Besluit 2020/1599 - Bepaling van het namens de EU in te nemen standpunt in de gemengde raadgevende werkgroep die is ingesteld bij het Akkoord over de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de EU en Euratom, over de vaststelling van haar reglement van orde - Hoofdinhoud

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 365/3

Het Akkoord over de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland uit de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna “het terugtrekkingsakkoord” genoemd) is gesloten bij Besluit (EU) 2020/135 van de Raad (1) en is op 1 februari 2020 in werking getreden.

De gemengde raadgevende werkgroep (hierna “de werkgroep” genoemd) is ingesteld bij artikel 15, lid 1, van het Protocol inzake Ierland/Noord-Ierland bij het terugtrekkingsakkoord (hierna “het protocol” genoemd) en dient als forum voor de uitwisseling van informatie en onderlinge raadpleging over de uitvoering van het protocol.

Op grond van artikel 15, lid 2, van het protocol dient de werkgroep te worden samengesteld uit vertegenwoordigers van de Unie en het Verenigd Koninkrijk en dient zij haar taken uit te voeren onder toezicht van het bij artikel 165, lid 1, onder c), van het terugtrekkingsakkoord ingestelde gespecialiseerd comité voor vraagstukken betreffende de uitvoering van het protocol, waaraan zij verslag dient uit te brengen.

Op grond van artikel 15, lid 6, van het protocol dient de werkgroep met wederzijdse instemming haar eigen reglement van orde vast te stellen.

Gelet op het doel en de samenstelling van de werkgroep en haar relatie met het gespecialiseerd comité voor vraagstukken betreffende de uitvoering van het protocol moet het reglement van orde zo veel mogelijk overeenstemmen met het reglement van orde dat in bijlage VIII bij het terugtrekkingsakkoord is vastgesteld voor de bij artikel 165, lid 1, van het terugtrekkingsakkoord ingestelde gespecialiseerde comités.

Het is dus passend het standpunt te bepalen dat namens de Unie in de werkgroep moet worden ingenomen.

Met het oog op een snelle toepassing van de in dit besluit vervatte maatregelen moet dit besluit in werking treden op de datum waarop het wordt vastgesteld,

Op grond van artikel 15, lid 6, van het protocol dient de gemengde raadgevende werkgroep (hierna “de werkgroep” genoemd) met wederzijdse instemming haar eigen reglement van orde vast te stellen.

Gelet op het doel en de samenstelling van de werkgroep en haar relatie met het gespecialiseerd comité voor vraagstukken betreffende de uitvoering van het protocol moet het reglement van orde van de werkgroep zoveel mogelijk overeenstemmen met het reglement van orde dat in bijlage VIII bij het terugtrekkingsakkoord is vastgesteld voor de uit hoofde van artikel 165 van het terugtrekkingsakkoord ingestelde gespecialiseerde comités,

1.

De gemengde raadgevende werkgroep (hierna “de werkgroep” genoemd) wordt gezamenlijk voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en een vertegenwoordiger van de regering van het Verenigd Koninkrijk. De Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk stellen elkaar schriftelijk in kennis van de aangewezen vertegenwoordigers.

2.

Een medevoorzitter die verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan voor die vergadering worden vervangen door een aangewezen plaatsvervanger. Door de Europese Commissie of door de regering van het Verenigd Koninkrijk aangewezen plaatsvervangers stellen de andere medevoorzitter en het secretariaat van de werkgroep zo vroeg mogelijk schriftelijk in kennis van hun aanwijzing.

3.

De aangewezen plaatsvervanger oefent de rechten van de vervangen medevoorzitter uit voor zover de aanwijzing strekt. In dit reglement van orde worden hierna onder medevoorzitters ook aangewezen plaatsvervangers verstaan.

1.

Voor elke vergadering stellen de Unie en het Verenigd Koninkrijk elkaar via het secretariaat in kennis van de voorgenomen samenstelling van de delegaties.

2.

Voor zover nodig en bij besluit van de medevoorzitters kunnen deskundigen of andere personen die geen lid zijn van de delegaties worden uitgenodigd de vergaderingen van de werkgroep bij te wonen om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

1.

De werkgroep houdt haar vergaderingen afwisselend in Brussel en in het Verenigd Koninkrijk, tenzij de medevoorzitters anders besluiten.

2.

In afwijking van lid 1 kunnen de medevoorzitters besluiten dat een vergadering van de werkgroep via videoconferentie of teleconferentie zal plaatsvinden.

3.

Elke vergadering van de werkgroep wordt door het secretariaat bijeengeroepen op een door de medevoorzitters overeengekomen datum en plaats. De werkgroep streeft ernaar bijeen te komen binnen 15 dagen nadat hetzij de Unie, hetzij het Verenigd Koninkrijk om een vergadering heeft verzocht. In dringende gevallen streeft het Comité ernaar eerder bijeen te komen.

1.

De Unie en het Verenigd Koninkrijk zenden hun voor de werkgroep bestemde correspondentie aan het secretariaat. Deze correspondentie kan worden toegezonden in welke vorm van schriftelijke communicatie dan ook, inclusief e-mail.

2.

Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan de werkgroep is gericht, aan de medevoorzitters wordt doorgestuurd en in voorkomend geval overeenkomstig regel 5 wordt verspreid.

3.

Alle correspondentie van of rechtstreeks gericht aan de medevoorzitters wordt doorgestuurd naar het secretariaat en in voorkomend geval overeenkomstig regel 5 verspreid.

1.

Voor elke vergadering stelt het secretariaat een ontwerp van voorlopige agenda op. Dit ontwerp wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk vijf dagen voor de datum van de vergadering aan de medevoorzitters toegezonden.

2.

Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de Unie of het Verenigd Koninkrijk een verzoek tot plaatsing op de agenda hebben gedaan. Verzoeken daartoe dienen, vergezeld van alle relevante documenten, uiterlijk zeven dagen voor het begin van de vergadering bij het secretariaat te worden ingediend.

3.

Uiterlijk drie dagen voor de datum van de vergadering stellen de medevoorzitters de voorlopige agenda voor een vergadering vast. Zij kunnen besluiten die voorlopige agenda of een deel daarvan openbaar te maken voor het begin van de vergadering.

4.

Elke vergadering van de werkgroep begint met de goedkeuring van de agenda. Op verzoek van de Unie of het Verenigd Koninkrijk kunnen punten die niet op de voorlopige agenda stonden, aan de agenda worden toegevoegd bij besluit van de werkgroep.

5.

De medevoorzitters kunnen besluiten af te wijken van de in de leden 1, 2 en 3 bepaalde termijnen.

1.

Het secretariaat stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op binnen 5 dagen na het eind van de vergadering, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. Het secretariaat stelt tevens een samenvatting van de notulen op.

2.

De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:

3.

De notulen omvatten een lijst met de namen, titels en hoedanigheid van alle personen die de vergadering hebben bijgewoond.

4.

Elke medevoorzitter kan om de wijziging van de ontwerpnotulen of van de samenvatting verzoeken binnen vijf dagen na de verspreiding ervan door het secretariaat overeenkomstig lid 1. De notulen en de samenvatting worden geacht na afloop van die termijn door de medevoorzitters te zijn goedgekeurd indien niet om wijzigingen werd verzocht. Indien een medevoorzitter binnen die termijn om een wijziging verzoekt, worden de notulen en de samenvatting geacht te zijn goedgekeurd nadat de andere medevoorzitter met de gevraagde wijziging heeft ingestemd.

5.

Na goedkeuring worden elektronische kopieën van de notulen ondertekend door de leden van het secretariaat, en worden deze toegezonden aan de Unie en aan het Verenigd Koninkrijk, evenals aan het gespecialiseerd comité voor vraagstukken betreffende de uitvoering van het Protocol inzake Ierland/Noord-Ierland. De medevoorzitters kunnen daarna besluiten de samenvatting van de notulen openbaar te maken.

1.

De besluiten van de medevoorzitters waarin dit reglement van orde voorziet, worden genomen in onderlinge overeenstemming.

2.

In de periode tussen de vergaderingen kunnen de medevoorzitters besluiten nemen volgens een schriftelijke procedure, via een uitwisseling van elektronische nota’s tussen de medevoorzitters. Het secretariaat stelt de partijen in kennis van dergelijke besluiten van de medevoorzitters.

1.

Tenzij anders besloten door de medevoorzitters, zijn de vergaderingen van de werkgroep vertrouwelijk.

2.

Wanneer de Unie of het Verenigd Koninkrijk aan de werkgroep informatie voorlegt die vertrouwelijk wordt geacht of die ingevolge haar respectievelijk zijn wet- en regelgeving niet openbaar mag worden gemaakt, behandelt de andere partij die informatie als vertrouwelijk.

1.

De Unie en het Verenigd Koninkrijk dragen elk hun eigen kosten in verband met deelname aan de vergaderingen van de werkgroep.

2.

De kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten zijn ten laste van de Unie voor vergaderingen in Brussel en van het Verenigd Koninkrijk voor vergaderingen in het Verenigd Koninkrijk.

3.

De kosten in verband met vertolking van en naar de werktaal van de werkgroep bij de vergaderingen zijn ten laste van de partij die om vertolking vraagt.

1.

Het secretariaat stelt elk kalenderjaar een verslag op over de werkzaamheden van de werkgroep. Dat verslag wordt uiterlijk op 1 februari van het volgende jaar opgesteld.

2.

Elk verslag wordt door de medevoorzitters goedgekeurd en ondertekend, en onmiddellijk na de ondertekening ervan toegezonden aan het gespecialiseerd comité voor vraagstukken betreffende de uitvoering van het Protocol inzake Ierland/Noord-Ierland.