BIJLAGE bij Voorstel voor een Besluit van de Raad tot vaststelling van het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het Gemengd Comité douanesamenwerking dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Unie en Nieuw-Zeeland betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken wat betreft de vaststelling van het reglement van orde van het Gemengd Comité douanesamenwerking - Hoofdinhoud

Raad van de Europese Unie

Brussel, 17 februari 2020 (OR. en)

6085/20

Interinstitutioneel dossier: ADD 1

2020/0025 (NLE) i

UD 35

VOORSTEL

van: de heer Jordi AYET PUIGARNAU, directeur, namens de secretarisgeneraal van de Europese Commissie

ingekomen: 14 februari 2020

aan: de heer Jeppe TRANHOLM-MIKKELSEN, secretaris-generaal van de

Raad van de Europese Unie

nr. Comdoc.: COM(2020) 53 final i - ANNEX

Betreft: BIJLAGE bij Voorstel voor een Besluit van de Raad tot vaststelling van het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het

Gemengd Comité douanesamenwerking dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Unie en Nieuw-Zeeland betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken wat betreft de vaststelling van het reglement van orde van het Gemengd Comité douanesamenwerking

Hierbij gaat voor de delegaties document COM(2020) 53 final i - ANNEX.

Bijlage: COM(2020) 53 final i - ANNEX

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 14.2.2020 COM(2020) 53 final i

ANNEX

BIJLAGE

bij

Voorstel voor een Besluit van de Raad

tot vaststelling van het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in het Gemengd Comité douanesamenwerking dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Unie en Nieuw-Zeeland betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken wat betreft de vaststelling van het

reglement van orde van het Gemengd Comité douanesamenwerking

ONTWERP

BESLUIT nr. […/2019] VAN HET GEMENGD COMITÉ DOUANESAMENWERKING EUROPESE UNIE-NIEUW-ZEELAND

van …

tot vaststelling van zijn reglement van orde

HET GEMENGD COMITÉ DOUANESAMENWERKING,

Gezien de Overeenkomst tussen de Europese Unie en Nieuw-Zeeland betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken, gesloten te Brussel op 3 juli 2017, en met name artikel 20, lid 2 onder d),

Overwegende dat in artikel 20, lid 2, onder e) van de overeenkomst is bepaald dat het gemengd comité douanesamenwerking zijn interne reglement van orde vaststelt,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het Gemengd Comité douanesamenwerking Europese Unie Nieuw-Zeeland, als vastgesteld in de bijlage bij dit besluit, wordt hierbij vastgesteld.

Artikel 2

Het besluit is van toepassing met ingang van de datum van vaststelling.

Artikel 3

De tekst van dit besluit is in tweevoud opgesteld in de Engelse taal, waarbij beide teksten gelijkelijk authentiek zijn. Elke partij kan voorzien in vertalingen naar zijn andere officiële talen.

Gedaan te …, op ….

Voor het Gemengd Comité douanesamenwerking Europese Unie-Nieuw-Zeeland

De medevoorzitters

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET GEMENGD COMITÉ DOUANESAMENWERKING EUROPESE UNIE-NIEUW-ZEELAND

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Gemengd Comité douanesamenwerking Europese Unie-Nieuw-Zeeland (hierna “het Gemengd Comité” genoemd), opgericht krachtens artikel 20, lid 1, van de Overeenkomst tussen de Europese Unie en Nieuw-Zeeland betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken, gesloten te Brussel op 3 juli 2017, (hierna “de overeenkomst” genoemd) wordt gezamenlijk voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van Nieuw-Zeeland en verricht zijn taken uit hoofde van artikel 20 van de overeenkomst.

Artikel 2

Vertegenwoordiging

• 1. 

  Elke overeenkomstsluitende partij verstrekt de andere overeenkomstsluitende partij de lijst van haar leden van het Gemengd Comité. De lijst wordt beheerd en actueel gehouden door het secretariaat van het Gemengd Comité.

• 2. 

  Een medevoorzitter van het Gemengd Comité mag zich laten vertegenwoordigen door een door hem of haar aangewezen persoon, indien hij of zij verhinderd is een vergadering bij te wonen. De medevoorzitter of de door hem of haar aangewezen persoon informeert de andere medevoorzitter en het secretariaat van het Gemengd Comité schriftelijk zo vroeg mogelijk vóór de vergadering over de aanwijzing.

• 3. 

  De persoon die is aangewezen door de medevoorzitter van het Gemengd Comité oefent de rechten van die medevoorzitter uit voor zover de aanwijzing strekt. Voor de toepassing van dit reglement van orde wordt hierna onder leden en medevoorzitters van het Gemengd Comité ook de aangewezen persoon verstaan.

Artikel 3

Secretariaat van het Gemengd Comité

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van Nieuw-Zeeland treden gezamenlijk op als het secretariaat van het Gemengd Comité.

Artikel 4

Vergaderingen

• 1. 

  Het Gemengd Comité komt bijeen op verzoek van een der overeenkomstsluitende partijen. De vergaderingen worden afwisselend in Brussel en Wellington gehouden, tenzij de medevoorzitters anders overeenkomen.

• 2. 

  De vergaderingen van het Gemengd Comité kunnen per videoconferentie of teleconferentie plaatsvinden.

• 3. 

  Elke vergadering van het Gemengd Comité wordt door het secretariaat van het Gemengd Comité bijeengeroepen op een door de medevoorzitters overeengekomen datum en plaats.

Artikel 5

Delegatie

De leden van het Gemengd Comité mogen worden vergezeld door overheidsfunctionarissen van de respectieve overeenkomstsluitende partijen. De medevoorzitters van het Gemengd Comité stellen elkaar vóór elke vergadering op de hoogte van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke overeenkomstsluitende partij.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van het Gemengd Comité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten worden deze door het secretariaat van het Gemengd Comité genummerd en als documenten van het Gemengd Comité verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

• 1. 

  De correspondentie die aan de medevoorzitters van het Gemengd Comité is gericht, wordt toegezonden aan het secretariaat van het Gemengd Comité om, waar dit passend is, te worden verspreid onder de leden van het Gemengd Comité.

• 2. 

  De correspondentie van de medevoorzitters van het Gemengd Comité wordt door het secretariaat van het Gemengd Comité naar de ontvangers gestuurd, wordt genummerd en wordt, waar dit passend is, onder de leden van het Gemengd Comité verspreid.

Artikel 8

Agenda voor de vergaderingen

• 1. 

  Het secretariaat van het Gemengd Comité stelt de voorlopige agenda voor elke zitting vast. Deze wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering doorgestuurd aan de leden van het Gemengd Comité met inbegrip van de medevoorzitters.

• 2. 

  Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Gemengd Comité uiterlijk 21 kalenderdagen voor het begin van de vergadering een verzoek van een overeenkomstsluitende partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

• 3. 

  De medevoorzitters van het Gemengd Comité maken een gezamenlijk goedgekeurde versie van de voorlopige agenda van het Gemengd Comité openbaar.

• 4. 

  De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Gemengd Comité goedgekeurd. Indien de medevoorzitters dit overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

• 5. 

  De medevoorzitters van het Gemengd Comité kunnen met wederzijdse instemming waarnemers uitnodigen, onder wie vertegenwoordigers van andere organen van de overeenkomstsluitende partijen of onafhankelijke deskundigen, om de vergaderingen bij te wonen teneinde informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

• 6. 

  De medevoorzitters van het Gemengd Comité mogen, met wederzijdse instemming, de in de leden 1 en 2 vermelde termijnen inkorten of verlengen als zulks in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

• 1. 

  Het secretariaat van het Gemengd Comité stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op binnen 21 dagen na het eind van de vergadering, tenzij met wederzijdse instemming van de medevoorzitters anders wordt besloten.

• 2. 

  De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met, waar van toepassing, vermelding van: a) de aan het Gemengd Comité voorgelegde documenten; b) eventuele verklaringen die op verzoek van een lid van het Gemengd Comité zijn opgenomen in de notulen; c) de vastgestelde besluiten; en d), alle maatregelen, aanbevelingen, gezamenlijke verklaringen en operationele conclusies die op specifieke punten zijn overeengekomen.

• 3. 

  De notulen omvatten de definitieve agenda en een lijst met de namen, titels en achtergronden van alle personen die in welke hoedanigheid dan ook de vergadering hebben bijgewoond.

• 4. 

  De notulen worden door de medevoorzitters schriftelijk goedgekeurd uiterlijk 60 dagen na de datum van de vergadering of op een andere datum die met wederzijdse goedkeuring is afgesproken.

• 5. 

  Het secretariaat van het Gemengd Comité stelt ook een ontwerpsamenvatting van de notulen op. Zodra de medevoorzitters van het Gemengd Comité de samenvatting hebben goedgekeurd, maken zij de samenvatting openbaar.

Artikel 10

Besluiten

• 1. 

  Het Gemengd Comité stelt de besluiten overeenkomstig artikel 20, lid 2, van de overeenkomst met wederzijdse instemming vast. De besluiten kunnen, ook in periodes tussen vergaderingen van het Gemengd Comité, worden vastgesteld via een schriftelijke procedure door middel van een uitwisseling van nota's tussen de medevoorzitters van het Comité.

• 2. 

  Elk besluit van het Gemengd Comité bevat een volgnummer, een datum van vaststelling en een titel die naar het onderwerp verwijst. Elk besluit bevat de datum van inwerkingtreding en kan afhankelijk zijn van de voltooiing van eventuele vereisten en procedures van elke overeenkomstsluitende partij.

• 3. 

  Elk besluit wordt in tweevoud opgesteld en ondertekend met het oog op authenticatie door de medevoorzitters van het Gemengd Comité.

• 4. 

  De overeenkomstsluitende partijen zorgen ervoor dat de besluiten van het Gemengd Comité openbaar worden gemaakt.

Artikel 11

Openbaarheid en vertrouwelijkheid

• 1. 

  Het werk van het Gemengd Comité wordt vertrouwelijk behandeld. De vergaderingen van het Gemengd Comité zijn niet openbaar, tenzij beide overeenkomstsluitende partijen iets anders besluiten.

• 2. 

  Wanneer een overeenkomstsluitende partij informatie voorlegt aan het Gemengd Comité die vertrouwelijk wordt geacht of die ingevolge haar wet- en regelgeving niet openbaar mag worden gemaakt, behandelt de andere overeenkomstsluitende partij die informatie als vertrouwelijk, zoals bepaald in artikel 17 van de overeenkomst.

Artikel 12

Werktaal

Tenzij de overeenkomstsluitende partijen anders besluiten, wordt voor alle briefwisseling en communicatie tussen de overeenkomstsluitende partijen in verband met de werkzaamheden van het Gemengd Comité en voor de voorbereiding en de beraadslagingen over besluiten en aanbevelingen het Engels gebruikt.

Artikel 13

Kosten

• 1. 

  Elke overeenkomstsluitende partij draagt haar eigen kosten in verband met deelname aan de vergaderingen van het Gemengd Comité.

• 2. 

  Uitgaven in verband met de organisatie van de bijeenkomsten en de reproductie van documenten komen ten laste van de overeenkomstsluitende partij die als gastheer voor de bijeenkomst optreedt.

Artikel 14

Werkgroepen en andere organen

• 1. 

  Overeenkomstig artikel 20, lid 3, van de overeenkomst zet het Gemengd Comité passende werkstructuren op, waaronder werkgroepen, om zijn werkzaamheden voor de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst te ondersteunen.

• 2. 

  Het Gemengd Comité houdt toezicht op de werkzaamheden van alle krachtens de overeenkomst opgerichte werkgroepen en andere organen.

• 3. 

  De krachtens de overeenkomst opgerichte werkgroepen en andere organen brengen verslag uit aan het Gemengd Comité over de resultaten en conclusies van elk van hun vergaderingen.

• 4. 

  Tenzij anders besloten is dit reglement van orde van overeenkomstige toepassing op de werkgroepen en andere organen die krachtens de overeenkomst zijn opgericht.

Met de EU Monitor volgt u alle Europese dossiers die voor u van belang zijn en bent u op de hoogte van alles wat er speelt in die dossiers. Helaas kunnen wij geen nieuwe gebruikers aansluiten, deze dienst zal over enige tijd de werkzaamheden staken.

De EU Monitor is ook beschikbaar in het Engels.