Toelichting bij COM(2009)473 - Ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS) IN 2008 (ingediend overeenkomstig de verplichting ingesteld bij artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG)

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier COM(2009)473 - Ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS) IN 2008 (ingediend overeenkomstig de verplichting ingesteld bij artikel 6 ...
bron COM(2009)473 NLEN
datum 15-09-2009
Belangrijke juridische mededeling

|
52009DC0473

Verslag van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad over de Ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS) IN 2008 (ingediend overeenkomstig de verplichting ingesteld bij artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad) /* COM/2009/0473 def. */


[afbeelding - zie origineel document] COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN

2.

Brussel, 15.9.2009


COM(2009) 473 definitief

VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD

OVER DE ONTWIKKELING VAN HET VISUMINFORMATIESYSTEEM (VIS) IN 2008 (ingediend overeenkomstig de verplichting ingesteld bij artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad)

Verslag van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement over de ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS)

Voortgangsverslag januari–december 2008 (COM (2009)473)

3.

INHOUDSOPGAVE


Inleiding

3

4.

2. Projectstatus 3


5.

2.1. Vooruitgang in de verslagperiode 3


6.

2.1.1. Juridisch kader voor het VIS 4


7.

2.1.2. Nieuw tijdschema voor het VIS 5


2.1.3. Ontwikkeling van het centrale systeem – Deliverables 5

8.

2.1.4. Ontwikkeling van het biometrische matchingsysteem (BMS) 6


9.

2.1.5. Voorbereiding van de locaties en het netwerk 6


10.

2.1.6. Tests en daarmee samenhangende deliverables 7


11.

2.1.7. Nationale planning en coördinatie 8


12.

2.1.8. Vrienden van het VIS 8


13.

2.1.9. Invoering op consulaire posten en grensdoorlaatposten 9


14.

2.2. Projectbeheer bij de Commissie 9


15.

2.2.1. Planning en begroting 9


16.

2.2.2. Risicobeheer 10


17.

2.2.3. Raad voor projectbeheer (PMB) 10


18.

2.3. Vergaderingen van het SIS II-comité 10


19.

2.3.1. SISVIS-comité 11


20.

2.3.2. Stuurgroep wijzigingsbeheer (CMB) 11


21.

2.3.3. Testadviesgroep (TAG) 11


22.

2.3.4. Deskundigengroep VIS-mail (VIS MEG) 11


23.

3. Conclusies en perspectieven 12


Inhoudsopgave

1.

Inleiding



Dit verslag beschrijft de werkzaamheden die de Commissie gedurende 2008 (van januari tot en met december 2008) heeft uitgevoerd op het gebied van de ontwikkeling van het visuminformatiesysteem (VIS). Dit is het vijfde voortgangsverslag i dat de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement voorlegt overeenkomstig artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad van 8 juni 2004 betreffende het opzetten van het Visuminformatiesysteem (VIS) i. In die beschikking wordt bepaald dat de Commissie, bijgestaan door het SIS II-comité[3], belast is met de ontwikkeling van het VIS, terwijl de nationale systemen worden aangepast en/of ontwikkeld door de lidstaten. In 2007 is het SISVIS-comité opgezet i om de Commissie bij te staan bij de uitoefening van haar uitvoerende bevoegdheden bij aangelegenheden die betrekking hebben op de operationele fase van het SIS II-project en het VIS-project. De eerste vergadering van de VIS-formatie van het SISVIS-comité werd gehouden in november 2008, na de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 767/2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) i.

24.

2. Projectstatus


25.

2.1. Vooruitgang in de verslagperiode


Belangrijkste activiteiten in het kort

Aan het einde van de verslagperiode verkeerden de preconformiteitstests met een aantal lidstaten in de tweede fase, nadat de fabrieksacceptatietest met succes was afgerond.

Tijdens het Franse voorzitterschap is een groep “vrienden van het VIS” opgericht die de nationale VIS-projecten in het oog houdt en voor contact tussen het ministeriële niveau en het niveau van deskundigen zorgt, waardoor ook de ontwikkelingen in de lidstaten van nabij kunnen worden gevolgd.

In maart 2008 is de “stuurgroep wijzigingsbeheer” ingesteld, die moet zorgen dat een stabiele specificatie tot stand komt en advies geeft over alle wijzigingsverzoeken die van invloed zijn op de technische specificaties van het VIS.

Ook is een testadviesgroep opgericht om alle vraagstukken betreffende de met de lidstaten uit te voeren tests te bespreken en consensus tot stand te brengen.

Tijdens de verslagperiode is verzocht om een aantal wijzigingen van het VIS en het biometrische matchingsysteem, die zouden moeten worden uitgevoerd vóór de operationele systeemtest. De uitvoering van deze wijzigingen bleek meer tijd in beslag te nemen dan oorspronkelijk gepland. Op advies van de “vrienden van het VIS” stemde het Coreper in december 2008 in met een nieuwe planning voor het VIS-project zodat deze laatste wijzigingen in het systeem kunnen worden aangebracht en het VIS in 2009 in bedrijf kan worden gesteld i.

26.

2.1.1. Juridisch kader voor het VIS


Hoewel het Europees Parlement en de Raad in juni 2007 tot een politiek akkoord waren gekomen over het VIS-wetgevingspakket, bestaande uit een verordening betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) i en een besluit van de Raad in het kader van de derde pijler i, werden deze rechtsinstrumenten pas formeel goedgekeurd in juni 2008, nadat twee parlementaire voorbehouden waren ingetrokken.

In Verordening (EG) nr. 767/2008 wordt vastgesteld wat het doel van het VIS is en welke functionaliteit het moet bieden, alsmede wie waarvoor verantwoordelijk is. Ook worden in de verordening voorwaarden en procedures vastgesteld voor de uitwisseling van gegevens tussen de lidstaten inzake aanvragen voor visa voor kort verblijf en de naar aanleiding daarvan genomen besluiten. De gegevens die in het VIS zullen worden verwerkt, zijn onder meer alfanumerieke gegevens, foto’s en vingerafdrukken van de visumaanvrager, om betrouwbare verificatie en identificatie mogelijk te maken.

Besluit 2008/633/JBZ van de Raad betreft de toegang tot het Visuminformatiesysteem (VIS) voor raadpleging door aangewezen autoriteiten van de lidstaten en door Europol, met het oog op het voorkomen, opsporen en onderzoeken van terroristische misdrijven en andere ernstige strafbare feiten.

Beide rechtsinstrumenten zijn in het Publicatieblad van 13 augustus 2008 gepubliceerd en op 2 september 2008 in werking getreden.

Door de goedkeuring van deze rechtsinstrumenten konden de technische specificaties worden afgerond en kon de ontwikkeling, die plaatsvond op basis van de ontwerptekst waarover in 2007 een politiek akkoord was bereikt, als gepland doorgaan volgens het nieuwe tijdschema. Voor het VIS in bedrijf kan worden gesteld, moeten echter de gemeenschappelijke visuminstructies i en de Schengengrenscode i worden gewijzigd om rekening te houden met de VIS-activiteiten op respectievelijk consulaire posten en grensdoorlaatposten. Aan het einde van de verslagperiode werd een politiek akkoord bereikt over beide wijzigingsbesluiten. Het voorstel voor een visumcode i bleef ook tijdens de hele verslagperiode in bespreking, maar is nog niet goedgekeurd.

27.

2.1.2. Nieuw tijdschema voor het VIS


Volgens het in september 2007 overeengekomen herziene tijdschema en rekening houdend met alle technische wijzigingen die naar aanleiding van de goedkeuring van de rechtsgrondslag moesten worden aangebracht, had het centrale VIS in juni 2009 klaar moeten zijn voor gebruik. Tijdens de gehele verslagperiode werd gewerkt om deze termijn te halen; het tijdschema werd strikt gevolgd en bijna alle mijlpalen werden gehaald volgens het oorspronkelijke plan. Tijdens besprekingen met deskundigen van de lidstaten in de VIS-werkgroep van nationale projectmanagers en de stuurgroep wijzigingsbeheer (zie punt 2.3) werden door de lidstaten wijzigingsverzoeken i ingediend die consequenties hadden voor de ontwikkeling van het VIS en het biometrische matchingsysteem en een actualisering van de technische specificaties vereisten. In november beval de stuurgroep wijzigingsbeheer aan deze wijzigingen te implementeren voor het VIS operationeel zou worden. Het SIS II-comité was het met deze aanpak eens. Aangezien de wijzigingen, volgens de beoordeling door de hoofdcontractant voor de ontwikkeling, de ontwikkeling van het VIS met zes maanden zouden vertragen, werden de aanbevelingen van de stuurgroep wijzigingsbeheer en het SIS II-comité voorgelegd aan de “vrienden van het VIS” voor bespreking en advies. Op hun eerste vergadering, in december, bevestigden de vrienden van het VIS de wens van alle lidstaten om deze wijzigingen door te voeren voordat het VIS van start zou gaan. Tijdens zijn laatste vergadering van 2008 verzocht het Coreper de Commissie een herzien uitvoerig tijdschema voor het VIS op te stellen, waarin de genoemde wijzigingen waren verwerkt en de datum van inbedrijfstelling van het systeem werd verschoven naar eind 2009.

2.1.3. Ontwikkeling van het centrale systeem – Deliverables

Tijdens de verslagperiode werd de ontwikkeling van nieuwe versies van de belangrijkste deliverables en veel van de deliverables voor het testproces i voortgezet. De volledige functionele Detailed Technical Specifications (DTS) en het Interface Control Document (ICD) werden in april goedgekeurd i. De basis van de functionele specificaties en de architectuurspecificaties werd bevroren. Zoals gepland werd de definitieve versie van de DTS, waarin opgenomen de functionele specificaties, de architectuuraspecten en de technische specificaties, eind september opgeleverd. Aangezien in 2008 was afgesproken de gevraagde wijzigingen aan te brengen, moeten de DTS en het ICD worden bijgewerkt in het licht van deze wijzigingen. De tweede release van de cd-simulator op basis van ICD/XSD 1.76 werd in oktober aan de lidstaten ter beschikking gesteld. Hierin waren correcties aangebracht naar aanleiding van de fabrieksacceptatietest, die in september was uitgevoerd en met succes afgerond.

28.

2.1.4. Ontwikkeling van het biometrische matchingsysteem (BMS)


Na het politieke akkoord tussen de Raad en het Europees Parlement over de VIS-verordening en het bijbehorende besluit werd door de hoofdcontractant voor de ontwikkeling onderzocht welke werkzaamheden op het gebied van systeemontwikkeling nodig waren om te zorgen dat het VIS volledig in overeenstemming is met het juridische kader en kan samenwerken met het biometrische matchingsysteem. Nadat de schorsing van het BMS-contract op 1 april was opgeheven i, werd de BMS-omgeving aan het VIS gekoppeld met het oog op de uitvoering van de fabrieksacceptatietest.

Softwarekits voor de biometrische functies werden tegelijkertijd aan de lidstaten ter beschikking gesteld. In de loop van het jaar ontvingen de lidstaten softwarekits voor hun vingerscanapparatuur en maakten zij gebruik van het BMS-webportaal voor de nationale implementatie van het matchingsysteem. Enkele groepen hebben in 2008 demonstraties bijgewoond van het biometrische matchingsysteem, waarbij het gebruik van het VIS op consulaire posten en grensdoorlaatposten werd gesimuleerd. De praktische aspecten en de workflow bij de aanvraag van biometrische visa zijn in een gesimuleerde setting getoond aan delegaties van de lidstaten, leden van het Europees Parlement en Commissievicevoorzitter Barrot en leden van diens kabinet.

Ter aanvulling van de minimumspecificaties die bij Beschikking 2006/648/EC van de Commissie zijn vastgesteld, zijn in 2008 ontwerp-uitvoeringsbepalingen opgesteld tot vaststelling van specificaties voor de resolutie en het gebruik van vingerafdrukken voor biometrische identificatie en verificatie. Deze bepalingen zullen in 2009 door het SISVIS-comité worden besproken.

Het eerste gedeelte van de tests van systeemoplossingen voor het BMS was aan het einde van de verslagperiode afgerond. De nauwkeurigheids- en prestatietests worden in 2009 voortgezet. De voorbereidingen voor het testen en de ontwikkeling van instrumenten zijn voortgezet. Er is een gids ontwikkeld voor goede werkmethoden op het gebied van vingerafdrukken in het BMS, die op de laatste vergadering van nationale projectmanagers voor het VIS in 2008 aan de lidstaten is verstrekt.

29.

2.1.5. Voorbereiding van de locaties en het netwerk


De centrale eenheid en de vervangende centrale eenheid van het VIS zijn in februari geïnstalleerd in respectievelijk Straatsburg (Frankrijk) en St. Johann im Pongau (Oostenrijk). De verbinding tussen de centrale eenheid en de vervangende centrale eenheid is op 1 april tot stand gebracht, vroeger dan de verwachte en contractueel verplichte datum. De installatie van de apparatuur op beide locaties verliep volgens plan en was eind juli voltooid.

De netwerkinstallatie ging van start in januari 2008 met de verzending van een vragenlijst over de inrichting van de locaties aan alle lidstaten. Alle 48 locatiebezoeken waren in maart afgerond. De levering van de circuits gebeurde in het voorjaar, hoewel de werkzaamheden op zes locaties tot het eind van het jaar werden uitgesteld op verzoek van de betrokken lidstaten. De netwerkinstallatie was eind juni voor alle lidstaten volgens plan volledig afgerond, met uitzondering van vier locaties en vijf vervangende locaties, waar de daarvoor bestemde ruimten nog niet gereed waren.

Beschikking 2008/602/EG van de Commissie tot vaststelling van de fysieke architectuur van en de vereisten voor de nationale interfaces en de communicatie-infrastructuur tussen het centrale VIS en de nationale interfaces gedurende de ontwikkelingsfase werd op 17 juni 2008 goedgekeurd.

30.

2.1.6. Tests en daarmee samenhangende deliverables


Tijdens de verslagperiode zijn uitgebreide voorbereidingen uitgevoerd voor het testen van het centrale VIS en de tests met de lidstaten, die begin 2009 van start gaan. De lidstaten hebben in april testmanagers aangewezen. Zes lidstaten voeren als eerste de conformiteitstests uit en nemen deel aan de operationele systeemtests (OST) i. Nog eens negen lidstaten zijn nodig voor het uitvoeren van de voorlopige systeemacceptatietest (PSAT) i. De lidstaten die aan de OST deelnemen, waren in juni klaar met hun netwerkverbindingen. Enkele ervan konden eind september de nationale systeemontwikkeling afronden, waarna de precomformiteitstests begonnen in de testomgeving van het VIS. Vanaf begin oktober omvat de testomgeving alle BMS-functies. Aan het einde van de verslagperiode beschikten de zes OST-landen over basisconnectiviteit en bereidden zij zich voor op de connectiviteitstests voor de applicatie. Drie van de lidstaten die aan de OST deelnamen, hadden eind 2008 hun conformiteitstests met succes afgerond. Tegelijkertijd werd begonnen met het functionele gedeelte van de systeemoplossingtests, gevolgd door de prestatietests. Na de goedkeuring van de wijzigingsverzoeken zal het tijdschema voor enkele testfasen worden gewijzigd. Nadat de gevraagde wijzigingen zijn uitgevoerd, worden de systeemoplossingtests nogmaals verricht, onmiddellijk gevolgd door de operationele systeemtests en vervolgens de voorlopige systeemacceptatietests. De bedoeling is dat het VIS dan eind december 2009 bedrijfsklaar kan worden verklaard.

De eerste versie van de Test Design Description (TDD) van de fabrieksacceptatietest (FAT) werd in januari 2008 ontvangen en naar de lidstaten gezonden. De lidstaten hebben functionele testcases aangeleverd die later dit jaar in de TDD voor de fabrieksacceptatietest zullen worden opgenomen. De fabrieksacceptatietest begon op 6 augustus en werd uitgevoerd in vier fasen, die tot 29 september duurden. De definitieve versie van de TDD voor de fabrieksacceptatietest (versie 2.0), die in oktober gereed kwam, bevatte de correcties die tijdens de test waren uitgevoerd en diende als basis voor de opstelling van de functionele systeemoplossingtests.

Het conformiteitstestprotocol (CTP) is geactualiseerd overeenkomstig het juridische kader waarover een politiek akkoord tot stand was gekomen en met het oog op de integratie met het biometrische matchingsysteem. Een nieuwe versie werd in maart aangeleverd. De definitieve versie (2.10) werd in april aan de lidstaten ter beschikking gesteld. Het CTP dient als referentiedocument voor de conformiteitstests en voor de ontwikkeling van de Test Design Description (TDD) voor de conformiteitstests. De TDD voor de conformiteitstests geeft een gedetailleerde beschrijving van de conformiteitstests die de lidstaten dienen uit te voeren na de fabrieksacceptatietest. De TDD kwam in oktober beschikbaar. Versie 2.30 van het testplan werd in juli aanvaard.

Het eerste ontwerp van de niet-functionele TDD voor de systeemoplossingtests werd in april ontvangen. De tekst werd door de diensten van de Commissie en de lidstaten van uitvoerig commentaar voorzien bij een formele toetsing die verschillende maanden in beslag nam. Na enkele tussentijdse versies werd in september versie 1.00 van de TDD voor de systeemoplossingtests aan de lidstaten geleverd. Gedurende de tweede helft van het jaar werden functionele en niet-functionele versies getoetst. De functionele systeemoplossingtests begonnen in december. Wanneer het resultaat niet in overeenstemming blijkt te zijn met de TDD, worden de testcases opnieuw uitgevoerd.

31.

2.1.7. Nationale planning en coördinatie


Tijdens de verslagperiode hebben de diensten van de Commissie in het kader van het SIS II-comité tien werkgroepbijeenkomsten voor de nationale projectmanagers van de lidstaten georganiseerd, waar vraagstukken betreffende planning, risico’s en activiteiten op centraal en nationaal projectniveau werden besproken. Ter ondersteuning van het werk van het SIS II-comité is, naast de stuurgroep wijzigingsbeheer en de deskundigengroep voor VIS-mail, een afzonderlijke testadviesgroep opgericht. Deze groepen werden opgericht voor het bespreken van specifieke aspecten van de tests, wijzigingen van de systeemspecificaties en de ontwikkeling van het communicatiemechanisme VIS-mail.

Afgezien van de beschikbaarheid van het centrale VIS is de voortgang van de nationale projecten de belangrijkste factor voor de inbedrijfstelling van het systeem. De vorderingen van de lidstaten lopen als gevolg van de verschillende nationale omstandigheden uiteen. Door de maandelijkse rapportage door de lidstaten ten behoeve van deze bijeenkomsten zijn de kwaliteit, de consistentie en de bruikbaarheid van de informatie over de nationale projecten verbeterd. In 2008 brachten de lidstaten verslag uit over hun vorderingen in maandelijkse voortgangsverslagen, in overeenstemming met hun status van OST-land, PSAT-land of andere lidstaat. Vorderingen werden gemeld aan de hand van zes verschillende mijlpalen, waaronder de gereedheid voor de verbinding met het netwerk en de testomgeving, de gereedheid voor de conformiteitstests, de stand van de voorbereiding van de consulaire posten in Noord-Afrika en de gereedheid voor de uitvoering van tests met VIS-mail. De diensten van de Commissie hebben ook informatie ontvangen over de vorderingen op nationaal niveau in de lidstaten die in een later stadium het Schengenacquis volledig gaan toepassen. De meeste lidstaten melden consequent dat hun voortgang voldoende is om op tijd deze mijlpalen te behalen, maar het is duidelijk dat sommige van hen problemen ondervinden met de ontwikkeling van hun nationale systeem. Als gevolg van de uiteenlopende mate van gereedheid van de lidstaten bestaat het risico dat in sommige lidstaten het nationale systeem niet op tijd klaar zal zijn om de testactiviteiten en de koppeling met het centrale systeem volgens het overeengekomen tijdschema uit te voeren.

32.

2.1.8. Vrienden van het VIS


Op een vergadering van het Strategisch Comité immigratie, grenzen en asiel in september 2008 kreeg een werkgroep, bestaande uit door de bevoegde ministers benoemde hoge ambtenaren van de lidstaten, de opdracht de nationale VIS-projecten te volgen tot aan de inbedrijfstelling van het VIS. De bedoeling is ervoor te zorgen dat de lidstaten (onder andere) de noodzakelijke regelingen treffen om te waarborgen dat hun visumautoriteiten (of een andere lidstaat namens hen) visumaanvraaggegevens verzamelen en doorgeven aan het VIS, wanneer het systeem in hun regio wordt ingevoerd.

De groep kwam voor het eerst bijeen in december in Parijs, tijdens het Franse voorzitterschap. Op deze bijeenkomst werd gesproken over de vier wijzigingsverzoeken die moesten worden geïmplementeerd voor de operationele systeemtest, en verder over consulaire samenwerking, regionale uitrol, projectorganisatie en ondersteuning van de lidstaten. De groep beval het Coreper aan de wijzigingsverzoeken van de lidstaten goed te keuren, mits er vóór de inbedrijfstelling van het VIS geen verdere verzoeken komen. Hierdoor wordt het tijdschema voor de implementatie van het VIS met zes maanden opgeschoven. De vrienden van het VIS helpen verder bij het coördineren van de regionale uitrol van het VIS, de organisatie van bedrijfsprocessen en workflow op consulaire posten en grensdoorlaatposten, public relations (alle betrokkenen) en statistieken en rapportage. In samenwerking met de Commissie stelt de groep een checklist samen voor de voorbereidende activiteiten van de lidstaten betreffende alle technische, consulaire en grensbewakingszaken, en ziet zij toe op de uitvoering van die checklist.

33.

2.1.9. Invoering op consulaire posten en grensdoorlaatposten


Overeenkomstig de ontwerpwijziging van de gemeenschappelijke visuminstructies dienen de lidstaten op hun consulaire posten biometrische kenmerken te verzamelen: een gezichtsopname en tien vingerafdrukken van de aanvrager. Ter voorbereiding op de invoering op de consulaire posten is het proefproject voor de vastlegging, opslag en verificatie van biometrische gegevens van visumaanvragers (BIODEV II) doorgegaan gedurende de hele verslagperiode, en vervolgens verlengd tot eind maart 2009. De verlenging van het project omvat de helft van de oorspronkelijke deelnemers aan BIODEV II (Frankrijk, België, Duitsland en Oostenrijk). Tot dusver is gebleken dat voor vingerafdrukken van goede kwaliteit een grondige opleiding van het personeel vereist is en dat de vingers soms verschillende malen moeten worden gescand om voor het systeem bruikbare afdrukken te verkrijgen.

Volgens de gewijzigde Schengengrenscode moeten de lidstaten twintig dagen nadat het VIS in de eerste consulaire regio in werking treedt klaar zijn om op alle grensdoorlaatposten aan de buitengrenzen alle houders van een visum in het VIS te verifiëren. Tijdens het voorzitterschap van het Verenigd Koninkrijk heeft de Raad besloten dat Noord-Afrika de eerste consulaire regio zal zijn waar het systeem in werking treedt. De uitrol van het VIS in de vastgestelde regio’s moet daarna in twee jaar zijn voltooid. De volgorde van de regio’s wordt volgens de comitéprocedure vastgesteld.

34.

2.2. Projectbeheer bij de Commissie


35.

2.2.1. Planning en begroting


De vastleggingskredieten in de algemene begroting voor 2008 bedroegen 20 miljoen euro, waarvan 2 miljoen euro in de reserve werd opgenomen. De belangrijkste uitgavenonderdelen in 2008 waren de voorbereiding van aanvullende functies van de biometrische component, externe bijstand voor het projectbeheer en kwaliteitsborging, exploitatiekosten voor de ontwikkelingsfase en wijzigingen van het VIS (als gevolg van de ontwikkeling van de juridische teksten en wijzigingsverzoeken van de lidstaten). Aan het einde van de verslagperiode was van de totale kredieten voor het VIS 88,21% vastgelegd en 95,13% van de betalingskredieten uitbetaald. Het VIS valt onder begrotingsartikel 18 02 05.

36.

Vastleggingskredieten en betalingskredieten 2008


Beschikbare vastleggingskredieten Besteed Totaal in % Beschikbare betalingskredieten Besteed Totaal in %

€ 18 745 376, € 16 535 020, 88,21% 14 657 396, 13 943 795, 95,13%

37.

2.2.2. Risicobeheersing


Overeenkomstig de beste werkmethoden worden de risico’s van het project op permanente basis geïdentificeerd, beoordeeld en in het oog gehouden door middel van drie risicologs. De hoofdcontractant voor de ontwikkeling beoordeelt de risico’s voor activiteiten die onder zijn contract vallen (ontwikkeling van het centrale systeem, ondersteuning en opleiding). De lidstaten houden de risico’s met betrekking tot hun nationale projecten in het oog. De diensten van de Commissie beoordelen eveneens de algemene risico’s van het project, met inbegrip van bijvoorbeeld de taken van de hoofdcontractant voor de ontwikkeling, de nationale projecten, de voorbereiding van de projectlocaties en de goedkeuring van de wetgevingsinstrumenten. De risico’s worden ingedeeld in groepen: hoog, gemiddeld en laag risiconiveau. De Commissie bespreekt de risico’s regelmatig met de lidstaten tijdens de bijeenkomsten van nationale projectmanagers en de raad voor projectbeheer (PMB)

Het meest kritieke risico in de verslagperiode was het risico dat de hoofdcontractant voor de ontwikkeling niet binnen het overeengekomen tijdschema de deliverables zou kunnen leveren met de vereiste kwaliteit. Een ander kritiek risico betrof extra wijzigingsverzoeken en vertragingen bij de nationale systemen. Een derde belangrijk risico betrof de kans dat de wijziging van de gemeenschappelijk visuminstructies functionele wijzigingen van het VIS nodig zou maken. Verdere risico’s aan de kant van de contractant betroffen de synchronisatie tijdens de testfasen en het releasebeheer voor het VIS en het BMS. In verband met de lidstaten bestaat het risico dat deze niet op tijd gereed zijn voor de testfasen. De Commissie en de hoofdcontractant voor de ontwikkeling werken nauw samen om deze risico’s en hun gevolgen voor het project te verminderen.

38.

2.2.3. Raad voor projectbeheer (PMB)


In 2008 is de raad voor projectbeheer tienmaal bijeengekomen om zaken in verband met projectbeheer en -risico’s te bespreken met de betrokkenen bij het project, de hoofdcontractant voor de ontwikkeling, de contractant voor kwaliteitsborging en de lidstaten die het vorige en volgende voorzitterschap bekleedden.

39.

2.3. Vergaderingen van het SIS II-comité


Tijdens 2008 hebben zeven vergaderingen van het SIS II-comité plaatsgevonden, waarop de voortgang van de ontwikkeling van het VIS-project werd besproken.

Naast de regelmatige vergaderingen van het SIS II-comité organiseren de diensten van de Commissie VIS-werkgroepen van deskundigen van de lidstaten en nationale projectmanagers om technische bijzonderheden te bespreken en een overzicht te geven van de stand van zaken van het centrale project (zie punt 2.1.7).

40.

2.3.1. SISVIS-comité


In 2008 is het SISVIS-comité opgezet i om de Commissie bij te staan bij de uitoefening van haar uitvoerende bevoegdheden bij aangelegenheden die betrekking hebben op de operationele fase van het SIS II-project en het VIS-project. Anders dan bij het SIS II-comité zijn de twee projecten niet in één en dezelfde agenda opgenomen, maar komen de deskundigen van de lidstaten in verschillende formaties bijeen. Zodra de VIS-verordening in werking was getreden, kon het SISVIS-comité voor de eerste maal in VIS-formatie bijeenkomen. Deze vergadering vond plaats in november en was gewijd aan het reglement van orde en aan de ontwerpspecificaties van VIS-mail. Het comité blijft het hele jaar 2009 verantwoordelijk voor de comitébesluiten betreffende de uitvoeringsbepalingen.

41.

2.3.2. Stuurgroep wijzigingsbeheer (CMB)


De stuurgroep wijzigingsbeheer is in de verslagperiode ingesteld om advies te verlenen aan het SISVIS-comité in VIS-formatie. De stuurgroep doet aanbevelingen over het beheer van de configuratie van het VIS tijdens de ontwikkelingsfase, met inbegrip van de tests. Deze aanbevelingen worden vervolgens besproken op de vergadering van nationale projectmanagers voor het VIS. De stuurgroep brengt verslag uit aan het SISVIS-comité in VIS-formatie.

42.

2.3.3. Testadviesgroep (TAG)


De testadviesgroep is in de verslagperiode ingesteld om advies te verlenen aan het SISVIS-comité in VIS-formatie. De testadviesgroep ziet erop toe dat vraagstukken betreffende het testen gestructureerd worden aangepakt en opgelost en geeft advies over de uitvoering van de testfasen voor het VIS. De groep doet aanbevelingen over het testen van het VIS in alle fasen, met name die waaraan de lidstaten rechtstreeks deelnemen.

43.

2.3.4. Deskundigengroep VIS-mail (VIS MEG)


De informele deskundigengroep voor VIS-mail is in februari opgericht in het kader van de bijeenkomst van nationale VIS-projectmanagers ter ondersteuning van de implementatie van het communicatiemechanisme van het VIS (VIS-mail), dat gebruik maakt van de VIS-infrastructuur en bestaat uit een centrale mailrelay en de nationale mailservers en toepassingen.

Aan de maandelijkse bijeenkomsten van de deskundigengroep voor VIS-mail nemen ten minste tien lidstaten deel. Nadat de nationale projectmanagers in april 2008 tot overeenstemming waren gekomen over een overkoepelend plan en een strategie werd een ontwerp van de VIS-mailspecificaties opgesteld. De definitieve versie kreeg in oktober informeel de steun van de nationale projectmanagers van het VIS. Het ontwerpbesluit inzake de VIS-mailspecificaties is ingediend bij het SISVIS-comité (VIS-formatie), dat gevraagd is begin 2009 advies uit te brengen.

Behalve de VIS-mailspecificaties besprak de groep ook het gedetailleerde plan voor de implementatie van het systeem. De documentatie die de lidstaten voor het testen nodig hebben, wordt voor een deel geleverd door de contractant voor de centrale mailrelay (de VIS-netwerkcontractant) en voor een deel opgesteld door de deskundigengroep voor VIS-mail. De werkzaamheden van de Commissie in de lidstaten worden in samenwerking met de netwerkcontractant ondersteund door de contractant voor ondersteuning en kwaliteitsbijstand.

44.

3. Conclusies en perspectieven


Een belangrijke ontwikkeling in 2008 was de tenuitvoerlegging van het nieuwe tijdschema, op basis van een analyse van het nieuwe juridische kader en van de werkzaamheden die nodig zijn voor het opnemen van het biometrische matchingsysteem in het VIS. De inspanningen tijdens de verslagperiode waren voor een zeer groot deel gericht op het afronden van de technische specificaties van het systeem en de voorbereiding van de deliverables voor het testen. De fabrieksacceptatietests werden uitgevoerd en aanvaard en er werd begonnen met de voorbereidingen voor de conformiteitstests met de lidstaten. De samenwerking met de lidstaten op politiek niveau werd verder versterkt door de oprichting van de “vrienden van het VIS”. Het in 2007 goedgekeurde tijdschema voor het VIS kon op centraal niveau worden gehaald en had kunnen worden gerealiseerd, ware het niet dat de lidstaten tegen het einde van het jaar unaniem verzochten om vier wijzigingen. Als gevolg van deze wijzigingen moest de deadline voor de werkzaamheden met zes maanden worden verlengd. Alle betrokkenen werken nauw samen om dit doel in 2009 te verwezenlijken.
– Raadsdocument 11077/07).
– interinstitutioneel dossier: 2006/0088 (COD).