Besluit 2019/232 - Standpunt EU in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap inzake de vaststelling van het reglement van orde van dat comité - Hoofdinhoud

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 37/113

Het Verdrag tot oprichting van een Vervoersgemeenschap („het Verdrag”) is door de Unie ondertekend overeenkomstig Besluit (EU) 2017/1937 (1) van de Raad.

Overeenkomstig artikel 41, lid 3, van het Verdrag, is het Verdrag sinds 9 oktober 2017 voorlopig van toepassing tussen de Europese Unie, de Republiek Albanië, Bosnië en Herzegovina en Kosovo (*1), en sinds 29 november 2017 tevens tussen deze partijen en de Republiek Servië.

Overeenkomstig artikel 24, lid 5, van het Verdrag, dient het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap („het stuurcomité”) zijn reglement van orde vast te stellen.

Aangezien het besluit over dat reglement van orde van het stuurcomité bindend is voor de Unie, moet worden vastgesteld welk standpunt namens de Unie in dat comité moet worden ingenomen.

Het standpunt van de Unie in het stuurcomité dient derhalve te worden gebaseerd op het aan dit besluit gehechte ontwerpbesluit,

1.

In dit reglement worden de interne procedures vastgesteld voor de werking van het regionale stuurcomité („het stuurcomité”) als instantie die is opgericht op grond van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (hierna „het Verdrag” genoemd) tussen de Europese Unie en de Zuidoost-Europese partijen (de Republiek Albanië, Bosnië en Herzegovina, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Kosovo (*1), Montenegro en de Republiek Servië).

2.

In geval van tegenstrijdigheid tussen dit reglement van orde en het Verdrag, zijn de bepalingen van het Verdrag van toepassing.

1.

De leden van het regionale stuurcomité zijn in beginsel hogere functionarissen van de respectieve ministeries van Vervoer.

2.

In het aanstellingsbesluit van een lid wordt bewijs geleverd dat het lid over het mandaat beschikt om namens de respectieve verdragsluitende partij standpunten in te nemen die voor die partij bindend zijn.

3.

Onverminderd het standpunt van waarnemers overeenkomstig de tweede zin van artikel 2', lid 2, van het Verdrag, kunnen het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap als bedoeld in punt 2 van deel III, desgevallend toestaan dat vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere organen, met inbegrip van vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, op ad hoc basis worden uitgenodigd om deel te nemen aan specifieke vergaderingen van het regionale stuurcomité of aan de bespreking van bepaalde agendapunten.

4.

Indien het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap toestaan dat vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere organen worden uitgenodigd, stelt het voorzitterschap de verdragsluitende partijen en het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap („het secretariaat”) daar minstens drie weken voor de vergadering van in kennis. De verdragsluitende partijen en het secretariaat delen hun standpunt binnen vijf werkdagen na ontvangst van die informatie mee aan het voorzitterschap.

1.

Elke Zuidoost-Europese partij neemt het voorzitterschap van het regionale stuurcomité waar gedurende één kalenderjaar op basis van de in artikel 2, lid 1, onder b), van het Verdrag vastgestelde alfabetische volgorde. De eerste Zuidoost-Europese partij die het voorzitterschap waarneemt is de Republiek Albanië.

2.

Het voorzitterschap zit de vergaderingen van het stuurcomité voor. Het voorzitterschap wordt bijgestaan door een vertegenwoordiger van de Europese Unie, die het vicevoorzitterschap waarneemt.

3.

Indien het voorzitterschap niet in staat is het voorzitterschap van een bepaalde vergadering waar te nemen, wordt die vergadering voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Europese Unie die het vicevoorzitterschap waarneemt.

1.

Het stuurcomité vergadert ten kantore van het secretariaat. Na overleg met het vicevoorzitterschap en het secretariaat en rekening houdend met de relevante financiële, administratieve en organisatorische aspecten, kan het voorzitterschap besluiten dat een vergadering van het stuurcomité op een andere locatie plaatsvindt. Behoudens in gerechtvaardigde gevallen, wordt dat besluit ten minste twee maanden vóór de desbetreffende vergadering genomen.

2.

De interne begrotingsregels van het secretariaat zijn van toepassing op de bijdragen van het secretariaat aan de organisatiekosten van vergaderingen buiten de zetel van het secretariaat.

3.

De vergaderdata worden vastgesteld in overleg tussen het voorzitterschap, het vicevoorzitterschap en het secretariaat. In beginsel wordt de datum ten minste twee maanden vóór de desbetreffende vergadering vastgesteld.

4.

De ontwerpagenda van de vergadering wordt opgesteld door het voorzitterschap in overleg met het vicevoorzitterschap. De ontwerpagenda en de daaraan gerelateerde stukken worden minstens zes weken voor de vergadering verzonden naar de leden en de waarnemers. De leden kunnen opmerkingen maken en bijkomende agendapunten voorstellen. Stukken die relevant zijn voor andere overeenkomstig alinea 3 van deel II uitgenodigde staten, internationale organisaties of andere organen, worden ook naar hen gestuurd.

5.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen. Het houdt het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap periodiek en op verzoek op de hoogte van de lopende voorbereidingen en voert hun opdrachten en richtsnoeren in dit verband uit.

1.

De vergaderingen van het stuurcomité zijn niet openbaar tenzij het stuurcomité anders besluit.

2.

Elk lid van het stuurcomité, elke waarnemer of andere deelnemer aan de vergadering mag zich laten vergezellen en bijstaan door ambtenaren. De namen en functies van die ambtenaren worden vooraf aan het secretariaat meegedeeld. In beginsel is het aantal ambtenaren beperkt tot maximaal drie per lid en maximaal twee voor waarnemers die aan de vergadering deelnemen. Het voorzitterschap kan verdere instructies geven over het maximale aantal vertegenwoordigers per delegatie.

3.

Het stuurcomité wordt geacht het vereiste quorum te hebben bereikt indien vier Zuidoost-Europese partijen en de Europese Unie vertegenwoordigd zijn.

4.

In overeenstemming met artikel 24, lid 3, van het Verdrag handelt het stuurcomité bij eenparigheid. De onthouding van stemming door een lid staat een optreden van het stuurcomité niet in de weg op voorwaarde dat het volgens lid 3 van dit deel vereiste quorum bereikt is.

5.

De agenda van de vergadering wordt aan het begin van de vergadering goedgekeurd. In dringende gevallen kunnen nieuwe agendapunten tijdens de vergadering worden toegevoegd mits het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap daarmee instemmen.

6.

Waarnemers mogen deelnemen aan de beraadslagingen en verklaringen afleggen na toestemming of op uitnodiging daartoe van het voorzitterschap.

7.

Vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II zijn uitgenodigd, mogen deelnemen aan de beraadslagingen na toestemming of op uitnodiging daartoe van het voorzitterschap; zij nemen echter niet deel aan enigerlei acties van het stuurcomité.

8.

De conclusies van elke vergadering worden opgesteld met ondersteuning door het secretariaat.

9.

In de conclusies worden alle tijdens de vergadering aangenomen maatregelen opgenomen, aangevuld met de standpunten van de leden en de eventuele verklaringen van waarnemers over door het stuurcomité voorgestelde maatregelen.

10.

De conclusies worden ondertekend door het voorzitterschap en meegedeeld aan de leden en waarnemers. Indien de ontwerpconclusies niet tegen het eind van de vergadering kunnen worden opgesteld, zorgt het voorzitterschap ervoor dat de conclusies binnen zeven kalenderdagen na de vergadering worden opgesteld en verspreid. Elk lid kan binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van de ontwerpconclusies verzoeken correcties aan te brengen. Het voorzitterschap zorgt ervoor dat de definitieve versie wordt verspreid binnen zeven dagen na het verstrijken van de termijn voor de indiening van opmerkingen.

11.

De conclusies van de vergaderingen mogen de werkingssfeer of de gevolgen van juridische handelingen of het Verdrag niet beperken. Er worden geen verklaringen afgelegd of conclusies geformuleerd die strijdig zijn met dwingende wettelijke bepalingen. De conclusies van de vergaderingen maken geen deel uit van de rechtshandelingen en hebben geen normatieve waarde.

1.

Het stuurcomité handelt door de vaststelling van aanbevelingen en besluiten (hierna samen „maatregelen” genoemd), naargelang het geval.

De vaststelling van regels die tot doel hebben de werking van het stuurcomité te waarborgen, worden beschouwd als de vaststelling van een besluit.

2.

Zodra een maatregel is vastgesteld of gewijzigd, wordt deze onverwijld ondertekend door het voorzitterschap en vervolgens door het secretariaat naar alle verdragsluitende partijen gestuurd.

3.

Maatregelen treden in werking op de dag van vaststelling, tenzij in die maatregelen anders is bepaald.

4.

Tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, wordt voor de vaststelling of wijziging van maatregelen dezelfde procedure gevolgd.

5.

Een verzoek van een lid of het secretariaat tot vaststelling of wijziging van een maatregel wordt schriftelijk ingediend uiterlijk 30 kalenderdagen voor de vergadering van het regionale stuurcomité waarop het verzoek zal worden besproken.

6.

Het verzoek wordt toegezonden aan het voorzitterschap, met afschrift aan het secretariaat en alle leden. Het verzoek gaat vergezeld van relevante toelichtende stukken.

7.

In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen maatregelen worden aangenomen of gewijzigd zonder dat de in de punten 4 tot en met 6 van dit deel beschreven vormen en procedures in acht moeten worden genomen.

8.

Het stuurcomité kan, in de perioden tussen zijn vergaderingen, via schriftelijke procedure maatregelen vaststellen of wijzigen. Hetzij op eigen initiatief, hetzij na een verzoek van een lid of het secretariaat tot vaststelling van maatregelen via schriftelijke procedure, beslist het voorzitterschap, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, of een aangelegenheid de behandeling via een schriftelijke procedure rechtvaardigt.

9.

Wanneer het voorzitterschap heeft beslist dat een schriftelijke procedure moet worden gevolgd, geeft het voorzitterschap het secretariaat de opdracht alle leden in kennis te stellen van dat verzoek en van de informatie die het voorzitterschap, in overleg met het vicevoorzitterschap, noodzakelijk acht. In overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap specificeert het voorzitterschap of en desgevallend onder welke voorwaarden de leden voorstellen tot wijziging van het verzoek kunnen indienen.

10.

In overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap bepaalt het voorzitterschap de datum en het uur waarop de antwoorden moeten worden ingediend; die termijn bedraagt minstens 10 kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de in punt 9 van dit deel bedoelde informatie. In buitengewone omstandigheden kan het voorzitterschap, op verzoek of op eigen initiatief en in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, de termijn voor de indiening van antwoorden verlengen. Elk lid dat niet binnen de vastgestelde termijn schriftelijk, inclusief via e-mail, antwoordt, wordt geacht zich te onthouden.

11.

Het regionale stuurcomité beslist bij eenparigheid van stemmen. Eenparigheid van stemmen wordt geacht te zijn bereikt indien ten minste vier Zuidoost-Europese partijen en de Europese Unie zich achter de betrokken maatregel hebben geschaard en geen enkele partij bezwaar heeft gemaakt.

1.

Tenzij anders wordt besloten, worden de definitieve documenten (agenda, conclusies enz.) van de vergaderingen openbaar gemaakt op de website van het secretariaat.

2.

Het recht op toegang tot documenten van het regionale stuurcomité wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 38, leden 2 en 3, van het Verdrag.

1.

Waarnemers en vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II zijn uitgenodigd, eerbiedigen in voorkomend geval de vertrouwelijkheidsplicht die op de leden van het regionale stuurcomité van toepassing is. De eventuele vertrouwelijkheidsplicht wordt vermeld in de conclusies van de betrokken vergadering.

2.

Voorafgaand aan het bijwonen van de besprekingen ondertekenen vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II worden uitgenodigd, een vertrouwelijkheidsverklaring. Die vertrouwelijkheidsverklaring bevat een verbintenis om de vertrouwelijkheidsregels als bedoeld in het eerste punt van dit deel na te leven. Zij worden niet tot de vergadering toegelaten indien zij die verklaring weigeren te ondertekenen.

3.

Alle handelingen van het stuurcomité worden ondertekend door het voorzitterschap.

4.

Wijzigingen van dit reglement van orde worden vastgesteld bij besluit van het stuurcomité.

5.

Indien de toepassing van dit reglement van orde tot interpretatieproblemen leidt, formuleert het voorzitterschap, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, een advies om dat probleem op te lossen.

6.

Eén jaar na de inwerkingtreding van dit reglement van orde kan het secretariaat, op basis van de praktische ervaring met de toepassing daarvan, de voorstellen tot wijziging van dit reglement indienen die het nuttig of noodzakelijk acht. Een lid van het stuurcomité dat een dergelijke wijziging wenst voor te stellen, pleegt daarover eerst overleg met het secretariaat.