Uitvoeringsverordening 2015/1386 - Gedetailleerde uitvoeringsbepalingen voor Verordening 223/2014 met betrekking tot de modellen voor de beheerverklaring, de auditstrategie, het auditoordeel en het jaarlijkse controleverslag - Hoofdinhoud

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 214/9

Bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/341 van de Commissie (2) zijn de nodige bepalingen vastgesteld voor de indiening van bepaalde informatie bij de Commissie. Om de uitvoering te waarborgen van de programma's die door het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen worden gefinancierd, moeten nadere bepalingen voor de toepassing van Verordening (EU) nr. 223/2014 worden vastgesteld. Om het geheel van die bepalingen beter toegankelijk te maken, moeten die bepalingen in één uitvoeringshandeling worden opgenomen.

Om de normen voor de opstelling en de presentatie van de beheerverklaring — waarvoor de beheerautoriteit overeenkomstig artikel 32, lid 4, onder e), van Verordening (EU) nr. 223/2014 verantwoordelijk is — te harmoniseren, moeten eenvormige voorwaarden voor de inhoud ervan worden vastgesteld, in de vorm van een standaardmodel.

Om de normen voor de opstelling en presentatie van de auditstrategie, het auditoordeel en het jaarlijkse controleverslag — waarvoor de auditautoriteit overeenkomstig artikel 34, lid 4, en artikel 34, lid 5, eerste alinea, van Verordening (EU) nr. 223/2014 verantwoordelijk is — te harmoniseren, moet voor een model worden gezorgd met eenvormige voorwaarden voor de structuur en details over de aard en de kwaliteit van de informatie die bij de opstelling moet worden gebruikt.

Om de in deze verordening opgenomen maatregelen snel te kunnen toepassen, dient deze verordening in werking te treden op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie,

de informatie in de jaarrekening naar behoren wordt weergegeven en volledig en accuraat is, overeenkomstig artikel 49, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014;

de uitgaven die in de jaarrekening zijn opgenomen, zijn gebruikt voor het beoogde doel, zoals gedefinieerd in Verordening (EU) nr. 223/2014, en overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer;

het beheer- en controlesysteem dat voor het operationeel programma is opgezet, de nodige garanties biedt met betrekking tot de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, in overeenstemming met het toepasselijke recht.

identificatie van het (de) operatione(e)l(e) programma('s) (titel(s) en CCI (1)) en de periode die onder de auditstrategie vallen;

identificatie van de auditautoriteit die verantwoordelijk is voor de opstelling van, het toezicht op en de bijwerking van de auditstrategie, en van andere instanties die aan dit document hebben bijgedragen;

verwijzing naar de status van de auditautoriteit (nationale, regionale of lokale overheidsinstantie) en de instantie waar deze deel van uitmaakt;

verwijzing naar de beleidsverklaring, het audithandvest of de nationale wetgeving (indien van toepassing), met uitleg over de functies en verantwoordelijkheden van de auditautoriteit en andere instanties die controles uitvoeren onder haar verantwoordelijkheid;

bevestiging door de auditautoriteit dat de instanties die de controles uitvoeren uit hoofde van artikel 34, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014, beschikken over de nodige functionele onafhankelijkheid (en organisatorische onafhankelijkheid, voor zover dit van toepassing is op grond van artikel 31, lid 5, van Verordening (EU) nr. 223/2014).

uitleg over de methode die wordt gebruikt voor de risicobeoordeling;

verwijzing naar interne procedures voor het bijwerken van de risicobeoordeling.

Verwijzing naar bestaande audithandleidingen of -procedures, die een beschrijving bevatten van de belangrijkste fasen van de controlewerkzaamheden, waaronder de indeling en behandeling van de vastgestelde fouten;

verwijzing naar de internationaal aanvaarde auditnormen waarmee de auditautoriteit bij het verrichten van de auditwerkzaamheden rekening heeft gehouden, zoals vastgesteld bij artikel 34, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014;

verwijzing naar de bestaande procedures voor het opstellen van het controleverslag en het auditoordeel die moeten worden ingediend bij de Commissie overeenkomstig artikel 34, lid 5, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

de kwaliteit van de administratieve verificaties en de verificaties ter plaatse zoals voorzien in artikel 32, lid 5, van Verordening (EU) nr. 223/2014, waaronder met betrekking tot de naleving van de regels inzake openbare aanbesteding, gelijke kansen, het verminderen en voorkomen van voedselverspilling, en het Unierecht inzake de veiligheid van consumptiegoederen;

de werking en beveiliging van IT-systemen die zijn opgezet overeenkomstig artikel 28, onder d), artikel 32, lid 2, onder d), en artikel 33, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014; en de verbinding daarvan met het IT-systeem („SFC 2014”), als bedoeld in artikel 30, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014;

de betrouwbaarheid van gegevens met betrekking tot indicatoren en, voor OP II, gegevens over de vorderingen van het operationeel programma bij de verwezenlijking van de doelstellingen zoals verstrekt door de beheerautoriteit overeenkomstig artikel 32, lid 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014;

verslaglegging van intrekkingen en terugvorderingen;

de uitvoering van doeltreffende en evenredige fraudepreventiemaatregelen, onderbouwd door een frauderisicobeoordeling in overeenstemming met artikel 32, lid 4, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014.

beschrijving en motivering van de auditprioriteiten en specifieke doelstellingen met betrekking tot het lopende boekjaar en de twee daaropvolgende boekjaren, en een toelichting bij de koppeling van de resultaten van de risicobeoordeling met de geplande auditwerkzaamheden;

een indicatieve lijst van auditopdrachten voor het lopende boekjaar en de twee daaropvolgende boekjaren voor systeemaudits (waaronder audits gericht op specifieke thematische gebieden), als volgt:

organisatieschema van de auditautoriteit en informatie inzake de betrekkingen ervan met alle auditinstanties die audits uitvoeren (zoals vermeld in artikel 34, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014), indien van toepassing;

vermelding van de geplande toe te wijzen middelen met betrekking tot het lopende boekjaar en de twee daaropvolgende boekjaren.

…

…

…

geeft de jaarrekening een getrouw beeld zoals vastgesteld bij artikel 7, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014;

zijn de uitgaven in de jaarrekening waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, wettig en regelmatig;

functioneert het toegepaste beheer- en controlesysteem naar behoren.

geeft de jaarrekening een getrouw beeld zoals vastgesteld bij artikel 7, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014;

zijn de uitgaven in de jaarrekening waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, wettig en regelmatig;

functioneert het toegepaste beheer- en controlesysteem naar behoren,

met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met de jaarrekening: …

en/of [schrappen wat niet van toepassing is]

met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven in de jaarrekening waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht: …

en/of [schrappen wat niet van toepassing is] met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met het functioneren van het beheer- en controlesysteem (6): ….

geeft de jaarrekening een/ geen [doorhalen wat niet van toepassing is] getrouw beeld zoals vastgesteld bij artikel 7, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014;

zijn de uitgaven in de jaarrekening waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, wettig en regelmatig/ niet wettig en regelmatig [doorhalen wat niet van toepassing is];

functioneert het toegepaste beheer- en controlesysteem naar behoren/ niet naar behoren [doorhalen wat niet van toepassing is].

met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met de jaarrekening: ….

en/of [schrappen wat niet van toepassing is]

met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven in de jaarrekening waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht: …

en/of [schrappen wat niet van toepassing is]

met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met het functioneren van het beheer- en controlesysteem (7): …

Identificatie van de verantwoordelijke auditautoriteit en andere instanties die betrokken zijn geweest bij de opstelling van het verslag.

Referentieperiode (d.w.z. het boekjaar (1)).

Auditperiode (waarin de auditwerkzaamheden hebben plaatsgevonden).

Vermelding van het (de) operatione(e)l(e) programma('s) waarop het verslag betrekking heeft en van de desbetreffende beheer- en certificeringsautoriteiten. [Indien het jaarlijkse controleverslag betrekking heeft op meer dan een programma, wordt de informatie per programma afzonderlijk vermeld, en wordt in elk deel de informatie vermeld die specifiek is voor dat programma, behalve in punt 10.2, waar dergelijke informatie wordt verstrekt onder punt 5.]

Beschrijving van de maatregelen die zijn genomen bij de voorbereiding van het verslag en de opstelling van het auditoordeel.

Details van alle belangrijke wijzigingen in de beheer- en controlesystemen met betrekking tot de verantwoordelijkheden van beheer- en certificeringsautoriteiten, met name ten aanzien van het delegeren van taken aan nieuwe intermediaire instanties, en bevestiging van de naleving van de artikelen 28 en 29 van Verordening (EU) nr. 223/2014 op basis van de auditwerkzaamheden die zijn uitgevoerd door de auditautoriteit overeenkomstig artikel 34 van die verordening.

Informatie met betrekking tot het toezicht op de aangewezen instanties volgens artikel 35, leden 5 en 6, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

Het is verplicht melding te maken van de data waarop deze wijzigingen zijn ingegaan, de data van kennisgeving van de wijzigingen aan de auditautoriteit, alsook de gevolgen van deze wijzigingen op de auditwerkzaamheden.

Details van eventuele wijzigingen die zijn gemaakt ten aanzien van de auditstrategie, alsmede een uiteenzetting van de redenen. Vermeld met name wijzigingen in de steekproefmethode voor de controle van concrete acties (zie punt 5 hieronder).

Onderscheid tussen de wijzigingen die in een laat stadium zijn gemaakt of voorgesteld, die geen invloed hebben op de werkzaamheden die zijn uitgevoerd tijdens de referentieperiode, en de wijzigingen die zijn gemaakt tijdens de referentieperiode die gevolgen hebben voor de auditwerkzaamheden en de resultaten van de audit. Alleen de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie van de auditstrategie worden opgenomen.

Nadere gegevens van de instanties (met inbegrip van de auditautoriteit zelf) die audits hebben uitgevoerd van de goede werking van het beheer- en controlesysteem van het programma (zoals voorzien in artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 — hierna „systeemaudits” genoemd).

Beschrijving van de grondslag voor de uitgevoerde audits, inclusief een verwijzing naar de toepasselijke auditstrategie, met name naar de risicobeoordelingsmethode en de resultaten die hebben geleid tot de vaststelling van het plan voor de systeemaudits. Indien de risicobeoordeling is bijgewerkt, worden de wijzigingen in de auditstrategie beschreven in deel 3 hierboven.

Met betrekking tot de tabel in punt 10.1 hieronder, een beschrijving van de belangrijkste bevindingen en conclusies die naar voren zijn gekomen uit systeemaudits, met inbegrip van de audits die gericht zijn op specifieke thematische gebieden, zoals gedefinieerd in punt 3.2 van bijlage II bij deze verordening.

Vermelding of sommige van de geconstateerde problemen werden beschouwd als systeemproblemen, en vermelding van de genomen maatregelen, met inbegrip van een kwantificering van de onregelmatige uitgaven en daarmee samenhangende financiële correcties, overeenkomstig artikel 5, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014.

Informatie over de follow-up van auditaanbevelingen naar aanleiding van systeemaudits in voorgaande boekjaren.

Mate van betrouwbaarheid die wordt verkregen na de systeemaudits (laag/gemiddeld/hoog) en een motivering.

Vermelding van de instanties (met inbegrip van de auditautoriteit) die audits van concrete acties hebben uitgevoerd (zoals voorzien in artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 en artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014).

Beschrijving van de toegepaste steekproefmethodologie en de informatie of de methodologie overeenkomstig de auditstrategie is.

Vermelding van de parameters die zijn gebruikt voor statistische steekproeven en toelichting van de onderliggende berekeningen en het van toepassing zijnde professionele oordeel. Onder de steekproefparameters vallen: materialiteitsniveau, betrouwbaarheidsniveau, steekproefeenheid, verwachte foutenpercentage, streekproefinterval, populatiewaarde, populatieomvang, steekproefomvang, informatie over de stratificatie (indien van toepassing). De onderliggende berekeningen voor de selectie van de steekproef en van het totale foutenpercentage (zoals vastgesteld in artikel 6, lid 14, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014) worden vermeld in punt 10.3 hieronder, in een formaat dat inzicht geeft in de basisstappen overeenkomstig de specifieke steekproefmethode die is gebruikt.

In overeenstemming brengen van de totale uitgaven in euro die bij de Commissie zijn gedeclareerd voor het desbetreffende boekjaar, met de populatie waarvan de willekeurige steekproef was genomen (kolom „A” van de tabel in punt 10.2 hieronder). Het in overeenstemming brengen van posten betreft ook negatieve steekproefeenheden waar financiële correcties zijn aangebracht ten aanzien van het boekjaar.

Indien er negatieve steekproefeenheden zijn, bevestiging dat deze zijn behandeld als een afzonderlijke populatie overeenkomstig artikel 6, lid 7, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014. Analyse van de belangrijkste resultaten van de audits van deze eenheden, met de nadruk op het verifiëren of de besluiten met betrekking tot de toepassing van financiële correcties (van de lidstaten of van de Commissie) in de jaarrekening als geschrapte of teruggevorderde bedragen zijn geboekt.

Vermeld in geval van het gebruik van niet-statistische steekproeven de redenen voor het gebruik van de methode overeenkomstig artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014, het percentage van concrete acties/uitgaven waarop de audits betrekking hebben, de maatregelen die zijn genomen om de willekeurigheid van de steekproef te garanderen (en dus de representativiteit ervan) en om te zorgen voor een voldoende grote omvang van de steekproef om de auditautoriteit in staat te stellen een geldig auditoordeel op te stellen. Ook in het geval van niet-statistische steekproeven wordt een verwacht foutenpercentage berekend.

Analyse van de belangrijkste resultaten van de audits van concrete acties, met vermelding van het aantal gecontroleerde steekproefobjecten, het desbetreffende bedrag en de typen (2) fouten per concrete actie, de aard (3) van de vastgestelde fouten, het foutenpercentage per laag en de overeenkomstige voornaamste tekortkomingen of onregelmatigheden (4), de bovengrens van het foutenpercentage (indien van toepassing), onderliggende oorzaken, voorgestelde corrigerende maatregelen (met inbegrip van de maatregelen die ten doel hebben deze fouten in de toekomst te beperken) en het effect ervan op het auditoordeel. Verstrek indien noodzakelijk verdere toelichting over de in de punten 10.2 en 10.3 hieronder vermelde gegevens, in het bijzonder met betrekking tot het totale foutenpercentage.

Toelichting met betrekking tot de financiële correcties in verband met het boekjaar die door de certificeringsautoriteit/beheerautoriteit vóór het indienen van de jaarrekening bij de Commissie zijn uitgevoerd, en het gevolg zijn van de audits van concrete acties, waaronder forfaitaire of geëxtrapoleerde correcties, zoals nader aangegeven in punt 10.2 hieronder.

Vergelijking van het totale foutenpercentage en het resterende foutenpercentage (5) (zoals vermeld in punt 10.2 hieronder) met de vastgestelde materialiteitsdrempel, om na te gaan of de populatie materieel onjuist is opgegeven en om het effect op het auditoordeel na te gaan.

Informatie over de resultaten van de audits van de aanvullende steekproef (zoals vastgesteld in artikel 6, lid 12, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014), indien van toepassing.

Details of sommige van de geconstateerde problemen werden beschouwd als systeemproblemen, en van de genomen maatregelen, met inbegrip van een kwantificering van de onregelmatige uitgaven en daarmee samenhangende financiële correcties.

Informatie over de follow-up van audits van concrete acties uit voorgaande jaren, met name met betrekking tot tekortkomingen van systemische aard.

Conclusies van de globale resultaten van de audits van concrete acties met betrekking tot de doeltreffendheid van het beheer- en controlesysteem.

Vermelding van de autoriteiten/instanties die audits van de jaarrekening hebben uitgevoerd.

Beschrijving van de auditaanpak die is gebruikt om de elementen van de jaarrekening te controleren als omschreven in artikel 49 van Verordening (EU) nr. 223/2014. Dit omvat ook een verwijzing naar de auditwerkzaamheden die zijn uitgevoerd in het kader van systeemaudits (nader beschreven in deel 4) en audits van concrete acties (nader beschreven in deel 5) die relevant zijn voor de vereiste betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de jaarrekening.

Vermelding van de conclusies van de audit met betrekking tot de volledigheid, nauwkeurigheid en waarachtigheid van de jaarrekening, met inbegrip van een vermelding over de financiële correcties die zijn gemaakt en die worden weergegeven in de jaarrekening naar aanleiding van de resultaten van de systeemaudits en/of audits op concrete acties.

Vermelding of sommige geconstateerde problemen als systemisch werden beschouwd, en vermelding van de genomen maatregelen.

Beschrijving van de procedure voor de coördinatie tussen de auditautoriteit en alle auditinstanties die audits uitvoeren (zoals voorzien in artikel 34, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014), indien van toepassing.

Beschrijving van de procedure voor toezicht en kwaliteitscontrole die door de auditautoriteit op die auditinstantie(s) wordt toegepast.

Indien van toepassing, informatie over gemelde fraude en verdenkingen van fraude bij de door de auditautoriteit uitgevoerde audits (met inbegrip van de gevallen die door andere nationale of EU-instanties zijn gemeld en betrekking hebben op concrete acties die door de auditautoriteit zijn gecontroleerd), samen met de genomen maatregelen.

Eventuele daaropvolgende gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan na de indiening van de jaarrekening bij de auditautoriteit en vóór verzending van het jaarlijkse controleverslag uit hoofde van artikel 34, lid 5, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014 aan de Commissie en waar rekening mee is gehouden ten tijde van de vaststelling van de mate van betrouwbaarheid en het oordeel van de auditautoriteit.

Vermelding van de algehele mate van betrouwbaarheid ten aanzien van de goede werking van het beheer- en controlesysteem (6), en toelichting over de manier waarop die mate van betrouwbaarheid is verkregen uit de combinatie van de resultaten van de systeemaudits (zoals vermeld in punt 10.2 hieronder) en audits van concrete acties (zoals vermeld in punt 10.3 hieronder). De auditautoriteit houdt, indien relevant, ook rekening met de resultaten van andere nationale of EU-auditwerkzaamheden die zijn verricht met betrekking tot het boekjaar.

Beoordeling van eventuele remediërende maatregelen die zijn uitgevoerd, zoals financiële correcties en beoordeling van de behoefte aan aanvullende corrigerende maatregelen, zowel vanuit een systemisch als vanuit een financieel oogpunt.