Toelichting bij COM(2023)348 - Vastlegging van aanvullende procedureregels met betrekking tot de handhaving van Verordening (EU) 2016/679 - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2023)348 - Vastlegging van aanvullende procedureregels met betrekking tot de handhaving van Verordening (EU) 2016/679. |
|---|---|
| bron | COM(2023)348 |
| datum | 04-07-2023 |
• Motivering en doel van het voorstel
Effectieve handhaving van de gegevensbeschermingsregels van de EU is een eerste vereiste om het recht op bescherming van persoonsgegevens te waarborgen zoals dit is vastgelegd in artikel 8, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (hierna het “Handvest” genoemd) en artikel 16, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna “VWEU” genoemd).
Onafhankelijke nationale gegevensbeschermingsautoriteiten (hierna “GBA’s” genoemd) zijn belast met de handhaving van Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming of AVG)1 sinds deze in 2018 van kracht werd. Het decentrale “één-loket”-handhavingssysteem is gericht op consequente interpretatie en toepassing van de AVG, met inachtneming van het beginsel van nabijheid, waarbij burgers over de mogelijkheid beschikken om contact op te nemen met hun plaatselijke GBA en antwoord kunnen krijgen. Dit systeem vereist in grensoverschrijdende gevallen samenwerking tussen GBA’s. In dergelijke gevallen heeft de “leidende” GBA (de GBA van de hoofdvestiging van de onderzochte verwerkingsverantwoordelijke of verwerker) de leiding over het onderzoek. Deze moet samenwerken met andere “betrokken” GBA’s teneinde overeenstemming te bereiken door in een sfeer van oprechte en doeltreffende samenwerking een dialoog aan te gaan. De leidende GBA moet haar bevoegdheid uitoefenen in nauwe samenwerking met de betrokken GBA’s. Wanneer GBA’s er niet in slagen consensus te bereiken in een grensoverschrijdende zaak, voorziet de AVG in geschillenbeslechting voor specifieke gevallen die door het Europees Comité voor gegevensbescherming aan de orde zijn gesteld door zogeheten “relevante en gemotiveerde bezwaren”. Dit comité bestaat uit de hoofden van de GBA van elke lidstaat en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, terwijl ook de Commissie hierbij betrokken is.
In haar verslag na twee jaar toepassing van de AVG merkte de Commissie op dat verdere vooruitgang noodzakelijk was om de afhandeling van grensoverschrijdende zaken doeltreffender te maken en te harmoniseren voor de hele EU2. Het verslag constateerde aanzienlijke verschillen in nationale administratieve procedures en interpretaties van begrippen in het AVG-samenwerkingsstelsel. In zijn resolutie over het verslag van 2020 van de Commissie over de AVG drong het Europees Parlement er bij de Commissie op aan na te gaan of nationale administratieve procedures de optimale samenwerking op grond van artikel 60 AVG en de daadwerkelijke uitvoering daarvan belemmeren3. Het Europees Parlement riep het Comité op basiselementen vast te stellen van een gemeenschappelijke administratieve procedure om klachten in grensoverschrijdende zaken te behandelen in het kader van de samenwerking waarin is voorzien bij artikel 60 AVG. In 2020 begon het Comité met een reflectie over verbeterde samenwerking tussen GBA’s in grensoverschrijdende zaken. Dit leidde in april 2022 tot de goedkeuring van een verklaring over samenwerking bij handhaving en de belofte een lijst op te stellen van procedurele aspecten die verder geharmoniseerd zouden kunnen worden in het Unierecht4. Het Comité heeft deze lijst in oktober 2022 naar de Commissie gestuurd5.
Dit voorstel borduurt voort op het verslag van 2020 van de Commissie over de AVG, de lijst van het Comité uit oktober 2022 en de conclusies van de Commissie naar aanleiding van monitoring van de handhaving van de AVG sinds deze van kracht is, de AVG-deskundigengroep met meerdere belanghebbenden6 en de AVG-deskundigengroep van de lidstaten7, evenals de reacties die de Commissie heeft ontvangen op het verzoek om input uit februari 2023. Het is opgenomen in het werkprogramma van de Commissie voor 20238 (onder de algemene rubriek “Een nieuwe impuls voor Europese democratie”).
De coherente toepassing van de AVG hangt af van de effectieve werking van het grensoverschrijdende AVG-handhavingssysteem. Procedurele verschillen tussen GBA’s verhinderen soepele en effectieve mechanismen voor samenwerking op AVG-gebied en geschillenbeslechting in grensoverschrijdende zaken. Deze verschillen hebben ook ingrijpende gevolgen voor de rechten van de onderzochte partijen en klagers (als betrokkenen). Waarborgen dat de AVG naar behoren wordt gehandhaafd, is een eerste vereiste om het publieke vertrouwen in het bredere digitaliseringsproces te behouden en een gelijk speelveld te garanderen voor alle entiteiten die persoonsgegevens verwerken.
Het doel van het voorstel is problemen op de volgende gebieden aan te pakken:
- Klachten: Klachten zijn een essentiële bron van informatie om inbreuken op de gegevensbeschermingsregels op het spoor te komen. GBA’s hebben verschillende opvattingen over de vereisten voor de vorm van een klacht, de betrokkenheid van klagers bij de procedure en de afwijzing van klachten. Bijvoorbeeld: een klacht die door sommige GBA’s geaccepteerd wordt, kan door anderen worden afgewezen omdat deze onvoldoende informatie bevat; sommige GBA’s verlenen aan klagers dezelfde rechten als aan de onderzochte partijen, terwijl anderen klagers daarbij niet of zeer beperkt betrekken; sommige GBA’s vaardigen een officieel besluit uit over afwijzing van alle klachten die niet nader worden onderzocht, terwijl andere GBA’s dit niet doen. Deze verschillen leiden ertoe dat de behandeling van klachten en de betrokkenheid van klagers afhangt van het land waar de klacht wordt ingediend of welke GBA de leidende GBA is in een bepaald geval. Het gevolg is vertraging in de afronding van het onderzoek en het bereiken van een oplossing voor de betrokkene in grensoverschrijdende zaken. In zijn resolutie over het verslag van 2020 van de Commissie over de AVG benadrukte het Europees Parlement de noodzaak om de positie van klagers te verduidelijken in grensoverschrijdende klachten.
- Procedurele rechten van onderzochte partijen: De rechten van verdediging van de partijen vormen een grondbeginsel van het Unierecht dat in alle omstandigheden in acht moet worden genomen, met name in procedures die tot oplegging van hoge boeten kunnen leiden. Gelet op de mogelijke ernst van de op te leggen boeten moeten partijen waarnaar onderzoek wordt gedaan wegens inbreuken op de AVG kunnen rekenen op dezelfde waarborgen als in strafrechtelijke procedures. De procedurele rechten van onderzochte partijen, zoals in hoeverre zij het recht hebben te worden gehoord en het recht op inzage in het dossiers, verschillen sterk per lidstaat. In hoeverre partijen worden gehoord, het moment van het verhoor en de aan partijen verstrekte documenten teneinde hen in staat te stellen hun recht uit te oefenen om gehoord te worden, zijn elementen die lidstaten verschillend benaderen. Deze verschillende benaderingen zijn niet altijd verenigbaar met de in artikel 60 AVG bedoelde procedure die gebaseerd is op de veronderstelling dat de onderzochte partijen hun procesrechten naar behoren hebben kunnen uitoefenen voordat het ontwerpbesluit van de leidende GBA wordt voorgelegd. Wanneer een zaak aan het Comité wordt voorgelegd voor geschillenbeslechting kunnen de mate waarin partijen zijn gehoord over de kwesties die in het ontwerpbesluit aan de orde komen, en de bezwaren van de betrokken GBA’s verschillen. Daarnaast bestaat er onvoldoende duidelijkheid over in hoeverre onderzochte partijen moeten worden gehoord tijdens de geschillenbeslechting door het Comité op grond van artikel 65 AVG. Wanneer het recht om te worden gehoord niet is gewaarborgd, kan dit de besluiten van GBA’s die inbreuken op de AVG constateren, kwetsbaarder maken voor juridische betwisting.
- Samenwerking en geschillenbeslechting: De samenwerkingsprocedure in artikel 60 AVG is summier geschetst. In grensoverschrijdende gevallen zijn GBA’s verplicht “relevante informatie” uit te wisselen teneinde overeenstemming te bereiken. Nadat de leidende GBA een ontwerpbesluit in de zaak heeft voorgelegd, kunnen andere GBA’s daartegen “relevante en gemotiveerde bezwaren” indienen. Deze bezwaren verhogen de kans op geschillenbeslechting (als de leidende GBA deze naast zich neerlegt). Hoewel de geschillenbeslechtingsprocedure uit artikel 65 AVG een wezenlijk onderdeel is van de waarborging van een coherente interpretatie van de AVG, moet deze worden voorbehouden voor uitzonderingsgevallen waar oprechte samenwerking tussen GBA’s niet tot consensus heeft geleid. Uit ervaring met de handhaving van de AVG in grensoverschrijdende zaken blijkt dat er onvoldoende samenwerking tussen GBA’s plaatsvindt voorafgaand aan de voorlegging van een ontwerpbesluit door de leidende GBA. Gebrekkige samenwerking en ontbrekende consensus over hoofdpunten in het onderzoek in dit vroege stadium hebben ertoe geleid dat er veel zaken zijn voorgelegd voor geschillenbeslechting.
Er bestaan verschillen in de door de betrokken GBA’s ingediende vorm en structuur van relevante en gemotiveerde bezwaren in de grensoverschrijdende samenwerkingsprocedure. Deze verschillen belemmeren de doeltreffende afhandeling van de geschillenbeslechtingsprocedure en de betrokkenheid van alle GBA’s die betrokken zijn bij de procedure, met name die van kleinere lidstaten die over minder personele middelen beschikken dan de GBA’s van grotere lidstaten.
- De AVG voorziet niet in termijnen voor de verschillende fasen van de samenwerkings- en geschillenbeslechtingsprocedure. Gezien de wisselende complexiteit van onderzoeken en de discretionaire bevoegdheid van GBA’s om inbreuken op de AVG al dan niet te onderzoeken, is het ongewenst termijnen voor te schrijven voor elke fase van de procedure. Waar dit op zijn plaats is, zal de oplegging van termijnen echter helpen buitensporige vertraging in de afhandeling van zaken te voorkomen.
Het voorstel is erop gericht deze kwesties aan te pakken door procedureregels vast te leggen voor bepaalde fasen van het onderzoeksproces in grensoverschrijdende zaken en zo het soepele verloop van de AVG-samenwerkings- en geschillenbeslechtingsmechanismen te ondersteunen. Het voorstel pakt met name de hierboven genoemde problemen aan en wel als volgt:
- Vorm van klachten en positie van klagers: Het voorstel bevat een formulier met de verplichte informatie voor alle klachten op grond van artikel 77 AVG met betrekking tot grensoverschrijdende verwerking en procedureregels voor de betrokkenheid van klagers bij de procedure, waaronder hun recht om hun standpunten kenbaar te maken. Het bevat procedureregels voor de afwijzing van klachten in grensoverschrijdende zaken en geeft duidelijkheid over de rollen van de leidende GBA en de GBA waarbij de klacht in dergelijke gevallen is ingediend. Het erkent het belang en de rechtmatigheid van minnelijke schikking van op klachten gebaseerde zaken.
- Gerichte harmonisatie van procedurele rechten in grensoverschrijdende zaken: Het voorstel kent aan de onderzochte partijen het recht toe te worden gehoord tijdens de belangrijkste fasen van de procedure, onder andere tijdens de geschillenbeslechting door het Comité, en verduidelijkt de inhoud van het administratieve dossier en de rechten van de partijen op toegang tot het dossier. Hierdoor versterkt het voorstel de verdedigingsrechten van de partijen en waarborgt het de voortdurende inachtneming van deze rechten, ongeacht welke GBA het onderzoek leidt.
- Stroomlijning van de samenwerking en geschillenbeslechting: Het voorstel verschaft de GBA’s de noodzakelijke middelen om consensus te bereiken door de verplichting tot samenwerking en het delen van “relevante informatie” tussen GBA’s zoals vermeld in artikel 60 AVG meer inhoud te geven. Deze verordening stelt een kader vast waarin alle GBA’s op zinvolle wijze invloed kunnen uitoefenen op een grensoverschrijdende zaak door hun standpunten in een vroeg stadium van de onderzoeksprocedure naar voren te brengen en gebruik te maken van alle door de AVG geboden middelen. Dit zal het bereiken van consensus wezenlijk vergemakkelijken en de kans op meningsverschillen later in de procedure verkleinen waardoor inschakeling van het geschillenbeslechtingsmechanisme noodzakelijk zou worden. Wanneer de GBA’s het oneens zijn over het kernprobleem van het onderzoek in zaken die gebaseerd zijn op klachten, voorziet het voorstel in een rol voor het Comité om het meningsverschil op te lossen door middel van een dringend bindend besluit. Door het Comité te betrekken bij dit probleem krijgt de leidende GBA de nodige duidelijkheid voor het vervolg van het onderzoek. Dit zorgt ervoor dat het meningsverschil over de reikwijdte van het onderzoek een beroep op het geschillenbeslechtingsmechanisme uit artikel 65 niet nodig maakt.
Het voorstel bevat uitgebreide vereisten voor de vorm en structuur van de door de betrokken GBA’s ingediende relevante en gemotiveerde bezwaren, hetgeen de daadwerkelijke deelname van alle GBA’s en een gerichte en snelle oplossing van de zaak vergemakkelijkt.
- Het voorstel bevat procedurele termijnen voor de geschillenbeslechtingsprocedure, specificeert welke informatie de leidende GBA moet verstrekken wanneer deze de zaak voorlegt voor geschillenbeslechting en verduidelijk de rol van alle bij de geschillenbeslechting betrokken partijen (de leidende GBA, de betrokken GBA’s en het Comité). Op deze manier vergemakkelijkt het voorstel de vlotte afhandeling van de geschillenbeslechtingsprocedure voor de onderzochte partijen en betrokkenen.
• Verenigbaarheid met bestaande bepalingen op het beleidsterrein
Het voorstel vormt een aanvulling op de AVG door de specificatie van procedureregels voor de belangrijkste fasen van het in de AVG vastgelegde onderzoeksproces. Het heeft geen gevolgen voor de rechten van betrokkenen, de verplichtingen van verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers of de rechtsgronden voor verwerking van persoonsgegevens zoals uiteengezet in de AVG.
Het voorstel is gebaseerd op de basisbeginselen van de AVG met betrekking tot klachten, samenwerking en geschillenbeslechting en vult deze bepalingen gericht aan ter verbetering van de effectiviteit en doelmatigheid van de handhaving in grensoverschrijdende gevallen.
• Verenigbaarheid met andere beleidsterreinen van de Unie
Het voorstel is volledig consistent en verenigbaar met het bestaande beleid van de Unie op andere terreinen.
2. RECHTSGRONDSLAG, SUBSIDIARITEIT EN EVENREDIGHEID
• Rechtsgrondslag
De rechtsgrondslag van dit voorstel is artikel 16 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).
Krachtens artikel 16 VWEU kunnen het Europees Parlement en de Raad voorschriften vaststellen betreffende de bescherming van natuurlijke personen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens. Het voorstel betreft de handhaving van de AVG in grensoverschrijdende zaken. Het doel van dergelijke handhaving is waarborging van het recht van betrokkenen op bescherming van hun persoonsgegevens. Als zodanig is artikel 16 VWEU de passende rechtsgrondslag voor het voorstel.
• Subsidiariteit (bij niet-exclusieve bevoegdheid)
Het ligt het meest voor de hand dat de EU handelt, omdat het voorstel betrekking heeft op een bestaande, in de AVG vastgelegde procedure waarbij de GBA’s van meerdere EU-lidstaten en het Europees Comité voor gegevensbescherming (een EU-instelling) betrokken zijn. De hierboven genoemde problemen kunnen dan ook niet door de individuele EU-lidstaten worden opgelost.
• Evenredigheid
Dit voorstel waarborgt een passend evenwicht tussen het bereiken van de doelstelling van een soepel verlopende grensoverschrijdende handhaving van de AVG, zonder overmatig in te grijpen in nationale rechtssystemen.
Het voorstel is gericht op waarborging van een soepel verloop van de in de AVG vastgelegde samenwerkings- en geschillenbeslechtingsmechanismen. Daarom heeft het voorstel alleen betrekking op grensoverschrijdende zaken op grond van de AVG. Bij dergelijke gevallen zijn de GBA’s van meerdere EU-lidstaten betrokken en het Comité.
De mate waarin onderzochte partijen worden gehoord en de betrokkenheid van klagers in de administratieve procedure vallen tot nu toe onder nationale procedureregels. Dit heeft vanaf het begin tot het einde invloed op de wijze waarop een onderzoek wordt uitgevoerd. Daarom is gerichte harmonisatie van het recht om te worden gehoord en de betrokkenheid van klagers bij de belangrijkste fasen van de procedure, uitsluitend in grensoverschrijdende zaken, van wezenlijk belang om de doelstelling van het voorstel te bereiken, namelijk stroomlijning van grensoverschrijdende handhaving; dit gaat niet verder dan wat gezien de omstandigheden nodig is. Essentieel is dat het recht van de onderzochte partijen om te worden gehoord op grond van de AVG al geldt voor onderzoeken door de GBA’s, aangezien het recht om te worden gehoord een wezenlijk onderdeel is van de rechten van verdediging en het recht op behoorlijk bestuur die het Handvest garandeert. De klager moet op grond van artikel 77, lid 2, AVG evenzeer op de hoogte worden gehouden over de voortgang van zijn klacht. Het voorstel houdt voornamelijk harmonisering en vaststelling van de bepalingen in van deze procedurele stappen.
• Keuze van het instrument
Een verordening is het passende instrument voor het voorstel. Het voorstel vormt een aanvulling op een procedure die al is vastgelegd in een bestaande verordening, de AVG. Het is gericht op het aanpakken van het probleem van uiteenlopende procedurele benaderingen door GBA’s door middel van de harmonisering van bepaalde aspecten van de administratieve procedure die GBA’s toepassen bij handhaving van de AVG. Daarom is een verordening (die rechtstreeks toepasselijk is in de lidstaten) nodig om wettelijke versnippering te verminderen en te zorgen voor de benodigde harmonisatie om een soepel verloop te waarborgen van de samenwerking en coherentiemechanismen die zijn vastgelegd in de AVG en om aan klagers, de onderzochte partijen en GBA’s rechtszekerheid te bieden. Een richtlijn, die de lidstaten de mogelijkheid biedt zelf te beslissen over de manier waarop de gewenste resultaten worden bereikt, zou niet de mate van harmonisatie opleveren die nodig is om de doelstellingen van het voorstel te realiseren.
3. EVALUATIE, RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDEN EN EFFECTBEOORDELING
• Evaluatie van bestaande wetgeving en controle van de resultaatgerichtheid ervan
In haar verslag na twee jaar toepassing van de AVG merkte de Commissie op dat verdere vooruitgang noodzakelijk was om de afhandeling van grensoverschrijdende zaken doeltreffender te maken en te harmoniseren voor de hele EU9. In een werkdocument van de diensten bij het verslag10 gaf de Commissie de noodzaak aan om verschillen aan te pakken op de volgende gebieden:
- nationale administratieve procedures, met name met betrekking tot: klachtenprocedures, de ontvankelijkheidscriteria voor klachten, de duur van procedures ten gevolge van verschillende termijnen of het ontbreken van termijnen, het moment in de procedure waarop het recht om te worden gehoord wordt toegekend, de informatie en betrokkenheid van klagers tijdens de procedure;
- interpretaties van begrippen met betrekking tot het samenwerkingsmechanisme; alsmede
- de opvatting over het moment waarop de samenwerkingsprocedure moet worden gestart, het erbij betrekken van de GBA’s in kwestie en informatieverstrekking aan hen.
In zijn resolutie over het verslag van 2020 van de Commissie over de AVG drong het Europees Parlement er bij de Commissie op aan na te gaan of nationale administratieve procedures de optimale samenwerking op grond van artikel 60 AVG en de daadwerkelijke uitvoering daarvan belemmeren11. Het Europees Parlement riep het Comité op basiselementen vast te stellen van een gemeenschappelijke administratieve procedure om klachten in grensoverschrijdende zaken te behandelen in het kader van de samenwerking waarin is voorzien bij artikel 60 AVG. In 2020 begon het Comité met een reflectie over verbeterde samenwerking tussen GBA’s in grensoverschrijdende zaken. Na deze reflectie12 stuurde het Comité in oktober 2022 aan de Commissie een lijst met procedurele aspecten van de samenwerking tussen GBA’s die op EU-niveau geharmoniseerd zouden kunnen worden13.
In het verslag na twee jaar toepassing van de AVG merkte de Commissie op dat zich nog geen voorbeelden hadden voorgedaan van geschillenbeslechting op het niveau van het Comité. Sinds de publicatie van het verslag in 2020 heeft het Comité acht bindende besluiten vastgesteld op grond van artikel 65, lid 1, punt a), AVG. Door haar deelname aan het Comité heeft de Commissie lessen kunnen trekken over de werking van het geschillenbeslechtingsmechanisme. De Commissie oordeelde met name dat de doelmatigheid van het onderzoek voor verbetering vatbaar is en dat geschillenbeslechting kan worden voorkomen door meer samenwerking tussen GBA’s voorafgaand aan de voorlegging van een ontwerpbesluit door de leidende GBA.
• Raadpleging van belanghebbenden
De voorbereiding van het voorstel is gebaseerd op de input van een breed spectrum van belanghebbenden. Onder de belanghebbenden heerste brede overeenstemming dat er meer gedaan kan worden ter verbetering van de doelmatigheid van grensoverschrijdende handhaving van de AVG.
De Commissie ontving met name input over het voorstel uit de volgende kanalen:
- Het Comité: Het Comité bestaat uit de GBA’s, de handhavers van de AVG. Geschillenbeslechting in grensoverschrijdende zaken op grond van de AVG is een van de taken van het Comité. De Commissie heeft daarom ook duidelijk rekening gehouden met de input van het Comité tijdens alle fasen van het voorbereidende proces. In eerste instantie is het voorstel een reactie op de lijst met problemen die het Comité in oktober 2022 naar de Commissie stuurde waarin procedurele aspecten van de samenwerking tussen GBA’s werden aangewezen die op EU-niveau geharmoniseerd zouden kunnen worden. Het voorstel biedt een oplossing voor de meeste problemen die het Comité op zijn lijst aangeeft. In enkele zaken besloot het Commissie om de door het Comité geconstateerde problemen niet aan te pakken, met name waar de Commissie meende dat dit al adequaat geregeld was in de AVG of dat de kwestie onder de discretionaire bevoegdheid van de leidende GBA moest blijven vallen of moest worden geregeld in het nationale recht. Daarnaast zorgt het voorstel ook voor het aanpakken van enkele andere problemen buiten die op de lijst van het Comité, waar de Commissie dit noodzakelijk achtte om een soepel verloop van grensoverschrijdende handhaving en inachtneming van behoorlijke procedurele rechten te waarborgen. De Commissie heeft ook tijdens vergaderingen op 21 maart 2023 en 24 april 2023 een gerichte raadpleging gehouden over bepaalde aspecten van het voorstel met subgroepen van het Comité die zich bezighouden met grensoverschrijdende samenwerking en handhaving om gebruik te maken van de deskundigheid van de GBA’s die dergelijke gevallen in hun dagelijkse werk tegenkomen. Het Comité stond er volledig achter dat de Commissie actie onderneemt op dit gebied en voorzag de Commissie van waardevolle input tijdens de vergaderingen in maart en april 2023.
- De AVG-deskundigengroep met meerdere belanghebbenden: Deze deskundigengroep is opgericht om de Commissie te ondersteunen bij de uitvoering van de AVG. Deze groep bestaat uit vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld en het bedrijfsleven, academici en beoefenaars van juridische beroepen. Bij deze groep bestond brede steun voor de door de Commissie ondernomen actie op dit gebied in de vorm van een voorstel voor wetgeving. Tijdens een bijeenkomst op 19 oktober 2022 vond een eerste discussie plaats over de lijst van het Comité uit oktober 2022 en de Commissie greep een tweede bijeenkomst op 21 april 2023 aan om advies te vragen over bepaalde aspecten van het voorstel. Door de grote verschillen van de in deze groep vertegenwoordigde betrokken partijen liepen hun standpunten over bepaalde aspecten van het voorstel uiteen. Alle betrokken partijen stonden achter de invoering van een wettelijk kader voor minnelijke schikking in het voorstel. De ngo’s waren verheugd over de intentie van de Commissie om de vorm van klachten te harmoniseren en steunden de betrokkenheid van de klager bij de procedure, omdat zij de grote verschillen in klachtenafhandeling tussen de lidstaten hadden opgemerkt. Industriegroepen die verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers vertegenwoordigden, benadrukten de noodzaak om aan onderzochte partijen het recht toe te kennen om te worden gehoord en om oplossing van meningsverschillen tussen GBA’s al vroeg in het onderzoeksproces te bevorderen.
- AVG-deskundigengroep van de lidstaten: Deze deskundigengroep dient als klankbord voor het delen van standpunten en informatie tussen de Commissie en de lidstaten over de toepassing van de AVG. De Commissie heeft de lidstaten voorafgaand aan het ontwerp gevraagd naar hun mening over de lijst van het Comité uit oktober 2022. Onder de lidstaten was brede steun voor het idee van een voorstel voor wetgeving ter verbetering van grensoverschrijdende handhaving van de AVG. Enkele lidstaten met horizontale procedureregels voor alle bestuursrechtelijke procedures zagen echter een mogelijke verstoring van deze regels aankomen, met name ten aanzien van de harmonisatie van de rechten van partijen om te worden gehoord en de betrokkenheid van klagers bij de procedure. Om die reden heeft de Commissie de harmonisatie van deze aspecten zorgvuldig beperkt tot grensoverschrijdende zaken en voor zover nodig om een soepel verloop van de samenwerkings- en geschillenbeslechtingsmechanismen te waarborgen. De Commissie had op 19 april 2023 een bijeenkomst met AVG-deskundigengroep van de lidstaten over dit onderwerp.
De Commissie voerde op verzoek ook bilaterale gesprekken over het voorstel met ngo’s, nationale toezichthouders en vertegenwoordigingsorganisaties van de industrie.
De Commissie publiceerde van 24 februari tot 24 maart 2023 een verzoek om input en ontving 73 reacties. De Commissie ontving feedback van zeer uiteenlopende betrokken partijen, waaronder ngo’s en industrieverenigingen.
De Commissie heeft bij de voorbereiding van het voorstel naar behoren rekening gehouden met de feedback van alle betrokken partijen.
• Bijeenbrengen en gebruik van expertise
In het voorstel is rekening gehouden met alle input die tijdens het voorbereidingsproces is ontvangen van de betrokken partijen, met name de deskundige kennis van het Comité, de AVG-deskundigengroep met meerdere belanghebbenden en de AVG-deskundigengroep van de lidstaten.
Het voorstel is ook gebaseerd op jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie van de Europese Unie (HJEU) en met name jurisprudentie over het functioneren van het samenwerkings- en coherentiemechanisme uit de AVG, evenals jurisprudentie over het recht om te worden gehoord en het recht op behoorlijk bestuur uit artikel 41 van het Handvest.
• Effectbeoordeling
Voor dit voorstel is geen effectbeoordeling verricht. Het voorstel heeft geen gevolgen voor de rechten van betrokkenen, de verplichtingen van verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers en evenmin voor de rechtsgronden voor verwerking van persoonsgegevens zoals uiteengezet in de AVG.
Het voorstel vormt een gerichte aanvulling op de AVG door de toelichting op procedureregels voor de grensoverschrijdende handhavingsprocedure die is vastgelegd in hoofdstuk VII AVG. Op deze wijze functioneert het voorstel binnen het procedurele kader dat is vastgelegd in de AVG.
Daardoor zal het effect van het voorstel beperkt zijn tot een beter functioneren van de grensoverschrijdende handhavingsprocedure die in de AVG is vastgelegd. Het voorstel verandert niets aan de rollen van de partijen in deze procedure - klagers, de leidende GBA, de betrokken GBA’s en het Comité – die zijn vastgelegd in de AVG. Het voorstel zal daardoor niet leiden tot aanzienlijke economische, ecologische of sociale gevolgen of aanmerkelijke kosten meebrengen.
Harmonisatie van deze procedurele aspecten heeft positieve effecten voor GBA’s, klagers, onderzochte partijen en het publieke vertrouwen in de AVG:
- GBA’s – het initiatief ondersteunt de samenwerkingsprocedure en geeft duidelijkheid over de regelingen voor en planning van samenwerking in grensoverschrijdende zaken. Hierdoor kunnen GBA’s hun middelen efficiënter inzetten. Doordat GBA’s op deze wijze de beschikking krijgen over middelen ter verbetering van de samenwerking in grensoverschrijdende gevallen zal het initiatief daarnaast het bereiken van consensus tussen GBA’s mogelijk maken, waardoor het aantal meningsverschillen afneemt en de samenwerking wordt bevorderd.
- Klagers en betrokkenen – stroomlijnen van de samenwerking tussen GBA’s bij handhaving van de AVG draagt bij aan de vlotte afronding van onderzoeken. Dit draagt bij aan een efficiëntere afhandeling van inbreuken van de AVG en een snelle oplossing voor de betrokkene. Daarnaast krijgen betrokkenen dezelfde mogelijkheden om betrokken te raken bij de procedure in grensoverschrijdende zaken, ongeacht waar de klacht is ingediend en welke GBA de leidende GBA is.
- Onderzochte partijen – verbeterde samenwerking in grensoverschrijdende zaken draagt bij aan kortere onderzoeken en waarborging van de noodzakelijke garanties, zoals het recht om te worden gehoord en toegang tot het dossier en daardoor waarborging van de bescherming van het recht op behoorlijk bestuur (artikel 41 van het Handvest) en de rechten van verdediging (artikel 48 van het Handvest) van de onderzochte partijen. Harmonisatie van deze rechten zorgt ook voor een robuuster definitief besluit.
- Vertrouwen van het publiek in de AVG – het initiatief zal het vertrouwen van het publiek in de AVG vergroten doordat het een snellere afhandeling van onderzoeken bevordert en het aantal meningsverschillen tussen GBA’s in grensoverschrijdende zaken vermindert.
• Resultaatgerichtheid en vereenvoudiging
Inhoudsopgave
• Grondrechten
Doordat het een snelle afhandeling van grensoverschrijdende zaken mogelijk maakt, ondersteunt het voorstel het recht van betrokkenen op bescherming van hun persoonsgegevens op grond van artikel 8 van het Handvest en het recht op een doeltreffende voorziening op grond van artikel 47 van het Handvest.
Door harmonisatie van het recht van onderzochte partijen om te worden gehoord en op toegang tot het dossier waarborgt het voorstel de rechten van partijen op behoorlijk bestuur op grond van artikel 41 van het Handvest en de rechten van verdediging op grond van artikel 48 van het Handvest.
4. GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING
Dit voorstel heeft geen ingrijpende gevolgen voor de begroting.
5. OVERIGE ELEMENTEN
• Uitvoeringsplanning en regelingen betreffende controle, evaluatie en rapportage
De Commissie zal toezien op de toepassing van de verordening in samenhang met haar continue toezicht op de toepassing van de AVG.
• Toelichtende stukken (bij richtlijnen)
• Artikelsgewijze toelichting
Hoofdstuk I omschrijft het onderwerp van de verordening en bevat de definities die in de rechtshandeling worden gebruikt. De in de AVG gebruikte definities gelden voor het voorstel. Het voorstel heeft alleen betrekking op grensoverschrijdende handhaving van de AVG.
Hoofdstuk II bevat uitgebreide regels over de indiening en afhandeling van klachten. Het schrijft een formulier voor waarop de benodigde informatie moet worden opgegeven voor grensoverschrijdende klachten die worden ingediend op grond van artikel 77 AVG en geeft aan GBA’s aan met welke factoren zij rekening moeten houden bij de afweging of het op zijn plaats is een klacht te onderzoeken. Een gemeenschappelijk formulier voor alle grensoverschrijdende klachten vereenvoudigt de klachtenprocedure voor betrokkenen en neemt de verschillen in opvatting van het begrip klacht weg. Artikel 3 verplicht GBA’s aan de klager een ontvangstbevestiging van de klacht te sturen. Artikel 5 biedt een wettelijk kader voor de minnelijke schikking van klachten om de toepassing van een minnelijke schikking door GBA’s mogelijk te maken en de wettelijke gevolgen van een minnelijke schikking voor klagers en GBA’s duidelijk te maken. Artikel 6 bevat uitgebreide regels over de vertaling van documenten tijdens de grensoverschrijdende samenwerking.
Hoofdstuk III heeft betrekking op de samenwerking tussen toezichthoudende autoriteiten in grensoverschrijdende zaken.
Afdeling 1 biedt GBA’s aanvullende middelen om consensus te bereiken in grensoverschrijdende zaken. Hierin is aangegeven dat “relevante informatie” die toezichthoudende autoriteiten delen tijdens de grensoverschrijdende samenwerking, moet bestaan uit bepaalde documenten die door de GBA in een zo vroeg mogelijk stadium moeten worden gedeeld. Deze bepaling waarborgt dat de betrokken GBA’s beschikken over alle benodigde informatie om hun standpunt over het onderzoek kenbaar te maken aan de leidende GBA.
Artikel 9 bepaalt dat de leidende GBA, zodra deze een voorlopig standpunt heeft over het onderzoek een “samenvatting op hoofdpunten” met haar belangrijkste feitelijke bevindingen en haar standpunten over de zaak naar de betrokken GBA’s stuurt. Het doel van de samenvatting op hoofdpunten is de betrokken GBA’s in staat te stellen om in een vroeg stadium een zinvolle invloed uit te oefenen op het verloop van het onderzoek door hun standpunten over het oordeel van de leidende GBA kenbaar te maken. Dit helpt GBA’s in een vroeg stadium meningsverschillen op te lossen met betrekking tot bijvoorbeeld de juridische beoordeling of, in zaken gebaseerd op klachten, de reikwijdte van het onderzoek, waardoor de kans op geschillenbeslechting later in de procedure afneemt. Wanneer er in dit stadium geen overeenstemming bestaat over de reikwijdte van het onderzoek in op klachten gebaseerde zaken of het ingewikkelde juridische of technische oordeel van de leidende GBA, verplicht artikel 10 de GBA die het oneens is met de leidende GBA, een verzoek in te dienen bij de leidende GBA op grond van artikel 61 (wederzijdse bijstand) of 62 (gezamenlijke werkzaamheden) van de AVG. Deze bepaling zorgt ervoor dat GBA’s gebruikmaken van alle in de AVG geboden middelen om geschillen over belangrijke kwesties tijdens de samenwerkingsprocedure op te lossen. Wanneer GBA’s geen overeenstemming kunnen bereiken over de reikwijdte van het onderzoek in op klachten gebaseerde zaken, bepaalt artikel 10 dat de leidende GBA het Comité om een dringend bindend besluit verzoekt op grond van artikel 66, lid 3, AVG. In dat geval wordt geacht te zijn voldaan aan de dringende noodzaak om op te treden. Deze bepaling waarborgt dat het meningsverschil over de reikwijdte snel en doeltreffend wordt opgelost en de leidende GBA de benodigde duidelijkheid krijgt over de voortzetting van het onderzoek.
Afdeling 2 van hoofdstuk III bevat uitgebreide regels met betrekking tot volledige of gedeeltelijke afwijzing van klachten. Deze bepalingen zorgen ervoor dat de GBA waarbij de klacht is ingediend, over de benodigde informatie beschikt om het besluit tot afwijzing van een klacht vast te stellen en dat een beslissing tot afwijzing van een klacht wordt vastgesteld in alle gevallen waarin de klacht niet wordt doorgezet of ingetrokken. De klager krijgt ook de gelegenheid om zijn standpunten bekend te maken voorafgaand aan de volledige of gedeeltelijke afwijzing van de klacht.
Afdeling 3 van hoofdstuk III harmoniseert het recht van de onderzochte partijen om te worden gehoord. Hierin is bepaald dat de leidende GBA aan de onderzochte partijen haar voorlopige bevindingen voorlegt, met uiteenzetting van de naar voren gebrachte bezwaren, de relevante feiten, ondersteunend bewijs, juridische analyse en, indien van toepassing, voorgestelde corrigerende maatregelen. De voorlopige bevindingen bieden de onderzochte partijen mogelijkheid volledig inzicht te krijgen in de ten laste gelegde inbreuken en daarop te reageren, waardoor hun rechten van verdediging zijn gewaarborgd. Artikel 15 bepaalt dat klagers de mogelijkheid krijgen om schriftelijke opmerkingen in te dienen over de voorlopige bevindingen. Artikel 17 bepaalt dat de onderzochte partijen de gelegenheid krijgen hun standpunten kenbaar te maken, wanneer de leidende GBA van plan is een herzien ontwerpbesluit in te dienen op grond van relevante en gemotiveerde bezwaren van de betrokken GBA’s.
Afdeling 4 van hoofdstuk III bevat uitgebreide vereisten voor de vorm en structuur van de door de betrokken GBA’s ingediende relevante en gemotiveerde bezwaren, hetgeen de daadwerkelijke deelname van alle GBA’s en gerichte en snelle oplossing van de zaak vergemakkelijkt.
Hoofdstuk IV bevat uitgebreide regels over toegang tot het dossier en de behandeling van vertrouwelijke informatie. Deze bepalingen verschaffen duidelijkheid over de documenten die aanwezig moeten zijn in het administratieve dossier in grensoverschrijdende zaken en het moment waarop aan de onderzochte partijen toegang wordt verleend tot het dossier.
Hoofdstuk V beschrijft de proceduregels voor de in artikel 65 AVG vermelde geschillenbeslechtingsprocedure. Artikel 22 vermeldt welke informatie door de leidende GBA aan het Comité moet worden verstrekt bij voorlegging van een zaak voor geschillenbeslechting. Het bevat termijnen en regelingen voor vaststelling van de ontvankelijkheid van relevante en gemotiveerde bezwaren door het Comité. Artikel 24 voorziet in het horen van de onderzochte partijen of, in geval van afwijzing van een klacht, de klager, voorafgaand aan het bindend besluit van het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), AVG. Door verduidelijking van de rollen van alle betrokken partijen en de vaststelling van termijnen voor bepaalde procedurestappen vergemakkelijken deze bepalingen een snelle en efficiënte afronding van de geschillenbeslechtingsprocedure.
De artikelen 25 en 26 leggen uitgebreide regelingen vast voor de voorlegging van zaken voor geschillenbeslechting op grond van artikel 65, lid 1, punten b) en c), AVG.
Hoofdstuk VI bevat uitgebreide procedureregels voor de spoedprocedure uit artikel 66 AVG.
Hoofdstuk VII bevat de slotbepalingen van de verordening die betrekking hebben op termijnen, overgangsbepalingen en de inwerkingtreding van de verordening.