Beheer van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) - Richtsnoeren inzake het markeren van documenten en het gebruik van rubriceringsafkortingen - Hoofdinhoud

RAAD VAN PUBLIC Brussel, 11 mei 2005 (17.05)

DE EUROPESE UNIE (OR. en)

8821/05

LIMITE

CSC 30 PESC 368

NOTA I/A-PUNT van: het Beveiligingscomité aan: het Comité van Permanente vertegenwoordigers/de Raad Betreft: Beheer van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI)

• - 

  Richtsnoeren inzake het markeren van documenten en het gebruik van rubriceringsafkortingen

• 1. 

  Gezien de wezenlijke toename van de hoeveelheid gerubriceerde gegevens die bij de Raad worden verwerkt en de noodzaak voorschriften inzake de toegang tot Raadsdocumenten toe te passen, is het doeltreffend beheer van gerubriceerde gegevens, hetzij op papier hetzij via

elektronische communicatie- en informatienetwerken, thans meer dan ooit noodzakelijk.

• 2. 

  Gerubriceerde gegevens moeten worden beheerd overeenkomstig de beveiligingsvoorschriften van de Raad in Besluit 2001/264/EG i en in Verordening 1049/2001/EG i inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

• 3. 

  Om duidelijke instructies te geven aan gebruikers die in een gerubriceerd document passages willen markeren die korter zijn dan één bladzijde, heeft het Beveiligingscomité richtsnoeren opgesteld betreffende het gebruik van afkortingen voor rubriceringsmarkeringen en het

  markeren van begeleidende nota's of brieven bij gerubriceerde documenten, vooral om ervoor

8821/05 jel/IL/lv 1 te zorgen dat een standaardpresentatie wordt gevolgd wanneer dit in bepaalde gerubriceerde

documenten gebeurt.

• 4. 

  Daarom wordt de Raad, gezien het positief advies van het Beveiligingscomité van de Raad van 28 april 2005 en onder voorbehoud van bevestiging door het Comité van permanente

  vertegenwoordigers, verzocht de bijgaande richtsnoeren betreffende de markering van begeleidende brieven en het gebruik van rubriceringsafkortingen, goed te keuren.

___________

Bijlage

RICHTSNOEREN INZAKE DE MARKERING VAN BEGELEIDENDE NOTA'S EN HET

GEBRUIK VAN RUBRICERINGSAFKORTINGEN

• 1. 

  Beveiligingsmarkeringen bestaan uit drie elementen: de identificatie van de organisatie (EU, NAVO enz.), de rubriceringsgraad (SECRET, RESTREINT enz.) en mogelijke

  waarschuwingen of codewoorden (bijv. geschikt voor vrijgave aan de NAVO). Voor een beter begrip en voor de zichtbaarheid moeten deze voluit bovenaan en onderaan op alle pagina's die gerubriceerde gegevens bevatten, worden afgedrukt. Voor het markeren van een tekstblok dat één pagina of meer beslaat, moet de volledige beveiligingsmarkering worden gebruikt.

• 2. 

  Uit hoofde van de Beveiligingsvoorschriften van de Raad 1 zijn de volgende omschrijvingen

  van toepassing op de rubricering van documenten en overig materiaal:

  RESTREINT UE: gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelig zou kunnen zijn voor de belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

  CONFIDENTIEL UE: gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

  SECRET UE: gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging ernstige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

  TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging uitzonderlijk nadelig zou kunnen zijn voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

  Ter informatie: Aanhangsel 3 bij de Beveiligingsvoorschriften van de Raad bevat een praktische rubriceringsgids.

8821/05 jel/IL/lv 3 Begeleidende nota's/brieven bij gerubriceerde documenten 3. Gerubriceerde documenten gaan vaak vergezeld van een begeleidende nota of brief die lager

gerubriceerd is dan het document zelf. Als het om een papieren document gaat, zijn de begeleidende brief en het document dikwijls aan elkaar geniet, al kan de verspreiding apart gebeuren. Daarom wordt voorgesteld op de begeleidende nota of brief (bovenaan en onderaan) de volgende additionele markering aan te brengen:

CONFIDENTIEL UE Without attachment(s) RESTREINT UE.

Dit geeft duidelijk aan welke rubriceringsgraad de brief of nota heeft en tevens wat de vereiste

beveiliging is voor de combinatie brief + aanhangsel.

Afkortingen voor rubriceringsmarkeringen

• 4. 

  De Beveiligingsvoorschriften stellen het volgende: "Afzonderlijke bladzijden, punten, afdelingen, bijlagen, aanhangsels, aanhechtsels en bijvoegsels van een bepaald document kunnen verschillende rubriceringen vereisen en moeten dienovereenkomstig gemarkeerd worden. De rubricering die voor het gehele document geldt, is in dat geval die van het hoogst gerubriceerde gedeelte.".

• 5. 

  Om een storende herhaling van de volledige rubricering te vermijden wanneer tekstdelen moeten worden gemarkeerd, kunnen gestandaardiseerde rubriceringsafkortingen worden gebruikt om het rubriceringsniveau van aparte punten aan te geven (zie hieronder). Deze afkortingen komen niet in de plaats van de volledige rubricering, maar zijn enkel een

hulpmiddel zodat de lezer kan zien hoe bepaalde onderdelen van de tekst gerubriceerd zijn.

• 6. 

  Rubriceringsafkortingen zijn niet bedoeld om verplicht of systematisch in alle documenten te worden gebruikt, maar enkel waar dit niet tot verwarring kan leiden (bijv. voor grafieken,

  lijsten, documentregistratie enz.) en het de opsteller van het document nuttig lijkt ze in te voegen.

• 7. 

  Bij het "opschonen" van documenten moet bijzonder voorzichtig te werk worden gegaan.

  Wanneer men punten/afdelingen die hoger gerubriceerd zijn dan het nieuwe document vereist, eenvoudigweg verwijdert, kan dit ertoe leiden dat er in het "opgeschoonde" document voldoende informatie overblijft die nog altijd hoger moet worden gerubriceerd dan zou kunnen worden opgemaakt uit de rubricering van de resterende punten/afdelingen.

• 8. 

  De volgende standaardafkortingen kunnen derhalve in gerubriceerde EU-documenten worden gebruikt om de rubriceringsgraad aan te geven van afdelingen of tekstgedeelten die minder

  dan één pagina beslaan:

  TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET "TS-UE"

  SECRET UE "S-UE"

  CONFIDENTIEL UE "C-UE"

  RESTREINT UE "R-UE"

• 9. 

  De volgende rubriceringsafkortingen dienen te worden gebruikt in gerubriceerde EU- documenten die gerubriceerde NAVO-informatie bevatten:

  CONFIDENTIEL UE NATO CLASSIFIED INFORMATION "C-UE NCI"

• 10. 

  Wanneer punten of afdelingen in een gerubriceerd document zelf niet gerubriceerd zijn, kunnen zijn op een van de volgende manieren worden gemarkeerd:

  LIMITE 2 "L-UE"

  PUBLIC 3 "P-UE"

• 11. 

  Rubriceringen die gecombineerd worden met een markering inzake de geschiktheid voor vrijgave moeten worden afgekort uitgaande van de volgende voorbeelden:

  SECRET UE RELEASABLE TO NATO "S-UE REL NATO"

  CONFIDENTIEL UE RELEASABLE TO EUFOR "C-UE REL EUFOR"

2 Intern gebruik Raad en Commissie.

8821/05 jel/IL/lv 5 12. Het volgende, hypothetische, voorbeeld (openbaar document) illustreert hoe puntsgewijs kan

worden gemarkeerd:

Rubricering van het volledige document

CONFIDENTIEL UE

Article 1 Establishment of the Union

[R-UE] 1. Reflecting the will of the citizens and States of Europe to build a common future, this Constitution establishes the European Union, on which the Member States confer competences to attain objectives they have in common. The Union shall coordinate the policies by which the Member States aim to achieve these objectives, and shall exercise in the Community way the competences they confer on it.

[C-UE] 2. The Union shall be open to all European States which respect its values and are committed to promoting them together.

Article 2 The Union's values

[P-UE] The Union is founded on the values of respect for human dignity, liberty, democracy, equality, the rule of law and respect for human rights. These values are common to the Member States in a society of pluralism, tolerance, justice, solidarity and non-discrimination.

CONFIDENTIEL UE

Puntsgewijze rubricering 13. De onderstaande weergave van een computerscherm (ter illustratie is hier gebruik gemaakt

van openbare documenten) is gemarkeerd zoals het geval zou zijn indien puntsgewijze markeringen moeten worden aangebracht.

Rubricering van de webpagina

Rubricering van de referentiedocumenten

_______________

Met de EU Monitor volgt u alle Europese dossiers die voor u van belang zijn en bent u op de hoogte van alles wat er speelt in die dossiers. Helaas kunnen wij geen nieuwe gebruikers aansluiten, deze dienst zal over enige tijd de werkzaamheden staken.

De EU Monitor is ook beschikbaar in het Engels.