescherming. Het voorstel sluit ook aan bij de voorgenomen oprichting van een Europese dienst voor extern optreden.
Inhoudsopgave
Raadpleging van belanghebbende partijen
1) Volgens de Europese Raad van Thessaloniki van 19/20 juni 2003 is 'in de EU een coherente aanpak nodig inzake biometrische identificatiemiddelen of biometrische gegevens, om te komen tot geharmoniseerde oplossingen voor documenten ten behoeve van onderdanen van derde landen, paspoorten voor EU-burgers, en voor informatiesystemen (VIS en SIS II)'. De Commissie heeft op 24 september 2003 twee voorstellen ingediend tot wijziging van het uniforme visummodel en het uniforme model voor verblijfstitels voor onderdanen van derde landen. In de Raad bestond brede consensus over de biometrische identificatiemiddelen en de aanpak van de Commissie, en op 27 november 2003 kwam de Raad (JBZ) tot het door de Europese Raad van Brussel van 16/17 oktober 2003 gevraagde politiek akkoord. Ter illustratie van het politieke akkoord verklaarde de Raad (JBZ) van 27 november 2003 in zijn conclusies dat hij het met de Commissie eens is dat 'voor de uitvoering van het voorstel betreffende een uniform visummodel een aanvullend wetgevingsinstrument vereist is dat de verplichting schept, met vermelding van de uitzonderingen daarop, voor de registratie van vingerafdrukken op het opslagmedium van het uniform visummodel', en verzocht hij de Commissie 'het betrokken voorstel tot wijziging van de Gemeenschappelijke Visuminstructie in te dienen'. Omdat niet kon worden bevestigd dat het technisch haalbaar is de biometrische kenmerken op een op de visumsticker aangebrachte contactloze chip op te slaan, heeft de Raad in juni 2005 besloten de biometrische gegevens van visumaanvragers alleen in het VIS op te slaan. Uit testen blijkt inderdaad dat de integratie van een contactloze chip in elke visumsticker bij paspoorten met dan vier visa kan leiden tot zogenoemde 'collisieproblemen'. De lezer is dan niet meer in staat het geldige visum te lezen.
2) Het SCIFA heeft de uitzonderingen op de verplichting om vingerafdrukken te nemen, besproken; er zouden twee categorieën personen kunnen worden vrijgesteld van deze verplichting: minderjarigen en personen bij wie het fysiek onmogelijk is vingerafdrukken te nemen. Deze uitzonderingen zijn overgenomen in het voorstel.
3) Tijdens een speciale bijeenkomst van de Groep visa op 27 januari 2006 hebben de lidstaten op basis van een discussiestuk van het voorzitterschap/de Commissie (werkdocument nr. 6/06 van de Groep visa van 27 januari 2006) alle mogelijkheden besproken om in de organisatie van de consulaire posten ruimte te maken voor het afnemen van biometrische kenmerken en zijn zij nagegaan of deze uitvoerbaar zijn. Alle in het werkdocument geopperde mogelijkheden, behalve de 'mobiele eenheden', die niet realistisch leken, werden uitvoerbaar geacht en zijn dus overgenomen in dit voorstel.
Bijeenbrengen en benutten van deskundigheid
Belangrijkste geraadpleegde organisaties en deskundigen
Er is rekening gehouden met de algemene aanbevelingen van de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie (ICAO) betreffende de invoering van biometrische kenmerken.
Effectbeoordeling
Omdat er al een effectbeoordeling is verricht voor het VIS (eindverslag van de uitvoerige effectbeoordeling van het visuminformatiesysteem, december 2004, EPEC) die in het bijzonder betrekking had op de verwerking van biometrische gegevens en de manier waarop de consulaire posten van de lidstaten zich in dit opzicht moeten organiseren, is voor dit voorstel geen afzonderlijke effectbeoordeling verricht. In de effectbeoordeling betreffende het VIS wordt de bundeling van middelen als een pluspunt beschouwd (blz. 26/27), hoewel er problemen zouden kunnen rijzen bij consulaire posten die veel aanvragen ontvangen. Op blz. 30/31 worden de voordelen van de gemeenschappelijke aanvraagcentra genoemd: vermindering van visumshopping, kostenbesparing, betere naleving van de gegevensbeschermingsvoorschriften en betere beveiliging en bescherming van de gegevens met een enkel centraal toegangspunt, betere uitvoering van het gemeenschappelijk visumbeleid. 'Uitbesteding' gebeurt al in verschillende lidstaten, maar dan zonder een gemeenschappelijk rechtskader. Tijdens de discussie hierover in de hierboven genoemde speciale bijeenkomst van de Groep visa, werd duidelijk dat de lidstaten over deze mogelijkheden willen beschikken. De belanghebbenden verklaarden dat als gevolg van het toenemende aantal aanvragen bij bepaalde consulaire posten en van de budgettaire beperkingen, nieuwe manieren moeten worden gezocht om de problemen op te vangen. Uitbesteding gebeurt op verschillende manieren, variërend van een telefonische afsprakendienst tot de inontvangstneming van visumaanvragen. Daarom is een gemeenschappelijk rechtskader nodig, waarin rekening wordt gehouden met bepaalde gegevensbeschermingsvoorschriften. De eerste ervaringen zijn positief, ook voor visumaanvragers, omdat zij beter worden ontvangen en een betere dienstverlening krijgen. Uitbesteding wordt niet als algemene oplossing voorgesteld, maar voor bepaalde posten, afhankelijk van de situatie ter plaatse. Het voordeel van een rechtskader hiervoor, is dat het duidelijk maakt dat de lidstaten de 'voor de verwerking verantwoordelijke' blijven, terwijl de externe dienstverlener optreedt als 'verwerker' in de zin van de artikelen 16 en 17 van de gegevensbeschermingsrichtlijn 95/46. In het contract met de externe dienstverlener moeten dan ook de verplichtingen betreffende de verwerking van gegevens in de zin van de richtlijn worden vastgelegd. Voorts heeft de Commissie in het kader van het ARGO-programma het proefproject Biodev gefinancierd, dat in een aantal Franse en Belgische consulaire posten is uitgevoerd om na te gaan welke gevolgen de toepassing van biometrie heeft voor de visumaanvraagprocedures. Sommige geteste oplossingen leverden zeer goede resultaten op. De verslagen hierover zijn ingediend bij de Raad en het Europees Parlement. Op blz. 51 e.v. van de uitgebreide VIS-effectbeoordeling is het effect van VIS met en zonder gebruik van biometrie onderzocht. Omdat gekozen is voor het gebruik van biometrische kenmerken moet er een rechtsgrond worden gecreëerd voor het afnemen van deze kenmerken. Dit voorstel is een aanvullend voorstel voor de toepassing van het VIS. De gegevensbeschermingsrichtlijn 95/46 is van toepassing. In de desbetreffende punten van het voorstel worden de gegevensbeschermingsbepalingen in herinnering gebracht, in het bijzonder het beginsel dat de lidstaten verantwoordelijk moeten blijven voor de verwerking en de bewaring van gegevens.
Samenvatting van de voorgestelde maatregel
Er is een rechtskader nodig om de volledige toepassing van het VIS mogelijk te maken. Hoewel de verordening betreffende het VIS en de uitwisseling tussen de lidstaten van informatie op het gebied van visa voor kort verblijf het kerninstrument vormt van dit rechtskader, is een aanvullend rechtsinstrument nodig voor de afname van biometrische kenmerken van visumaanvragers. Dit voorstel heeft betrekking op bepaalde aspecten die niet worden geregeld door het rechtsinstrument betreffende het VIS. Dit voorstel regelt het verzamelen van biometrische gegevens, terwijl het VIS-voorstel betrekking heeft op de doorzending en uitwisseling van gegevens. De mogelijkheid om de inontvangstneming van visumaanvragen en de afname van biometrische gegevens uit te besteden valt ook binnen het kader van het onderhavige voorstel. Beide voorstellen vullen elkaar aan. Om de lidstaten in staat te stellen de extra werklast van het verzamelen van biometrische gegevens van visumaanvragers op te vangen en de kosten te beperken, worden in het voorstel ook organisatorische aspecten geregeld en nieuwe mogelijkheden geboden om de visumaanvraagprocedure te organiseren. Gezien de algemene tendens om de procedure voor de visumafgifte te vereenvoudigen, wijst de Commissie op het algemene beginsel dat de aanvrager zich slechts een keer hoeft te melden: een 'éénloketprocedure' voor de indiening van een visumaanvraag, waarbij de indiening van het aanvraagformulier en de afname van biometrische kenmerken op dezelfde plaats en dezelfde tijd plaatsvinden. In bepaalde gevallen kan echter niet worden voorkomen dat de aanvrager zich een tweede keer dient te melden, met name wanneer een onderhoud nodig is om de voorwaarden voor de afgifte van een visum te toetsen, in het bijzonder het legitieme doel van het voorgenomen kort verblijf.
Rechtsgrondslag
Artikel 62, punt 2, onder b), bij ii).
Subsidiariteitsbeginsel
Het subsidiariteitsbeginsel is van toepassing voorzover het voorstel geen gebieden bestrijkt die onder de exclusieve bevoegdheid van de Gemeenschap vallen.
De doelstellingen van het voorstel kunnen om de volgende reden(en) niet voldoende door de lidstaten worden verwezenlijkt.
Er is een gemeenschappelijk rechtskader nodig om geharmoniseerde regels vast te stellen voor de verplichte afname van biometrische kenmerken en daarmee de toepassing van het VIS mogelijk te maken.
De lidstaten dienen zich bij het organiseren van hun consulaire posten in verband met de invoering van biometrische identificatiemiddelen te baseren op het Gemeenschapsrecht, zodat sprake is van een geharmoniseerde aanpak. De doelstellingen van het voorstel kunnen om de volgende reden(en) beter door een optreden van de Gemeenschap worden verwezenlijkt.
Indien de lidstaten elk afzonderlijk regels zouden vaststellen voor de afname van biometrische kenmerken, zou niet kunnen worden gewaarborgd dat overal dezelfde normen worden gehanteerd en visumaanvragers gelijk worden behandeld. Indien de lidstaten bijvoorbeeld verschillende categorieën personen zouden vrijstellen van de verplichte afname van vingerafdrukken, zou dat de deur openzetten voor visumshopping, waardoor de doelen van het gemeenschappelijk visumbeleid niet zouden kunnen worden verwezenlijkt.
Door gemeenschappelijke aanvraagcentra op te zetten of door gebruik te maken van een van de andere organisatorische oplossingen, wordt een nieuwe stap gezet naar intensievere samenwerking door de lidstaten. Dit zal leiden tot een meer geharmoniseerde toepassing van het visumbeleid.
De Unie dient een gemeenschappelijk rechtskader voor afnamenormen te scheppen, zodat alle lidstaten op een interoperabele wijze biometrische kenmerken afnemen en een gelijke behandeling van alle visumaanvragers is gewaarborgd. De lidstaten kiezen zelf de technische apparatuur, maar binnen de grenzen van de VIS- en ICAO-specificaties, zodat interoperabiliteit is gewaarborgd.
Het voorstel is derhalve in overeenstemming met het subsidiariteitsbeginsel.
Evenredigheidsbeginsel
Het voorstel is om de volgende reden(en) in overeenstemming met het subsidiariteitsbeginsel.
Overeenkomstig het Commissievoorstel betreffende het VIS, verplicht het onderhavige voorstel alle lidstaten om van visumaanvragers biometrische kenmerken af te nemen. De keuze van het technische systeem wordt echter aan de afzonderlijke lidstaten gelaten, op voorwaarde dat er sprake is van interoperabiliteit.
Door de mogelijkheid te scheppen om gemeenschappelijke aanvraagcentra op te zetten of gebruik te maken van een van de andere samenwerkingsmogelijkheden, worden de kosten van hard- en software, die anders in elke afzonderlijke consulaire post zou moeten worden geïnstalleerd, aanzienlijk beperkt.
Keuze van instrumenten
Voorgesteld(e) instrument(en): verordening.
Andere instrumenten zouden om de volgende reden(en) ongeschikt zijn. Alle lidstaten zijn verplicht biometrische kenmerken af te nemen. Als rechtsinstrument dat deze verplichting oplegt, kan dan ook alleen voor een verordening worden gekozen. Geen van de andere instrumenten zou dezelfde bindende werking hebben.
Het voorstel heeft geen gevolgen voor de begroting van de Gemeenschap.
Nadere uitleg van het voorstel, per hoofdstuk of per artikel
o Gevolgen van de aan de verdragen gehechte protocollen De rechtsgrond voor de voorstellen voor maatregelen met betrekking tot de regels voor visa voor kort verblijf en doorreisvisa is te vinden in titel IV van het EG-Verdrag, wat tot gevolg heeft dat de 'variabele geometrie' die voortvloeit uit de protocollen betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Denemarken, en het Schengenprotocol, van toepassing is. Dit voorstel bouwt voort op het Schengenacquis. Daarom moeten de hierna beschreven gevolgen met betrekking tot de verschillende protocollen in aanmerking worden genomen: IJsland en Noorwegen: De procedures die zijn vastgelegd in de associatieovereenkomst die is gesloten door de Raad en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen inzake de wijze waarop deze landen worden betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis, zijn van toepassing, aangezien dit voorstel voorbouwt op het Schengenacquis zoals omschreven in bijlage A bij die overeenkomst. Denemarken: Overeenkomstig het aan het EG-Verdrag en het EU-Verdrag gehechte Protocol betreffende de positie van Denemarken neemt Denemarken niet deel aan de aanneming van deze verordening; deze verordening is dan ook niet verbindend voor noch van toepassing in Denemarken. Daar de verordening een besluit is tot uitwerking van het Schengenacquis uit hoofde van de bepalingen van titel IV van het EG-Verdrag, is artikel 5 van het hierboven genoemde protocol van toepassing. Verenigd Koninkrijk en Ierland: Overeenkomstig de artikelen 4 en 5 van het Protocol tot opneming van het Schengenacquis in het kader van de Europese Unie en overeenkomstig Besluit 2000/365/EG van 29 mei 2000 betreffende het verzoek van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland deel te mogen nemen aan enkele van de bepalingen van het Schengenacquis, en Besluit 2002/192/EG van de Raad van 28 februari 2002 betreffende het verzoek van Ierland deel te mogen nemen aan bepalingen van het Schengenacquis, nemen het Verenigd Koninkrijk en Ierland niet deel aan de aanneming van deze verordening; deze is dan ook niet bindend voor noch van toepassing in deze landen. EU 10: Aangezien het initiatief een rechtsbesluit vormt dat voortbouwt op het Schengenacquis of op een andere wijze daaraan is gerelateerd in de zin van artikel 3, lid 2, van de toetredingsakte, is de verordening in de EU-10-landen slechts toepasselijk op grond van een daartoe strekkend besluit van de Raad overeenkomstig genoemde bepaling. Zwitserland: Deze verordening vormt een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis in de zin van de Overeenkomst tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis, die vallen onder het gebied dat is bedoeld in artikel 4, lid 1, van het besluit van de Raad betreffende de ondertekening, namens de Europese Gemeenschap, en de voorlopige toepassing van enkele bepalingen van die overeenkomst. o Uitleg van het voorstel per artikel Artikel 1 Bij punt II van de gemeenschappelijke visuminstructies wordt onder 1.2 b) een nieuwe vorm van vertegenwoordiging ingevoerd. Deze 'beperkte vertegenwoordiging' moet de lidstaten de mogelijkheid bieden om alleen de aanvraag te ontvangen en de biometrische kenmerken af te nemen en deze gegevens vervolgens door te geven aan de vertegenwoordigde lidstaat, die dan beslist over de visumaanvraag. De desbetreffende bepalingen inzake vertegenwoordiging in 1.2 onder c) en e) zijn ook van toepassing. Het nieuwe punt III 1.2 van de gemeenschappelijke visuminstructies bepaalt dat de lidstaten verplicht zijn biometrische gegevens af te nemen als onderdeel van de visumaanvraagprocedure. De vingerafdrukken worden genomen bij de indiening van de eerste visumaanvraag; indien binnen vier jaar nieuwe aanvragen worden ingediend, vervalt deze verplichting en hoeven niet opnieuw biometrische kenmerken te worden afgenomen: de vingerafdrukken en de foto kunnen van de eerste aanvraag worden gekopieerd en opnieuw worden gebruikt. Het tijdsbestek van 4 jaar is gekozen in verband met de termijn van 5 jaar die in de VIS-verordening is voorgesteld voor het bewaren van gegevens. Het moet zeker zijn dat de biometrische gegevens van de eerste aanvraag nog beschikbaar zijn in het systeem. Extra verificatie bij een herhaalde aanvraag is niet nodig, want indien iemand frauduleus gebruikmaakt van andermans paspoort dat al is voorzien van een visum, wordt bij de grensdoorlaatpost onmiddellijk opgemerkt dat de betrokkene niet dezelfde is als de persoon die het eerste visum heeft aangevraagd, omdat de biometrische kenmerken geen match opleveren in het VIS. Onder b) van het nieuwe punt III 1.2 van de gemeenschappelijke visuminstructies worden de uitzonderingen vermeld op basis van de uitkomsten van de besprekingen in de Groep visa en het Strategisch Comité (Scifa). Er wordt een uitzondering gemaakt voor kinderen die jonger zijn dan zes jaar. Omdat er betrouwbare gegevens moeten worden opgeslagen, worden de vingerafdrukken van kinderen die jonger zijn dan zes jaar niet afgenomen, omdat de kwaliteit daarvan ontoereikend is voor opzoekingen in de database. De vingerafdrukken van kinderen van 6-12 jaar kunnen alleen worden gebruikt voor één-op-één-vergelijkingen (voor zoeken in grote databases zijn deze vingerafdrukken minder geschikt). Omdat Verordening (EG) nr. 539/2001 de mogelijkheid biedt houders van diplomatieke, officiële/dienstpaspoorten en bijzondere paspoorten vrij te stellen van de visumplicht, moeten de lidstaten deze categorieën ook kunnen vrijstellen van de verplichte afname van biometrische gegevens. Voor elk uitzonderingsgeval moet 'niet van toepassing' worden vermeld in het VIS, om grensbewakingsambtenaren erop te wijzen dat geen afdrukken zijn genomen. Omdat voortaan biometrische kenmerken moeten worden afgenomen, moet elke aanvrager zich in ieder geval voor een eerste aanvraag persoonlijk melden. De mogelijkheid om gebruik te maken van reisagentschappen e.d. zoals bedoeld in punt VIII.5.2 van de huidige visuminstructies, blijft echter bestaan voor herhaalde aanvragen, waarvoor aanvragers niet persoonlijk aanwezig hoeven te zijn. Een tweede aanvraag zou bijvoorbeeld via een reisagentschap kunnen worden ingediend. In het voorstel is de mogelijkheid tot 'uitbesteding' in algemene zin opgenomen om in dit opzicht een rechtskader te bieden. Het moet duidelijk zijn dat uitbesteding slechts mogelijk is binnen bepaalde grenzen, omdat de bevoegdheid om een visum te verlenen bij de lidstaten moet blijven rusten. Het regelen van een afspraak of zelfs het in ontvangst nemen van het aanvraagformulier en het afnemen van biometrische kenmerken zou door een externe dienstverlener kunnen worden gedaan indien dat nodig is om ervoor te zorgen dat de lidstaten, in het bijzonder gezien de plaatselijke omstandigheden zoals het aantal visumaanvragen, de verplichtingen kunnen nakomen die voortvloeien uit het Gemeenschapsrecht inzake de afgifte van visa. Daarbij moeten alle gegevensbeschermingsvoorschriften worden nageleefd, zowel bij de selectie van de externe dienstverlener als in het desbetreffende contract. Daarom dienen de lidstaten erop toe te zien dat in het contract de nodige gegevensbeschermingsbepalingen worden opgenomen, waarvan de toepassing wordt gecontroleerd door consulaire ambtenaren. Ook in geval van uitbesteding dienen de lidstaten belast te blijven met het naleven van de gegevensbeschermingsregels. Bovendien mag bij uitbesteding het totaalbedrag dat aan de aanvrager in rekening wordt gebracht voor de behandeling van de visumaanvraag, niet hoger zijn dan het in bijlage 12 vastgestelde bedrag. Er mogen dus geen extra kosten zijn voor de aanvrager. De wijziging van punt VII behelst de mogelijkheid tot samenwerking tussen de lidstaten en het opzetten van gemeenschappelijke aanvraagcentra. Daarnaast wordt een 'voorcontrole' ingevoerd om de aanvrager door te verwijzen naar de lidstaat die verantwoordelijk is voor de behandeling van zijn aanvraag. Bij de organisatie van de consulaire diensten moeten de lidstaten kunnen samenwerken en gemeenschappelijke aanvraagcentra kunnen opzetten, mede gezien de bestaande mogelijkheden tot vertegenwoordiging en de in punt II, 1.2, onder b) nieuw ingevoerde vorm van 'beperkte vertegenwoordiging'. Het is mogelijk dat sommige consulaire posten zoveel aanvragen ontvangen dat zij zich niet lenen voor een gemeenschappelijk aanvraagcentrum en elke lidstaat zijn eigen consulaire post inricht. De lidstaten zijn niet verplicht samen te werken en deel te nemen aan een gemeenschappelijk aanvraagcentrum als zij dat niet wensen. De lidstaten kunnen zelf bepalen of en in welke vorm ze willen samenwerken en daarover onderhandelen. Indien de lidstaten wel wensen samen te werken, dienen ze echter een van de mogelijkheden te kiezen binnen het rechtskader van de gemeenschappelijke visuminstructies. Het is wenselijk dat lidstaten samenwerken en een gemeenschappelijk aanvraagcentrum opzetten of een locatie delen om de gemeenschappelijke toepassing van het VIS te verbeteren. Het kader voor deze samenwerking, inclusief de kostenverdeling e.d. moet door de deelnemende lidstaten onderling worden geregeld. Zij moeten per land of regio in een derde land bepalen welke oplossing wordt gekozen. Van deze oplossingen dient een lijst te worden opgesteld en gepubliceerd. Deze lijst dient regelmatig te worden bijgewerkt. Artikel 2 Om na te gaan of de gemeenschappelijke aanvraagcentra en andere vormen van samenwerking doeltreffend zijn, zal de Commissie een verslag over de uitvoering van deze verordening indienen. Artikel 3 Dit is een standaardbepaling.