Bijlagen bij COM(2013)170 - Standpunt EU over het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité EU-Irak en de instelling van gespecialiseerde subcomités - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2013)170 - Standpunt EU over het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité EU-Irak en de instelling van ... |
|---|---|
| document | COM(2013)170   |
| datum | 26 maart 2013 |
BESLUIT NR. 1/2013 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EU-IRAK
van … 2013
tot vaststelling van zijn reglement van orde en het reglement van orde van het Samenwerkingscomité
DE SAMENWERKINGSRAAD EU-IRAK,
Gezien de partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Irak, anderzijds, (hierna “de Overeenkomst” genoemd) en met name artikel 111,
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Overeenkomstig artikel 117 worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 augustus 2012.
(2) Om bij te dragen aan de doeltreffende tenuitvoerlegging van de overeenkomst, moet het institutioneel kader zo snel mogelijk worden ingesteld.
(3) Het is de taak van de Samenwerkingsraad om daartoe de nodige maatregelen te nemen; volgens artikel 111, lid 3, van de overeenkomst stelt de Samenwerkingsraad zijn eigen reglement van orde vast. Opdat het Samenwerkingscomité zo snel mogelijk operationeel zou zijn, stelt de Samenwerkingsraad ook het reglement van orde van het Samenwerkingscomité op.
(4) Overeenkomstig artikel 10 van het reglement van orde van de Samenwerkingsraad kan de Samenwerkingsraad bij schriftelijke procedure besluiten nemen.
(5) Dit besluit van de Samenwerkingsraad moet bij schriftelijke procedure worden goedgekeurd,
BESLUIT:
Enig artikel
Het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en het reglement van orde van het Samenwerkingscomité, zoals uiteengezet in respectievelijk de aanhangsels A en B, worden goedgekeurd.
Gedaan te …, …
|| Voor de Samenwerkingsraad De voorzitter
AANHANGSEL A BIJ BIJLAGE I
Reglement van orde van het Samenwerkingscomité
Artikel 1
Voorzitterschap
De Samenwerkingsraad wordt beurtelings gedurende een periode van twaalf maanden voorgezeten door de voorzitter van de Raad Buitenlandse Zaken van de Europese Unie, namens de Europese Unie en haar lidstaten, en de minister van Buitenlandse Zaken van Irak. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 2
Vergaderingen
De Samenwerkingsraad komt één keer per jaar op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen in onderling overleg speciale vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden belegd. Tenzij anders wordt overeengekomen, wordt elke vergadering van de Samenwerkingsraad op een door beide partijen overeengekomen datum gehouden op de locatie waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden. De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden door de secretarissen van de Samenwerkingsraad gezamenlijk en in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.
Artikel 3
Vertegenwoordiging
De leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich laten vertegenwoordigen als zij de vergadering niet kunnen bijwonen. Als een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient hij/zij de voorzitter vóór de zitting waar hij/zij vertegenwoordigd zal worden in kennis te stellen van de naam van zijn/haar vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.
Artikel 4
Delegaties
De leden van de Samenwerkingsraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
Als er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van de Bank de zitting van de Samenwerkingsraad als waarnemer bij.
Indien nodig kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen met wederzijdse toestemming voor de vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden uitgenodigd, als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.
Artikel 5
Secretariaat
Een vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de diplomatieke vertegenwoordiging van Irak bij de Europese Unie treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.
Artikel 6
Correspondentie
De voor de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de Samenwerkingsraad op het adres van de Raad van de Europese Unie.
De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad. De verspreide correspondentie wordt doorgestuurd naar het secretariaat-generaal van de Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten, het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en de diplomatieke vertegenwoordiging van Irak bij de Europese Unie.
Mededelingen van de voorzitter van de Samenwerkingsraad worden door de twee secretarissen aan de geadresseerden gestuurd en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad op de in de tweede alinea vermelde adressen.
Artikel 7
Publiciteit
De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
Artikel 8
Agenda van de vergaderingen
1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gestuurd. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingsraad vastgesteld. Als de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
Artikel 9
Notulen
Van elke vergadering worden door de twee secretarissen ontwerpnotulen opgesteld. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:
– de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie,
– verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen,
– de gedane aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies.
De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, die als depositaris van de documenten van de overeenkomst optreedt. Aan elk van de in artikel 6 bedoelde geadresseerden wordt een gewaarmerkt afschrift gezonden.
Artikel 10
Beraadslagingen
1. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. De gevallen waarin de Samenwerkingsraad besluiten kan nemen, zijn opgenomen in de overeenkomst.
Als de partijen dit overeenkomen, kan de Samenwerkingsraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Als de Samenwerkingsraad besluit de schriftelijke procedure te gebruiken, kunnen de partijen in onderlinge overeenstemming een termijn vaststellen. Na afloop daarvan verklaart de voorzitter van de Samenwerkingsraad, op grond van het verslag van beide secretarissen, of de partijen een gezamenlijk akkoord hebben gegeven.
2. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 111 van de overeenkomst dragen de titel “besluit”, respectievelijk “aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. De besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 6 bedoelde geadresseerden. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te nemen in hun respectieve publicatieblad.
Artikel 11
Talen
De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de twee partijen. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt de Samenwerkingsraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.
Artikel 12
Kosten
De Europese Unie en Irak nemen de uitgaven voor hun rekening van hun deelname aan de vergaderingen van de Samenwerkingsraad, zowel personeelsuitgaven en reis- en verblijfkosten als de uitgaven voor post en telecommunicatie. De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en voor de vertaling en het afdrukken van de documenten komen ten laste van de Europese Unie, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit de officiële taal van Irak, welke voor rekening van Irak komen. Andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
Artikel 13
Samenwerkingscomité
1. Overeenkomstig artikel 112 van de overeenkomst wordt een Samenwerkingscomité opgericht dat de Samenwerkingsraad bijstaat in de uitvoering van zijn taken. Dit comité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Irak, anderzijds, in de regel op het niveau van hoge ambtenaren.
2. Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, voert indien nodig de besluiten en de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad uit en zorgt in algemene zin voor de continuïteit van het partnerschap en de goede werking van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere vraagstukken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst voordoen. Voorstellen of ontwerpbesluiten en ontwerpaanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd.
De Samenwerkingsraad mag elk van zijn bevoegdheden aan het Samenwerkingscomité delegeren.
3. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Samenwerkingcomité. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan de raadpleging plaatsvinden in de Samenwerkingsraad.
AANHANGSEL B BIJ BIJLAGE I
Reglement van orde van het Samenwerkingscomité
Artikel 1
Voorzitterschap
Het Samenwerkingscomité wordt beurtelings gedurende een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de regering van Irak.
De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 2
Vergaderingen
Het Samenwerkingscomité komt, met instemming van beide partijen, ten minste eenmaal per jaar bijeen als de omstandigheden dit vereisen. Elke vergadering van het Samenwerkingscomité wordt belegd op een tijd en op een plaats die door beide partijen is overeengekomen.
De vergaderingen van het Samenwerkingscomité worden door de voorzitter bijeengeroepen. De jaarlijkse vergadering van het Samenwerkingscomité wordt vóór de jaarlijkse vergadering van de Samenwerkingsraad bijeengeroepen. De vergadering moet tijdig worden bijeengeroepen, zodat het Samenwerkingscomité de vergadering van de Samenwerkingsraad kan voorbereiden.
Artikel 3
Delegaties
Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
Artikel 4
Secretariaat
Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van de regering van Irak treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité. Alle in dit besluit bedoelde mededelingen bestemd voor en afkomstig van de voorzitter van het Samenwerkingscomité worden naar de secretarissen van het Samenwerkingscomité en naar de secretarissen en de voorzitter van de Samenwerkingsraad gezonden.
Artikel 5
Publiciteit
De vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
Artikel 6
Agenda van de vergaderingen
1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het Samenwerkingscomité uiterlijk vijftien dagen voor de vergadering naar de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gestuurd.
De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.
Het Samenwerkingscomité kan deskundigen voor de vergaderingen uitnodigen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.
De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Samenwerkingscomité goedgekeurd. Als de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.
2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
Artikel 7
Notulen
Van elke vergadering worden notulen opgesteld, gebaseerd op de samenvatting van de voorzitter van de door het Samenwerkingscomité bereikte conclusies. Na goedkeuring door het Samenwerkingscomité worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen en bij elk van beide partijen in de archieven bewaard. Aan elk van de in artikel 4 bedoelde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.
Artikel 8
Beraadslagingen
In de specifieke gevallen waarin het Samenwerkingscomité overeenkomstig artikel 13, lid 2, van het reglement van orde van de Samenwerkingsraad is gemachtigd om bepaalde besluiten/aanbevelingen aan te nemen, dragen deze de titel “besluit” respectievelijk “aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en een beschrijving van het onderwerp. Besluiten en aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.
Als de partijen dit overeenkomen, kan het Samenwerkingscomité besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Als het Samenwerkingscomité besluit de schriftelijke procedure te gebruiken, kunnen de partijen in onderlinge overeenstemming een termijn vaststellen. Na afloop daarvan verklaart de voorzitter van het Samenwerkingscomité, op grond van het verslag van beide secretarissen, of de partijen een gezamenlijk akkoord hebben gegeven.
De besluiten en aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen, en worden toegezonden aan elk van de in artikel 4 van het reglement van orde bedoelde geadresseerden. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van het Samenwerkingscomité op te nemen in hun respectieve publicatieblad.
Artikel 9
Kosten
De Europese Unie en Irak nemen de uitgaven voor hun rekening van hun deelname aan de vergaderingen van het Samenwerkingscomité, zowel personeelsuitgaven en reis- en verblijfkosten als de uitgaven voor post en telecommunicatie. De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en voor de vertaling en het afdrukken van de documenten komen ten laste van de Europese Unie, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit de officiële taal van Irak, welke voor rekening van Irak komen. Andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
Artikel 10
Subcomités en speciale groepen
Overeenkomstig artikel 13 van het reglement van orde van de Samenwerkingsraad, kan het Samenwerkingscomité besluiten om subcomités of speciale werkgroepen op te richten die onder het gezag van het Samenwerkingscomité staan, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen. Het Samenwerkingscomité kan subcomités of werkgroepen opheffen, hun taken vaststellen of wijzigen, of andere subcomités of werkgroepen oprichten om het comité bij het vervullen van zijn taken bij te staan. Deze subcomités en groepen hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen.
BIJLAGE II
BESLUIT NR. 2/2013 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EU-IRAK
van … 2013
betreffende de instelling van drie gespecialiseerde subcomités en de vaststelling van hun taken
DE SAMENWERKINGSRAAD EU-IRAK,
Gezien de partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Irak, anderzijds, (hierna “de overeenkomst” genoemd) en met name artikel 112,
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Overeenkomstig artikel 117 worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 augustus 2012.
(2) Om bij te dragen aan de doeltreffende tenuitvoerlegging van de overeenkomst, moet het institutioneel kader zo snel mogelijk worden ingesteld.
(3) Volgens artikel 112 van de overeenkomst wordt de Samenwerkingsraad bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door een Samenwerkingscomité. De Samenwerkingsraad besluit eventueel om andere gespecialiseerde subcomités of organen in te stellen om hem bij de uitvoering van zijn taken bij te staan, en bepaalt de samenstelling, de taken en de werking van dergelijke comités of organen.
(4) Om op deskundigenniveau te kunnen beraadslagen over de kerngebieden die onder de voorlopige toepassing van de overeenkomst vallen, moeten drie subcomités worden ingesteld. Na verder overleg tussen de partijen kunnen zowel de subcomités als hun respectieve werkterreinen worden gewijzigd.
(5) Overeenkomstig artikel 10 van het reglement van orde van de Samenwerkingsraad kan de Samenwerkingsraad bij schriftelijke procedure besluiten nemen.
(6) Om de subcomités tijdig operationeel te maken, moet bijgaand besluit van de Samenwerkingsraad bij schriftelijke procedure worden goedgekeurd.
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Enig artikel
De in aanhangsel A genoemde subcomités worden hierbij ingesteld. De in aanhangsel B opgenomen taken van de subcomités worden hierbij vastgesteld.
Gedaan te …
Voor de Samenwerkingsraad EU-Irak
Aanhangsel A bij BIJLAGE II
Samenwerkingsraad EU-Irak
Opgerichte subcomités
(1) Subcomité Mensenrechten en democratie;
(2) Subcomité Handel en aanverwante vraagstukken;
(3) Subcomité Energie en aanverwante vraagstukken.
Aanhangsel B bij BIJLAGE II
Taken van de onder aanhangsel A opgerichte subcomités, volgens de partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Irak, anderzijds
Artikel 1
Op zijn vergaderingen mag elk subcomité de uitvoering van de partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst behandelen op het gebied of de gebieden waarvoor het is opgericht.
De subcomités kunnen ook onderwerpen of specifieke projecten bespreken die verband houden met het relevante gebied van de bilaterale samenwerking.
Als een van beide partijen daarom verzoekt, kunnen ook individuele gevallen ter sprake worden gebracht.
Artikel 2
De subcomités werken onder het gezag van het Samenwerkingscomité. Na iedere vergadering brengen de subcomités verslag uit aan het Samenwerkingscomité en doen zij het comité hun conclusies toekomen.
Artikel 3
De subcomités bestaan uit vertegenwoordigers van beide partijen.
Na onderling overleg tussen de partijen kunnen de subcomités indien nodig deskundigen uitnodigen en deze raadplegen met betrekking tot specifieke punten op de agenda van de vergaderingen van de subcomités.
Artikel 4
De subcomités worden beurtelings voorgezeten door beide partijen, overeenkomstig de regels voor het beurtelings voorzitterschap van het Samenwerkingscomité, door een vertegenwoordiger van de Europese Unie, enerzijds, en een vertegenwoordiger van de regering van Irak, anderzijds.
Artikel 5
Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van de regering van de Republiek Irak treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité. Alle mededelingen betreffende een bepaald subcomité worden naar de permanente secretarissen gezonden.
Artikel 6
De subcomités vergaderen op schriftelijk verzoek van een partij en na instemming van beide partijen als de omstandigheden dat vereisen, maar ten minste éénmaal per jaar. Plaats en tijd van de vergaderingen worden door beide partijen vastgesteld.
Na ontvangst van het verzoek van de ene partij antwoordt de secretaris van de andere partij binnen vijftien werkdagen.
In bijzonder dringende gevallen kan het subcomité op kortere termijn in overleg tussen de partijen worden bijeengeroepen.
De voorzitter wordt vóór iedere vergadering in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
De vergaderingen van het subcomité worden gezamenlijk bijeengeroepen door de twee permanente secretarissen, die optreden in overleg met de secretarissen van het Samenwerkingscomité.
Artikel 7
Agendapunten worden ten minste vijftien werkdagen voor de betrokken bijeenkomst van het subcomité bij de permanente secretarissen ingediend. Bijbehorende stukken worden ten minste tien werkdagen van tevoren aan de permanente secretarissen voorgelegd.
Op basis van de agendapunten wordt uiterlijk vijf werkdagen voor de bijeenkomst van het subcomité een voorlopige agenda opgesteld, die met de bijbehorende stukken aan de secretarissen van het Samenwerkingscomité en de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten wordt gezonden. Onder uitzonderlijke omstandigheden kunnen agendapunten met de schriftelijke instemming van beide permanente secretarissen op kortere termijn aan de agenda worden toegevoegd.
Artikel 8
Tenzij anders wordt beslist, zijn de bijeenkomsten van het subcomité niet openbaar.
Artikel 9
Van elke bijeenkomst worden notulen opgesteld. Een kopie van de notulen en de conclusies van iedere bijeenkomst van het subcomité wordt naar de secretarissen van het Samenwerkingscomité gezonden. Er worden ook kopieën naar de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten gezonden.
[1] PB L 204 van 31.7.2012.
[2] PB L xxxx